اشتباهات رایج در برنامه ریزی را بشناسید و از وقوع آن ها جلوگیری کنید
حتماً بارها از اهمیت برنامه ریزی و تأثیر آن در نیل به موفقیت شنیده اید. تفاوتی نمی کند شغل یا حرفه شما چیست و چه سن و سالی دارید. برنامه ریزی یک اصل مهم در تحقق اهداف شما است. بعضی مواقع، برنامه ریزی همیشه آن طور که باید اصولی چیده نمی شود. اشتباهات رایج در برنامه ریزی تله هایی هستند که در صورت گرفتار شدن در آن ها ممکن است هرچه رشته اید، پنبه شود.
برای در امان ماندن از این اشتباهات ساده و رایج، رعایت چند نکته ضروری است. یادتان باشد، برنامه ریزی یک مهارت است و پایبندی به آن یک هنر. ما در این مقاله قرار است ضمن تبیین اهمیت برنامه ریزی، اشتباهات رایج در برنامه ریزی را بیان کنیم. سپس به شما کمک کنیم تا از وقوع چنین اشتباهاتی جلوگیری کنید.
اشتباهات رایج در برنامه ریزی را بشناسید
پیش از ورود به بحث اشتباهات رایج در برنامه ریزی، ابتدا بهتر است به طور خلاصه با مفهوم برنامه ریزی و اهمیت آن در زندگی آشنا شویم.
برنامه ریزی فرآیند هدف گذاری، توسعه راهبردها و تعیین وظایف و برنامه هایی است که برای نیل به اهداف، ضروری شناخته می شوند. این مهارت، تصمیم دقیق برای چگونگی انجام یک کار، پیش از شروع آن است.
مهارت برنامه ریزی گامی در مسیر موفقیت
زمانی که تصمیم می گیرید آمال، رؤیاها و امیال خود را در عالم واقع محقق کنید، در حقیقت گامی در مسیر برنامه ریزی برداشته اید. این مهارت در تمام جنبه های زندگی بشر نقشی حیاتی و بنیادین دارد. برنامه ریزی مانند یک نقشه راه عمل می کند و به شما می گوید در تحقق اهداف خود چقدر پیشرفت داشته اید و تا رسیدن به مقصد چقدر فاصله دارید.
1- نداشتن برنامه
شاید برایتان عجیب باشد که چرا نداشتن برنامه جزو اشتباهات متداول در برنامه ریزی قلمداد می شود. واقعیت آن است که برنامه ریزی شما مجموعه گام هایی هستند که برای رسیدن به هدف خود اتخاذ می کنید. شما بدون داشتن برنامه، کنترلی بر زندگی و اوضاع پیرامون خود نخواهید داشت.
نداشتن برنامه، برنامه ریزی برای شکست است
چنانچه برنامه ریزی نداشته باشید، این شرایط و اوضاع واحوال بیرونی هستند که کنترل شما را به دست می گیرند. در چنین وضعیتی مجبور هستید، تمام وظایف و کارهایتان را در حالی که با شلختگی فکری دست و پنجه نرم می کنید، انجام دهید. طبیعی است که در چنین وضعیتی برای فکر کردن به قدم بعدی خود باید انرژی مضاعفی صرف کنید و ناگزیر، لاک پشت وار و آهسته به سمت هدف خود پیش روید.
راه حل
سعی کنید در ساعات پایانی آخرین روز هفته یا صبح اولین روز هفته، یک برنامه هفتگی برای خود بچینید. پس از انجام این کار، روزانه 10 تا 15 دقیقه را به بازبینی یا اصلاح برنامه همان روز اختصاص دهید.
2- فراموش کردن دنیای واقعی
حقیقت این است که دنیای وقعی به شما می گوید: «خوب! برنامه ریزی شما چه ربطی به من دارد؟ من کار خودم را انجام می دهم». به یاد داشته باشید، دنیای پیرامون شما اهمیتی به برنامه ریزی شما نمی دهد و برای همین ممکن است با سنگ پرانی حوادث غیرمنتظره، شما را غافلگیر کند. بنابراین مهم است برنامه ریزی شما به گونه ای باشد که از سنگ حوادث و اتفاقات غیرمنتظره در امان باشید.
نداشتن برنامه منعطف، اشتباه متداول در برنامه ریزی
بعضی از موانعی که ممکن است در برنامه ریزی شما مشکل ایجاد کنند، قابل شناسایی و قابل پیش بینی هستند. سعی کنید این موانع را به راهبرد تبدیل کنید. به عنوان مثال، اگر سر و کله زدن با فرزندانتان زمان زیادی از شما برای انجام کارهای برنامه ریزی شده می گیرد، می توانید زمانی را در برنامه خود به آن ها اختصاص دهید. همچنین می توانید از یک پرستار کودک برای حفظ تعادل در برنامه های خود کمک بگیرید.
بسیاری از افراد به دلیل داشتن یک برنامه ریزی غیرمنعطف در زمان بروز اتفاقات غیرمنتظره غافلگیر می شوند تا حدی که شالوده برنامه آن ها از درون می پاشد. چیدن یک برنامه غیرمنعطف به اندازه نداشتن برنامه مشکل آفرین است.
راه حل
مرحله اول این است که بپذیرید، تغییر، بخش جدانشدنی زندگی است. داشتن یک برنامه منعطف به شما این امکان را می دهد که درصورت بروز پیشامدهای غیرمنظره بتوانید، مشکلات را به شیوه ای خلاقانه و نوین حل کنید. برنامه ریزی خود را یک «راز مگو» قلمداد نکنید. دوستان، همکاران و اعضای خانواده شما اگر بدانند که قصد دارید کمی تغییرات چاشنی برنامه خود کنید، بدون شک به شما کمک خواهند کرد.
3- محاصره کردن خود با برنامه های متعدد
احتمالاً برایتان پیش آمده است که تصمیم می گیرید، تا پایان روز 10 برنامه مختلف را به سرانجام برسانید. دست آخر هم چشم باز می کنید و می بینید که تنها 2 تا از برنامه های خود را انجام داده اید. در چنین شرایطی اغلب خودتان را بابت تنبلی و کاهلی سرزنش می کنید.
واقعیت این است که این مسئله اصلاً ربطی به تنبلی ندارد. یکی از اشتباهات رایج در برنامه ریزی این است که تصمیم می گیرید، با یک دست 10 هنداونه بردارید. وقتی در برنامه ریزی، خود را با تعدد وظایف محاصره کنید، فشار زیادی را برای انجام آن ها به دوش می کشید. حتی ممکن است نتوانید همان یک یا دو برنامه را هم با کیفیت و درست به انجام برسانید.
راه حل
وظایف و برنامه های خود را پیش از شروع به انجام، در یک جدول دو ستونی بنویسید. در ستون سمت چپ، عنوان وظیفه و در ستون سمت راست مدت زمان لازم برای انجام آن را قید کنید. اگر از زمان لازم برای انجام بعضی از وظایف مطمئن نیستید، می توانید مدت زمانی را که قبلاً به انجام کارهای مشابه تخصیص داده اید، در نظر بگیرید.
در انتها این ساعات را بایکدیگر جمع بزنید. عدد نهایی به دست آمده، مدت زمانی است که باید باتوجه به پیش بینی هایتان، برای انجام کل وظایف اختصاص دهید. در این حالت خواهید دید که منطقاً تعداد برنامه هایی که باید در مدت زمان معین به انجام برسانید بسیار زیاد است.
گنجاندن برنامه های متعدد، یکی از اشتباهات رایج در برنامه ریزی
در مرحله دوم، برنامه را ارزیابی کنید و اگر امکان محول کردن بعضی از کارها به شخص یا اشخاص دیگر وجود دارد، آن را به دیگران بسپارید. در غیر این صورت، انجام این کارها را به یک روز یا هفته دیگر موکول کنید.
در مرحله سوم، دو مورد از برنامه هایی را که نسبت به بقیه اولویت بیشتری دارد انتخاب کنید و روز خود را با آمادگی برای انجام آن وظایف آغاز کنید. پس از به اتمام رساندن این دو برنامه به سراغ انجام سایر وظایف در برنامه خود بروید. به یاد داشته باشید، یک ده آباد بهتر از صد ده خراب است. بنابراین خود را در میان کوهی از وظایف و برنامه های متعدد سردردگم نکنید.
4- نادیده گرفتن برنامه های دارای اولویت
برنامه های دارای اولویت، مهم ترین برنامه هایی هستند که شما را در مقایسه با سایر برنامه ها، بیشتر به هدفتان نزدیک می کنند. این ها درواقع همان وظایفی هستند که در مرحله سوم در بحث قبلی، در مورد آن ها صحبت کردیم. پیشنهاد می کنیم، در یک روز بیش از دو تا سه مورد از این وظایف در برنامه خود نگنجانید. در غیراین صورت در انجام آن ها با دشواری مواجه خواهید شد.
نادیده گرفتن اولویت ها در برنامه ریزی، اشتباهی که باید از آن بپرهیزید.
راه حل
همیشه روز خود را با انجام برنامه های دارای اولویت آغاز کنید. اگر دفتر برنامه ریزی دارید یا از نرم افزارهای برنامه ریزی استفاده می کنید، می توانید این برنامه ها را یا با یک رنگ متفاوت از بقیه تفکیک کنید. همچنین می توانید این وظایف دارای اولویت را روی کاغذهای برچسب دار بنویسید و جایی مقابل چشم خود بچسبانید.
5- مشخص نکردن ضرب العجل(deadline)
یکی از اشتباهات رایج در برنامه ریزی که مانع از موفق شدن شما در نیل به اهدافتان می شود، عدم تخصیص محدودیت زمانی برای انجام وظایف است. تعیین محدودیت زمانی یکی از قسمت های ضروری برنامه ریزی است. وقتی برای خودتان محدودیت زمانی تعیین نکنید، مجبور می شوید برای انجام وظایف، بارها و بارها برنامه ریزی کنید.
مشخص نکردن محدودیت زمانی، یکی از اشتباهات رایج در برنامه ریزی
در فرض بدتر، اگر برنامه ها را دوست نداشته باشید، انجام آن ها را به تعویق می اندازید. به دوران مدرسه و شب امتحان فکر کنید. شب امتحان همان محدودیت زمانی بود که همه تلا شتان را می کردید که تمام سرفصل های امتحان را خوب بخوانید.
راه حل
هرگاه برای انجام یک کار برنامه ریزی می کنید، مدت زمانی را که واقعاً برای انجام آن وظیفه احتیاج دارید، درنظر بگیرید. همچنین بررسی کنید که آیا انجام سایر برنامه ها یا وضعیت افراد به اتمام آن برنامه بستگی دارد یا خیر. بر این اساس برای هر برنامه یک محدودیت زمانی قائل شوید و خود را ملزم کنید که تا پایان آن زمان، وظیفه خود را به انجام برسانید.
6- «بله» گفتن به همه افراد
اگر جزو افرادی هستید که در هر شرایطی قدرت «نه» گفتن به درخواست ها و پیشنهادات را ندارید، قطعاً در اجرای برنامه های شخصی خودتان با مشکل مواجه می شوید. معمولاً افراد به دلایل مختلف خود را ملزم به «بله» گفتن به دیگران می دانند. این عده معتقدند، دیگران بدون آن ها از پس کارهای خود برنمی آیند یا فکر می کنند، اگر به آن ها «نه» بگویند، فردی بی توجه نسبت به اطرافیان شناخته می شوند.
بعضی از افراد هم صرفاً خودشان دوست دارند، در هر کاری مشارکت کنند و در هر اتفاقی حضور داشته باشند. اگر در زمره این افراد هستید، باید در نگرش های خود تجدید نظر کنید. یادتان باشد یک شبانه روز تنها 24 ساعت است و شما اول باید به فکر اهداف خودتان باشید تا اهداف دیگران.
راه حل
مهارت «نه» گفتن را بیاموزید. اگر تقویم شما برای گنجاندن یک کار جدید، دیگر جای خالی ندارد، نگذاید دیگران با درخواست هایشان شما را در تنگنا قرار دهند. از این نترسید که «نه» گفتن، شما را فردی بی ادب جلوه دهد.
برای رسیدن به اهدافتان، یک نه بزرگ به دیگران بگویید
سعی کنید دلیل «نه» گفتن خود را به دیگران توضیح دهید. این کار، قطعاً دشوار است و به همین دلیل است که «نه» گفتن یک مهارت قلمداد می شود. اگر واقعاً می خواهید به تمام اهدافتان برسید باید ابتدا خودتان را در اولویت قرار دهید.
7- اختصاص ندادن زمان به خود، خانواده یا تعطیلات
«استراحت کردن» یکی دیگر از اجزای اصلی برنامه ریزی است. اجازه دهید جسم و مغزتان نفسی تازه کنند تا بتوانند، انرژی لازم برای انجام فعالیت های روزمره را دوباره به دست بیاورند. اگر وعده های غذایی خود را نادیده بگیرید، ورزش نکنید یا هفت روز هفته مشغول به انجام کار باشید، عملکرد و بهره وری شما به شدت افت می کند.
آثار خستگی ناشی از فشار کاری ممکن است، بلافاصله در شما نمایان نشود، اما طی یک تا دو ماه انرژی شما حسابی تحلیل می رود. هنر این است که بتوانید بین کار و زندگی خود تعادل برقرار کنید.
راه حل
برای زمان ناهار جایی در تقویمتان باز کنید. به عنوان مثال، ساعت 1:30-1 را به زمان صرف ناهار اختصاص دهید، به این معنی که در این بازه زمانی هیچ کار دیگری غیر از ناهار خوردن انجام ندهید. اگر نمی خواهید آخر هفته را به انجام کارهای خانه یا ماندن در رختخواب اختصاص دهید، برای آن برنامه ریزی کنید و این برنامه ها را در تقویم خود جای دهید.
8- صرف زمان زیاد برای برنامه ریزی
بعضی از افراد زمان بسیار زیادی را به برنامه ریزی کردن اختصاص می دهند. این کار بیش از آنکه مفید باشد، آسیب زننده است. نتیجه این کار این است که انجام کارها به زمان دیگری موکول می شود. به بیان دیگر، این افراد تمام تلاششان را می کنند که برنامه ها و وظایف خود را انجام ندهند.
برای برنامه ریزی زمان زیادی صرف نکنید
راه حل
برای حل این مشکل از همان روشی که در اولین راه حل در ابتدای مقاله بیان کردیم، استفاده کنید. زمان معینی را به برنامه ریزی اختصاص دهید و از آن بازه زمانی فراتر نروید. به یاد داشته باشید، برنامه ریزی یک فرآیند نیست، بلکه ابزاری است برای رسیدن به اهدافتان.
9- ارزیابی نکردن دست آوردها و نتایج گذشته
اگرچه این مسئله جزو اشتباهات اصلی در برنامه ریزی نیست، ولی شما را از پیشرفت و تلاش برای بهتر شدن، باز می دارد.
راه حل
کارهای خودتان را مرور و ارزیابی کنید. می توانید این کار را روزانه، ماهانه، هفتگی یا حتی سالانه انجام دهید. ممکن است، برای بعضی از افراد مرور روزانه و هفتگی کارها و دست آوردها و ناکامی ها، کار دشواری باشد. اگر جزو این عده هستید، کارهای خود را ماهانه مرور کنید. این روش نسبت به سایر شیوه ها رایج تر است.
مرور دست آوردها و نتایج را با سه پرسش شروع کنید:
- بهترین وچشم گیرترین دست آورد شما در این ماه چه بود؟
- چه چیزهایی از کارها و برنامه های خود آموخته اید؟
- چه بخش هایی نیاز به بهبود و پیشرفت دارند؟
ارزیابی نکردن دست آوردهای گذشته، از اشتباهات رایج در برنامه ریزی
ارزیابی تجربیات گذشته به شما می گوید تا کنون چند کار مهم انجام داده اید، چه چیزهایی آموخته اید و چه چیزهایی می توانند، در آینده جای پیشرفت داشته باشند.
کلام آخر
اگر به زندگی افراد موفق نگاهی بیندازید، متوجه خواهید شد که هیچ یک از آن ها بدون برنامه سوار بر کشتی زندگی خود نشده اند. یادتان باشد یک ناخدا هیچ وقت بدون داشتن نقشه مسیر، دل به دریا نمی زند. پس ناخدای زندگی خود باشید و برای انجام کارها و وظایفتان نقشه راه داشته باشید. این نقشه راه، همان برنامه ریزی است که به شما در تحقق اهدافتان و نیل به موفقیت کمک می کند.
مهارت برنامه ریزی را یاد بگیرید و سعی کنید پرتگاه های پیش روی برنامه ریزی خود را شناسایی کنید. این پرتگاه ها همان اشتباهات رایج در برنامه ریزی هستند. ما در این مقاله این 9 اشتباهات متداول در برنامه ریزی را بیان کردیم و به طور اختصاصی برای حل این مشکلات راه هایی پیشنهاد دادیم.
