هر آنچه در مورد برنامه ریزی روزانه باید بدانید
بسیاری از افراد ارزش برنامه ریزی روزانه و آمادگی را درک میکنید. مسابقه ورزشی بدون برنامه بازی به معنای دست و پا زدن در زمین است. همچنین رویدادی بزرگ بدون همه جزئیات منجر به هرج و مرج میشود.
علیرغم این دانش، اغلب نمیتوانید برنامهریزی را در اولویت قرار دهید. زندگی روزمره محل این مناقشه خواهد بود. شروع صبح بدون برنامه مشخص، افراد را در معرض شکست قرار میدهد.
اهدافی را بر اساس فصول و سالها تعیین میکنید، اما این کاری است که هر روز انجام میدهید. عادتهایی که اتخاذ میکنید، وظایفی که انجام میدهید و چیزهایی که اولویتبندی میکنید که در طول زمان به موفقیت یا شکست تبدیل میشود.
چند روز بی هدف در هر ماه میتواند در تنظیم مجدد و یافتن تعادل کمک کند. اما زمانی که روزهای بدون قصد و هدفتان از روزهایتان بیشتر میشود، در نهایت اهداف خود را از دست میدهید و به این فکر میکنید که این همه زمان کجا رفته است.
بهترین دفاع در برابر روزهای پرتلاطم و در عین حال بی ثمر، حمله خوب در قالب مراسم برنامه ریزی است. این مقاله آموزش میدهد که چگونه روزهای خود را برای بهره وری آرامتر و متمرکزتر برنامه ریزی کنید که به اهدافتان نزدیکتر شوید.
برنامه ریزی منظم را به عادت تبدیل کنید
منتظر انگیزه یا الهام گرفتن نباشید و برای عادتهای خود برنامهریزی کنید. انگیزه از عمل سرچشمه میگیرد، نه برعکس. رشد فردی اینگونه رقم خواهد خورد.
به همین دلیل است که داشتن مراسم برنامه ریزی روزانه بسیار مهم است. برخی از صبحها انگیزه دارید که روز را غنیمت بشمارید و فهرستی از کارهایی که منعکس کننده جاهطلبیهای بزرگتان باشد، ایجاد کنید، اما آن روزها استثنا هستند. باید کارها را انجام دهید، حتی زمانی که خسته هستید.
برنامه ریزی روزانه
با تنظیم زنگ هشدار برای جلسه برنامه ریزی روزانه خود هر روز در زمان مشخصی شروع کنید. چه در طول مراسم تعطیلی کار یا اول صبح. برای ایجاد این عادت آسانتر، جلسه برنامهریزی روزانه جدید خود را با عادت موجود مانند نوشیدن قهوه صبحگاهی یا گوش دادن به موسیقی همراه کنید.
چگونه مراسم روتین صبح و عصر خود را برنامه ریزی کنید
1 جلسه برنامه ریزی روزانه را با عادتی موجود همراه کنید. از برنامه لیست کارها برای تنظیم کار تکراری برای برنامه ریزی روز خود استفاده کنید، یا به سادگی زنگ هشدار را روی تلفن خود تنظیم کنید.
زمانی که نتایج فداکاری خود را فوراً ببینیم، عادتها آسانتر ساخته میشوند. خوشبختانه، برنامه ریزی روز عادتی است که فوراً جواب میدهد. با برنامه ریزی برای ساعات آینده، احساس سازماندهی، تمرکز و انگیزه بیشتری خواهید داشت. با گذشت زمان، برنامه ریزی روزتان به طبیعت دوم تبدیل میشود.
عادت برنامه ریزی روزانه خود را در تعطیلات آخر هفته حفظ کنید، حتی اگر قصد دارید روزی آرام داشته باشید. کارهای روزانه، 1 فیلم یا تاریخ شام را به لیست کارهای روزانه خود در روزهای شنبه یا یکشنبه اضافه کنید تا فضای واقعی را در برنامه خود برای استراحت، اوقات فراغت و پروژههای جانبی ایجاد کنید.
لیست کارهای خود را حول اهداف خود بسازید
عادت کردن به برنامه ریزی و موفق شدن مهم است. اطمینان از اینکه برنامه واقعاً شما را به سمت اهداف بزرگترتان سوق میدهد، چیز دیگری است. از جلسه برنامه ریزی روزانه خود استفاده کنید تا مطمئن شوید که وظایف روزانه با اهداف بلندمدت هماهنگ است. در اینجا چند مرحله برای رسیدنتان به آن وجود دارد.
مرحله اول
اهداف بزرگ خود را شکست دهید. اهداف خود را به وظایف روزانه تقسیم کنید. بهعنوانمثال، میتوانید کارهایی مانند پیادهروی شبانه بروید. زمانی که برای برنامه ریزی روز خود مینشینید، اهداف شخصی و حرفهای خود را مرور و کارهایی را اضافه کنید.
برنامه ریزی روزانه حول اهداف
اهداف بلند مدت و وظایف بالقوه نکته دیگر است. گسترش بیش از حد خود نه تنها خسته کننده است، بلکه به این معنی خواهد بود که بعید است در همه این زمینهها پیشرفت معناداری داشته باشید.
فهرستی از تعهدات را تکمیل کنید که به تعداد کمتری از اهدافی که برایتان مهم هستند، دست پیدا کنید. به عنوان قانونی کلی، از داشتن بیش از 5 هدف بزرگ به طور همزمان خودداری کنید و ترکیبی از اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را در نظر بگیرید.
مرحله دوم
به کل هفته خود نگاه کنید. برنامه ریزی روزتان با در نظر گرفتن کل هفته خود شروع میشود. احتمالاً اهداف متعددی دارید، مجموعهای از وظایف بالقوه برای انجام آنها و فقط ساعاتی در روز که در نگاه اول پاسخگو نیست. اشکالی ندارد در حالی که برخی از اهداف از اقدامات روزانه سود میبرند، کار کردن به سمت اهداف دیگر چند بار در هفته میتواند حرکت ایجاد کند.
مرحله سوم
آخرین کارهایی که باید انجام دهید را اضافه کنید. این مرحلهای است که اکثر مردم هنگام برنامه ریزی روزانه خود با آن شروع میکنند. آنها با قرار ملاقاتهای تعیین شده، جلسات اجباری، ضربالاجلهای فوری شروع میکنند و سپس سعی میکنند وظایف هدف گرا را در اطراف خود قرار دهند. در عوض، این مرحله را برای انتها نگه دارید. به این ترتیب، مجبور میشوید کارهایی که باید انجام دهید را به جای برعکس، با وظایف هدفتان تطبیق دهید.
برنامه ریزی روزانه حول اهداف مرحله سوم
در دنیای ایده آل، فقط بر کارهای روزانه تمرکز میکنید که شما را به سمت اهداف بلندمدت خود سوق میدهد. در واقع، تعهداتی دارید که باید انجام دهید. برخی از آنها تأثیر کمی بر رشد شخصی یا حرفهای خودتان دارند. تعهدات را تا آنجا که ممکن است کنار بگذارید. مسئولیتها را تفویض کنید و با «نه» گفتن راحت باشید.
بااینحال، اشکالی ندارد که کارهایی را در لیست کارهای خود داشته باشید که به سادگی باید انجام شوند. فقط مطمئن شوید که زمان و انرژیتان را زیاد نمیگیرند.
اولویت روزانه داشته باشید
بسیاری از صبحهای خود را با دهها کار آغاز میکنید که باید انجام دهید که در پایان روز متوجه شوید که هیچ یک از آنها را از لیست خود حذف نکردهاید. مطمئناً کارها را انجام دادید، اما هیچ کدام از کارهایی که برنامه ریزی روزانه کرده بودید نبودند.
برنامه ریزی روزانه و اولویت داشتن
ممکن است فکر کنید که چگونه میتوانم به تمام اهدافم برسم اگر فقط روی کاری خاص در روز تمرکز کنم؟ جواب ساده خواهد بود و به پدیده زیرکانه شلوغی بدون بهره وری بحث میکنند. در بین جلسات و درخواستهای تکتک، ممکن است که احساس شود روی تردمیلی هستید که نمیتوانید از آن پیاده شوید.
روزهای شلوغ
به عنوان مرهم در برابر روزهای پرتلاطم که بدون پیشرفت میگذرند، مفهوم برجسته را معرفی میکنیم که به این معنی خواهد بود که اولین قدم تصمیم گیری است که میخواهید برای چه چیزی وقت بگذارید. هر روز، فعالیت واحد را برای اولویتبندی و محافظت در تقویم خود انتخاب میکنید.
اگر نمیدانید که برجستهترین یا اولویت اصلیتان در روز چیست، راهکار ساده خواهد بود. هر روز را با فکر کردن در مورد آنچه که امیدوارید نقطه روشنی باشد شروع کنید. اگر در پایان روز، کسی بپرسد: برترین روز چه بود؟ میخواهید پاسختان چه باشد؟ وقتی به روز خود نگاه میکنید، میخواهید از چه فعالیت یا دستاورد یا لحظهای لذت ببرید؟ این نقطه برجسته است.
برنامه ریزی روزانه با قلم و کاغذ
اگر بهرهوری قلم و کاغذ را انتخاب میکنید، مهمترین کار را در فهرست کارهایتان ستاره دار کنید. صرف نظر از ابزاری که استفاده میکنید، اولویت بندی را به بخش مهمی از نحوه برنامه ریزی روزانه خود تبدیل کنید.
روش بهره وری هم راهی مؤثر برای انجام کارها و هم استراتژی برای برنامه ریزی است. در زیر، چند روش بهرهوری محبوب را بیان کردیم. روش بهرهوری را پیدا کنید که برایتان کارآمد باشد، حتی اگر این به معنای ترکیب مجدد روش موجود یا ایجاد روش جدید از ابتدا باشد.
قورباغه را قورت بده
روش بهره وری Eat the Frog می خواهد که کاری مهم برای روز را شناسایی کنید و ابتدا آن را انجام دهید. این روش عالی برای عملی کردن زودهنگام برجسته است. گاهی اوقات این وظیفهای است که بیشتر میخواهید از آن اجتناب کنید.
برنامه ریزی روزانه و قورباغه را قورت بده
این میتواند کاری باشد که برای انجام آن خیلی بزرگ به نظر میرسد یا کاری که باعث ناراحتی میشود. قبل از اینکه فرصتی برای به تعویق انداختن داشته باشید، فوراً به آن حمله کنید.
در طول جلسه برنامه ریزی روزانه خود، وظیفه “قورباغه” خود را در بالای لیست کارهای خود قرار دهید و زمانی را تعیین کنید. سپس، سایر وظایف خود را در زیرش قرار دهید.
تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو برای افرادی که از کار کردن در دو سرعت کوتاه متمرکز با استراحتهای مکرر لذت میبرند، بهترین است. این روش تنها 10 دقیقه مطالعه متمرکز را با استفاده از تایمر خواهد بود. این روش شامل مراحل زیر است:
- زمان بگیرید.
- تایمر خود را برای 25 دقیقه تنظیم و روی کار تمرکز کنید تا زمانی که تایمر زنگ بخورد.
- وقتی جلسه به پایان رسید، آیتم متناسب با آن را علامت بزنید و آنچه را که تکمیل کردهاید، ضبط کنید.
- از استراحت پنج دقیقهای لذت ببرید.
پس از چهار بازه زمانی، استراحتی طولانیتر بین 20 تا 30 دقیقهای انجام دهید. برای برنامه ریزی روز خود با تکنیک پومودورو، تخمین بزنید که برای انجام هر کار در لیست خود به چند جلسه کاری 25 دقیقهای نیاز دارید. به آن عدد در جلو هر کار با ایموجی گوجهفرنگی یا به سادگی خود عدد داخل پرانتز توجه کنید.
برنامه ریزی روزانه و تکنیک پومودورو (گوجه فرنگی)
این روش مجبورتان میکند که مدت زمان انجام کارتان را در نظر بگیرید و بر اساس آن برنامه ریزی کنید. میتوانید استفاده از پومودورو را برای تمام روز خود انتخاب یا به سادگی از این روش برای کار اصلی خود استفاده کنید.
مسدود کردن زمان
با روش بهره وری مسدود کردن زمان، روز خود را به بلوکهای زمانی متمایز تقسیم کنید. بسته به مدت زمانی که یک کار ممکن است طول بکشد، این میتواند به اندازه 9:30 تا 11:30 صبح یا به سادگی صبح باشد. سپس، بدون حواس پرتی کار کنید و هر بخش از زمان را فقط به تکمیل کاری خاص یا مجموعهای از وظایف موجود در برنامه ریزی روزانه اختصاص دهید.
برنامه ریزی روزانه و زمان
مانند تکنیک پومودورو، این روش کمک میکند که زمان انجام کارهایتان را تخمین بزنید و درک کنید. اطمینان حاصل کنید که برای مواردی مانند ناهار، استراحت، و رفت و آمد با بیشترین دقت، بلوکهایی را در نظر بگیرید.
اغلب اوقات کار بیشتر یا کمتر از آنچه پیش بینی میکنید، زمان میبرد. اشکالی ندارد در طول روز تغییرات سریعی در لیست خود ایجاد کنید. با گذشت زمان، درک بهتری از مدت زمان انجام وظایف به دست خواهید آورد. در این میان، قانون سرانگشتی خوب این است که مدت زمانی را که فکر میکنید، چیزی طول میکشد دو برابر کنید.
ماتریس آیزن هاور
روش بهرهوری ماتریس آیزن هاور مجبورتان میکند به جای اینکه فقط فوریترین کار را انجام دهید، خواه مهم است یا نه فوریت و اهمیت هر کار را در نظر بگیرید. این روش وظایف را به چهار ربع تقسیم میکند و نحوه برخورد با وظایفی که در هر کدام قرار میگیرند را توضیح میدهد.
- وظایف فوری و مهم باید فوراً تکمیل شود.
- موارد غیر فوری و مهم باید در فهرست یا تقویم برنامه ریزی شود.
- کارهای فوری و غیر مهم باید به شخص دیگری محول گردد.
- کارهای غیر فوری و غیر مهم باید حذف شود.
ماتریس آیزن هاور وظایف را به چهار ربع تقسیم میکند و برای کمک در اولویت بندی برنامه ریزی روزانه تجویز میکند.
برای شروع، فهرست کارهای منظم خود را که شامل تمام کارهای روزانه میشود، تهیه کنید. سپس آنان را به چهار دسته «فوری و مهم»، «غیر فوری و مهم»، «فوری و غیر مهم» و «غیر فوری و غیر مهم» طبقه بندی کنید.
با گذشت زمان، این فرایند به ماهیت دوم تبدیل میشود و طبیعتاً فهرست تکالیف با وظایف «فوری و مهم» و «غیر فوری و مهم» در فهرست خود تهیه خواهید کرد.
سخن آخر
سعی کردیم که در این مقاله در مورد موارد مختلفی که میتوان برنامه ریزی روزانه را انجام داد، صحبت کنیم. بهتر است که از موارد مختلف برای رسیدن به نتیجه مطلوب و موفقیت استفاده کنید. روشهای مختلف را تست و بهترین را که با روحیاتتان هماهنگی دارد، برگزینید.
منبع:
