اندازه گیری موفقیت و تعیین هدف برای فرایند رشد فردی مهم است. در حالی که بسیاری از مشاغل کوچک می توانند بدون اندازه گیری رسمی یا تعیین هدف، خود را به راحتی اداره کنند، اما برای مشاغل در حال رشد کنترل این فرایندها می تواند ضروری باشد.
اندازه گیری نیازمند سازوکار و ابزار متناسب است که باید در زمان های دوره ای نسبت به آن عملکرد مورد ارزیابی قرار گیرد. برای این کار باید بتوانید مسیر حرکتی را به خوبی تعریف کنید.
نکات اولیه در مورد اندازه گیری موفقیت
دانستن نحوه عملکرد مناطق مختلف کسب و کارتان به تنهایی اطلاعات ارزشمندی است، اما یک سیستم اندازه گیری خوب همچنین امکان می دهد که عوامل ایجاد کننده تغییرات در عملکرد را بررسی کنید. این امر باعث قرار گرفتن شما در موقعیت بهتری برای مدیریت فعالانه عملکرد خود قرار می دهد.
یکی از چالش های کلیدی مدیریت موفقیت، انتخاب معیار اندازه گیری است. اولویت در اینجا تمرکز بر عوامل قابل اندازه گیری است که به وضوح با عوامل موفقیت در کسب و کار و بخشتان مرتبط است. اینها به عنوان شاخص های کلیدی موفقیت (KPI) شناخته می شوند.
به خاطر داشته باشید که قابل اندازه گیری به معنای مالی نیست. در حالی که معیارهای عملکرد مالی یکی از پرکاربردترین اقدامات تجاری خواهند بود، اما اقدامات غیرمالی می تواند به همان اندازه مهم باشد.
به عنوان مثال، اگر کسب و کارتان در کیفیت خدمات به مشتریان موفق یا ناموفق باشد، این چیزی است که شما باید اندازه گیری کنید. در مثالی دیگر از طریق تعداد شکایات دریافت شده قادر به ارزیابی خواهید بود.
اگر زمینه های کلیدی که عملکرد کسب و کارتان را هدایت می کنند را شناسایی و راهی برای اندازه گیری آنها پیدا کرده اید، در مرحله بعد طبیعی است که شروع به تعیین اهداف عملکرد کنید تا به همه افراد در کسب و کار خود حس واضحی از آنچه که باید برسند، ارائه دهید.
ارتباط بین چشم اندازهای استراتژیک دشوار است، اما با تجزیه اهداف سطح بالا به اهداف ملموس تر، مدیریت فرایند تحقق آنها را آسان تر می کنید. به این ترتیب، اهداف یک پیوند مهم بین استراتژی و عملیات روزمره را تشکیل می دهند.
تصمیم گیری برای اندازه گیری
اندازه گیری موفقیت شامل شناسایی زمینه های کسب و کارتان خواهد بود که تمرکز بر آن بسیار مهم خواهد بود. از مهم ترین موارد می توان به موارد زیر اشاره کرد.
تمرکز بر محرک های کلیدی تجارت
اگر بر حوزه هایی که موفقیت کلی کسب و کار را تعیین می کنند، تمرکز کنید، اندازه گیری ابزار مدیریتی قوی تر خواهد بود.
این امر در بخش های مختلف و در مشاغل گوناگون خواهد بود؛ بنابراین مدتی را صرف توسعه آگاهی استراتژیک در مورد آنچه که باعث موفقیت می شود، کنید.
بسیار مهم است که اندازه گیری خود را با شرایط و اهداف خاص خود تنظیم کنید. تولیدکننده ای که کالاهای ارزان قیمت را در حجم بالا تولید و عرضه می کند، ممکن است بر سرعت خط تولید تمرکز کند، در حالی که تولیدکننده مقادیر کمتر با استفاده از اجزای گران قیمت ممکن است در عوض بر کاهش خطاهای خط تولید که منجر به معیوب شدن واحدها می شود، متمرکز شود.
پیدا کردن اقدامات خاص خود
هنگامی که محرک های اصلی کسب و کار را شناسایی کردید، باید بهترین راه اندازه گیری را بیابید. باز هم، اولویتتان در اینجا باید این باشد که تا حد امکان پیوندی نزدیک با عناصر عملکردتان داشته باشید که موفقیت را تعیین می کند.
وقتی صحبت از برنامه ریزی و تصمیم گیری می شود، ثبت روشن عملکرد شرکت بسیار ارزشمند است. بودجه، سوابق حسابداری و اسناد برنامه ریزی نیز می تواند در اینجا قرار داده شود. اگرچه ردیابی مناسب نیاز به تمرین و فداکاری دارد، اما نتایج می تواند کمک کند تا موفقیت ها را تقویت کرده و زمینه هایی را که عملکردشان بهتر است، مورد بررسی قرار دهید.
اقدامات خاص برای اندازه گیری موفقیت
به عنوان مثال، ممکن است تصمیم بگیرید که خدمات به مشتریان اولویت استراتژیک برای تجارتتان است و بنابراین شروع به اندازه گیری کنید. اما روش های زیادی برای این کار وجود دارد که عبارت اند از:
- نسبت فروش توسط مشتریان بازگشتی محاسبه می شود،
- تعداد شکایات مشتریان دریافت شده،
- تعداد مواردی که به شما برگشت داده می شود،
- مدت زمان لازم برای انجام یک سفارش،
- درصد تماس های دریافتی که در عرض ۳۰ ثانیه پاسخ داده می شود.
هیچ کدام از اینها لزوماً بهتر از سایر موارد نیست. چالش این است که پیدا کنید کدام معیار یا اقدامات خاص شما را قادر می سازد تا کسب و کار خود را بهبود بخشید.
استفاده از اقدامات استاندارد شده
معیارهای استاندارد عملکردی ایجاد شده است که تقریباً هر کسب و کاری می تواند از آنها استفاده کند. به عنوان مثال می توان به کارت های امتیازی متوازن، استانداردهای ISO و داشبوردهای صنعت اشاره کرد.
تعیین اهداف به صورت هوشمندانه
اهداف باید هوشمندانه، خاص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، واقع بینانه و محدود به زمان باشند.
استفاده از KPIها اطمینان می دهد که اهداف شما دو معیار اول را برآورده می کند، زیرا همه KPIها ، طبق تعریف، باید خاص و قابل اندازه گیری باشند. برخی از معیارها در این مسیر عبارت اند از:
دست یافتنی بودن
باید اهداف بلندپروازانه ای تعیین کنید که به کارکنانتان انگیزه و الهام می دهد، اما اگر نوار را بیش از حد بالا قرار دهید، خطر تخلیه و دلسردی را دارید. به داده های عملکرد خود در سال های اخیر نگاه کنید تا بفهمید چه نوع عملکردی قبلاً داشتید. حس آنچه امکان پذیر است را می دهد.
واقع بینانه بودن
تعیین اهداف واقع بینانه به معنای عادلانه بودن در مورد افرادی است که باید به آنها برسند. اطمینان حاصل کنید که فقط در زمینه هایی که کارکنان می توانند بر آنها تأثیر بگذارند، بهبود عملکرد را درخواست می کنید.
محدود به زمان
پیشرفت افراد در جهت رسیدن به یک هدف سریع تر خواهد بود، در صورتی که درک واضحی از مهلت هایی که در آن پیشرفت آنها ارزیابی می شود، داشته باشند.
تعیین مسئولیت و منابع
هنگامی که اهداف را بر اساس شاخص های خود مشخص کردید که فکر می کنید رشد استراتژیک مورد نظرتان را به دنبال خواهد داشت، اطمینان حاصل کنید که مسئولیت مشخص برای تحویل هر یک از آنها را دنبال می کنید.
خوب است که اهداف استراتژیک سطح بالای شما انتزاعی و در سطح تجارت باشند، اما اهداف KPI انتخابی باید مشخص و متعلق به یک بخش یا فرد باشد.
رسیدن به اهداف بعید است که یک فرایند بدون هزینه باشد، بنابراین آماده باشید تا منابع لازم را در صورت نیاز در دسترس قرار دهید. همچنین، به منظور کمک به انگیزه و ایجاد تغییرات در صورت عدم پیش بینی پیشرفت، تغییرات منظمی را انجام دهید.
انتخاب و استفاده از شاخص های کلیدی اندازه گیری موفقیت
شاخص های کلیدی (KPI) در قلب هر سیستم اندازه گیری عملکرد و تعیین هدف قرار دارند. هنگامی که به درستی مورد استفاده قرار گیرند، یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریتی هستند که در اختیار مشاغل رو به رشد است.
انتخاب KPI
تعدادی از معیارهای کلیدی وجود دارد که برای انتخاب KPI باید رعایت کنید.
- اول، باید تا حد ممکن با اهداف سطح بالای کسب و کارتان مرتبط باشند.
- دوم، KPI انتخابی باید قابل اندازه گیری باشند. اگر نمی توانید اندازه گیری خود را به راحتی به عدد خاص کاهش دهید، شاخصی وجود نخواهد داشت. اگر افراد مختلف اندازه گیری ها را در زمان های مختلف انجام دهند، زمینه های زیادی برای تنوع و ناسازگاری وجود دارد.
- سوم، شاخص ها باید به جنبه هایی از محیط کسب و کار مربوط باشد که کنترل آن را دارید. به عنوان مثال، نرخ بهره ممکن است تعیین کننده اصلی موفقیت عملکرد برای یک تجارت خاص باشد.
روش های مدیریتی
هدف از اندازه گیری موفقیت در نهایت ایجاد پیشرفت های آتی در عملکرد است. دو روش اصلی وجود دارد که می توانید از شاخص ها برای دستیابی به این نوع قدرت مدیریتی استفاده کنید.
اولین مورد این است که از معیارهای خود برای تشخیص مشکلات یا فرصت های احتمالی استفاده کنید. به یاد داشته باشید، این موارد می گویند: در زمینه هایی که عملکرد کسب و کارتان را تعیین می کنند چه می گذرد.
اگر روندها در جهت اشتباه حرکت می کنند، می دانید که مشکلاتی برای حل آنها دارید. به طور مشابه، اگر روندها به طور مداوم به نفعتان حرکت کنند، ممکن است دامنه رشد بیشتری نسبت به آنچه قبلاً پیش بینی کرده بودید، داشته باشید.
مدیریت برای اندازه گیری موفقیت
مورد دوم این است که از KPI خود برای تعیین اهداف برای بخش ها و کارکنان در سراسر تجارت خود استفاده کنید که اهداف استراتژیک شما را تحقق می بخشد.
مدیریت اطلاعات
همان طور که در بسیاری از زمینه های فعالیت های تجاریتان، اطلاعاتی که درباره شاخص های خود نگهداری می کنید دقیق تر است، استفاده از آن به عنوان ابزار مدیریت آسان تر خواهد بود. سیستم های اطلاعات مدیریت مبتنی بر رایانه برای این منظور در دسترس هستند.
اندازه گیری عملکرد مالی
به دست آوردن معیارهای مالی عملکردتان بخش مهمی از اداره یک تجارت روبه رشد است. اگر بدانید چگونه در حساب های مدیریتی خود تحقیق کنید تا بدانید چه چیزی برای تجارتان مفید است و فرصت های احتمالی برای توسعه آینده را شناسایی کنید، سرمایه گذاری و مدیریت برای رشد بسیار آسان تر خواهد بود.
ترسیم اهداف مالی واضح برای کسب و کارتان به همراه دلایلی برای پس انداز، می تواند محرکی واقعی برای ساده سازی هزینه ها و استفاده عاقلانه از سود باشد. پس از تنظیم، می توانید آنها را به صورت دوره ای مجدداً ارزیابی کنید تا مطمئن شوید هنوز هم مرتبط و قابل دستیابی هستند.
تجزیه و تحلیل بودجه
پیگیری درآمد و هزینه های تان برای موفقیت کسب و کار شما بسیار مهم است. با ایجاد بودجه و پایبندی به آن، می توانید فروش، هزینه ها و پس اندازهای خود را دنبال کنید تا به اهداف تجاری کوتاه مدت و بلند مدت خود برسید.
بودجه اضافی
اگر کسب و کارتان در حال راه اندازی است اما به جذب پول بیشتری احتیاج دارد، چندین مسیر وجود دارد که می توانید از آن ها اقدام کنید. پس از تعیین میزان وام و میزان بازپرداخت، تصمیم بگیرید که کدام گزینه برای وام مناسبتان است، خواه برای وام، جستجوی سرمایه گذاران اضافی، تأمین سرمایه جمعی یا اخذ اعتبار باش. با این کار می توانید دقیق تر در زمان اندازه گیری موفقیت رابطه بین ریسک ها و جوایز یا همان سود را به دست آورید
میزان سودآوری خود را اندازه گیری کنید
اکثر مشاغل در حال رشد در نهایت افزایش سود را هدف قرار می دهند، بنابراین مهم است که بدانید چگونه میزان سودآوری را اندازه گیری کنید. اقدامات استاندارد اصلی عبارت اند از:
حاشیه سود ناخالص: این موضوع اندازه گیری می کند که چقدر پول پس از در نظر گرفتن هزینه های مستقیم فروش یا میزان مشارکت به عنوان شناخته شده تعیین می شود.
حاشیه عملیاتی: حاشیه عملیاتی بین معیارهای سودآوری ناخالص و خالص قرار دارد. هزینه های اضافی در نظر گرفته می شود، اما سود و مالیات پرداخت نمی شود. به همین دلیل، به عنوان سود قبل از بهره و مالیات نیز شناخته می شود.
حاشیه سود خالص: این اندازه گیری بسیار محدودتری از سود است، زیرا همه هزینه ها را در نظر می گیرد، نه فقط هزینه های مستقیم. بنابراین تمام هزینه های سربار و همچنین پرداخت سود و مالیات در محاسبه سود لحاظ می شود.
بازگشت سرمایه به کار گرفته شده: این سود خالص را به عنوان درصدی از کل سرمایه به کار گرفته شده در یک کسب و کار محاسبه می کند. امکان می دهد که ببینید پول سرمایه گذاری شده در کسب و کارتان در مقایسه با سایر سرمایه گذاری هایی که می توانید با آن انجام دهید، مانند قرار دادن آن در بانک چقدر خوب عمل می کند.
سود و اندازه گیری موفقیت
اکثر قریب به اتفاق صاحبان مشاغل کوچک کسب و کار خود را با یک هدف مهم شروع می کنند: کسب سود. کسب درآمد بخش مهمی از داشتن کسب و کار است، اگرچه گاهی اوقات سال ها طول می کشد تا سودآور شوید. راه های تحقق آن را بیاموزید.
صرف نظر از اندازه کسب و کارتان، همیشه فرصت هایی برای بهره وری، موفقیت و سودآوری بیشتر وجود دارد. کمال یک شبه اتفاق نمی افتد، این فرایند زمان بر است. با برنامه ریزی دقیق و تصمیم گیری می توانید رسیدن به اهداف خود را آغاز کنید. راه های مختلفی وجود دارد که می توانید کسب و کار خود را به سمتی ببرید که می خواهید.
افزایش فروش
یکی از مؤثرترین راه ها برای افزایش درآمد مشاغل، فروش بیشتر محصول یا خدمات است. بسته به اهداف صنعت، بازار و تجارت استراتژی های افزایش فروش را کشف کنید.
این استراتژی ها ممکن است شامل ایجاد علاقه به محصولاتتان، ایجاد برنامه بازاریابی، قیمت گذاری مجدد محصول، ارائه تخفیف یا کاهش هزینه های سربار باشد. استراتژی را انتخاب کنید و به آن پایبند باشید و موفقیت خود را بسنجید. این نکات کمک خواهد کرد.
فروش کلیدی برای اندازه گیری موفقیت
ایجاد کاتالوگ متریک
درست مانند فهرست خدمات که اطلاعات مربوط به خدمات در سازمان را مستند می کند، باید فهرست معیارهای خود را ایجاد کنید. اکنون که معیارها را در محیط خود تعریف کرده اید، می توانید سوابق را جمع آوری کرده و فرهنگ معیارهای موجود را به فهرست معیارهای خود تبدیل کنید. با این کار اندازه گیری موفقیت راحت خواهد بود.
این فهرست باید فقط پارامترهای متریک را مشخص نکند. باید شامل پیوندهایی برای اهداف و استراتژی ها باشد. کاتالوگ باید شامل اطلاعاتی درباره مخاطبان، مکانیسم های تحویل و فرکانس باشد. باید پایه، اهداف و منطقی را برای آن موارد در نظر بگیرید. باید اقدامات احتمالی را هنگامی که اهداف مشخص شده به دست می آیند، صورت دهید. زمانی که این اهداف به دست نمی آیند، علت و نکات مربوط به آن را درج کنید.
داشتن این فهرست از معیارها برای افرادی که به فهرست دسترسی دارند، اجازه می دهد که درک کامل تری از معیارهای جمع آوری شده و تجزیه و تحلیل شده، به عنوان گزارش در محیط باشند. همه جنبه های این معیارها به وضوح تعریف شده، مورد توافق قرار گرفته و در این مخزن مشترک مستند خواهد شد.
وقتی شخصی در مورد معیار خاصی سؤالی دارد، لازم نیست در فایل های پراکنده جستجو کنید یا ۱۰ تفسیر مختلف از ۱۰ نفر متفاوت را غربال کنید. از مخزن واحد واقعیت مستند، مشورت خواهید گرفت.
یکی از راه های ذخیره این فهرست می تواند این باشد که نشان دهد هر متریک یک آیتم پیکربندی (CI) است که در پایگاه داده مدیریت پیکربندی (CMDB) ذخیره می شود و این موضوع به شیوه های کنترل تغییر سازمان بستگی دارد.
این موضوع تضمین می کند که هر تغییری در متریک برنامه ریزی، بحث، آزمایش، موافقت و مستند شده است. در صورت تصویب، تغییر یا لغو هرگونه معیار، از ذینفعان و مخاطبان مناسب مشورت بگیرید.
تصمیم گیری با معیارها
به عنوان متخصصان، باید اطمینان حاصل کنید که معیارهای گزارش شده برای مخاطبان ارزش دارد که تصمیمات آنها را در مورد خدماتتان در سطوح عملیاتی، تاکتیکی و استراتژیک مطلع کنید.
با بالغ شدن و تغییر سازمان در طول زمان، چشم انداز و اهداف به صورت دوره ای تغییر می کند. همچنین معیارها و KPIهای گزارش شده باید طوری تنظیم شوند که با چشم انداز و اهداف تجدید نظر شده مطابقت داشته باشد.
سخن آخر
برای اینکه بتوانید اندازه گیری موفقیت را به خوبی انجام دهید، باید نقشه مسیر را به درستی بکشید. در کنار این مسائل نحوه مدیریتتان می تواند عاملی مهم در شرکت باشد. برای موفقیت سازمانی تنها معیار برنامه ریزی نیست و ارزیابی ها نقش به سزایی خواهند داشت.
