اهمیت برنامه ریزی در مدیریت

چرا برنامه ریزی در انجام مدیریت اهمیت بسیار دارد؟

برنامه ریزی اولین و مهم ترین وظیفه مدیریت است و در هر سطحی از مدیریت مورد نیاز است. در غیاب برنامه ریزی تمامی فعالیت های تجاری سازمان بی معنا خواهد شد.

عناوین مقاله

اهمیت برنامه ریزی با توجه به افزایش اندازه سازمان ها و پیچیدگی های آن ها بیش از پیش افزایش یافته است. برنامه ریزی به دلیل نامطمئن بودن و تغییر مداوم محیط کسب و کار اهمیت پیدا کرده است.

در غیاب برنامه ریزی، ممکن است غیرممکن نباشد، اما مطمئناً حدس زدن رویدادهای نامطمئن آینده دشوار است.

یکی از اولین و مهم ترین وظایف مدیریت برنامه ریزی است. برنامه ریزی شامل فرآیند ارزیابی اهداف سازمان و ایجاد برنامه ای برای دستیابی به این اهداف است.

برنامه ریزی در مدیریت یعنی از قبل تصمیم گیری در مورد اینکه چه کاری انجام شود، چه زمانی و چگونه انجام شود و چه کسی آن را انجام خواهد داد.

بنابراین، برنامه ریزی اساس نقش مدیریت است و با تعیین ابزار و روش های دستیابی به هدف، نقش مهمی در موفقیت سازمان دارد.

عنصر کلیدی و نقطه شروع این فرآیند باید شامل تدوین بیانیه ماموریت و چشم انداز باشد که به نحوه عملکرد سازمان کمک کند.

در این مقاله همراه با ما باشید تا در خصوص نکات مهم برنامه ریزی و اهمیت برنامه ریزی در مدیریت، موارد مهم را مورد بررسی قرار دهیم و اهمیت برنامه ریزی در مدیریت را بیش از پیش درک کنیم.

چرا برنامه ریزی اهمیت دارد؟

برنامه ریزی در مدیریت به چند دلیل مهم است که مهم ترین دلیل آن این است که به مدیریت امکان تصمیم گیری موثر می دهد.

علاوه بر این، اهمیت برنامه ریزی در این است که نقش حیاتی در بقا و رشد سازمان ایفا می کند زیرا دقت، صرفه جویی و موفقیت عملیاتی را تضمین می کند.

برنامه ریزی همچنین دارای روش های مختلفی است زیرا نقش مثبتی در محیط کسب و کار ایفا می کند، به تصمیم گیری یکنواخت کمک می کند، استانداردهای عملکرد را تعیین می کند و به سازمان کمک می کند تا مشکلات و چالش هایی را که هر روز وجود دارد، حل کند.

بدون برنامه ریزی، سازمان می تواند ناکارآمد، سردرگم، بی نظم و هدر دادن منابع ارزشمند را هم در زمینه های انسانی و هم در موارد مادی داشته باشد.

برنامه ریزی جهت ارائه می دهد

در فرآیند برنامه ریزی، اهداف سازمان به زبان ساده و واضح تعریف می شود. نتیجه آشکار این است که همه کارمندان جهت می گیرند و تمام تلاش آن ها به سمت هدف خاص متمرکز می شود.

به این ترتیب برنامه ریزی نقش مهمی در دستیابی به اهداف سازمان دارد و اهمیت برنامه ریزی در مدیریت مستقیما بر اهداف تاثیرگذار است. به عنوان مثال، فرض کنید شرکتی در فرآیند برنامه ریزی هدف فروش را تعیین می کند.

اکنون همه بخش ها، به عنوان مثال، خرید، پرسنل، امور مالی و غیره، اهداف خود را با توجه به هدف فروش تعیین می کنند.

به این ترتیب توجه همه مدیران معطوف به دستیابی به اهدافشان خواهد شد. این امر دستیابی به هدف فروش را قطعی می کند.

بنابراین، در غیاب اهداف، سازمان از کار افتاده و اهداف تحت برنامه ریزی تعیین می شوند.

برنامه ریزی ایده های نوآورانه را ترویج می کند

واضح است که برنامه ریزی بهترین جایگزین را از بین گزینه های موجود انتخاب می کند. همه این جایگزین ها به خودی خود به سراغ مدیر نمی آیند، بلکه باید کشف شوند.

در حین انجام چنین تلاشی برای کشف، بسیاری از ایده های جدید پدیدار می شوند و مورد مطالعه قرار می گیرند تا بهترین آن ها مشخص شود.

استراتژی های اجرای موفق برنامه ریزی

برنامه ریزی بدون اجرای موفقیت آمیز چیست؟ اگر می خواهید عملکرد سازمان خود را مدیریت کنید، باید بتوانید استراتژی خود را نیز اجرا کنید. موارد زیادی در این زمینه وجود دارد، مانند:

داشتن برنامه زمان بندی اجرایی که هم اهداف کوتاه مدت و هم اهداف بلند مدت را در نظر می گیرد.

داشتن برنامه همچنین به این معنی است که شما برای اتفاقات آینده آماده هستید.

گاهی اوقات، حتی به شما کمک می کند تا در صورت نیاز به تغییرات، برنامه را انجام دهید. می توانید با ایجاد تقویم، طرح خود را با موفقیت اجرا کنید.

پس از تنظیم برنامه، اولویت شما باید ردیابی اهداف و اقدامات خود باشد. جلسات استراتژی هفتگی یا ماهانه برای اینکه همه را در یک صفحه قرار دهید و مطمئن شوید که آن ها در مسیر درست حرکت می کنند ضروری هستند.
در حالی که ردیابی برای برنامه شما ضروری است، به همان اندازه مهم است که به بازدید و انجام اصلاحات و تغییرات لازم ادامه دهید.

دریافت بازخورد از تیم در حصول اطمینان از برآورده شدن همه نیازها و بازنگری طرح مؤثر است. به عنوان مثال، برنامه های بلند مدت اغلب با تغییرات پیش بینی نشده مواجه می شوند.

با انعطاف پذیری، می توانید برنامه سازمان را در حال حرکت انجام دهید و با روندهای در حال تغییر همگام باشید.

نقش برنامه ریزی در کمک به رهبران

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت را می توان بازوی اصلی رهبران هر نوع سازمانی دانست که برای رسیدن به اهداف اصلی به این بازوان نیاز اساسی دارند.

برنامه ریزی به رهبران کمک می کند تا فعالیت های همپوشانی و اتلاف زمان را کاهش دهند

باید در نظر داشته باشید که با استفاده از برنامه ریزی می توانید هدفی را تعیین کنید و استراتژی برای خود بسازید.

با انگیزه لازم بدون شک برنامه ریزی مناسب برای رسیدن به آن هدف انجام خواهید دارد، رویه و استراتژی هایی را که برای موفقیت برنامه ریزی در نظر دارید، دنبال خواهید کرد.

درنهایت نیز روی کار خود تمرکز خواهید بود و بدون انجام هیچ گونه فعالیت بیهوده ای به طور پیوسته پیش خواهید رفت.

همان طور که بسیاری از رهبران، استراتژی های لازم را برنامه ریزی می کنند و به سازمان خود جهت می دهند که بدون اتلاف وقت و انرژی برای فعالیت های بیهوده، روی کار خود تمرکز کنند، برنامه ریزی به شما نیز کمک می کند تا تمرکز لازم جهت عدم هدررفت زمان به دست آورید.

برنامه ریزی استانداردهایی را برای کنترل ایجاد می کند

با تعیین اهداف سازمان از طریق برنامه ریزی، تمامی افراد شاغل در سازمان و تمامی بخش ها از «چه زمانی»، «چه چیزی» و «چگونه» انجام کارها مطلع می شوند.

در مورد کار، زمان و هزینه و دیگر موارد، استانداردهایی باید در نظر گرفته شود. این استانداردها به انجام دقیق و منظم برنامه ریزی و پیشبرد اهداف بسیار کمک خواهد کرد.

اهمیت مدیریت ریسک و عدم قطعیت در برنامه ریزی

مدیریت ریسک برای موفقیت هر سازمانی امری ضروری است. حتی بزرگترین شرکت ها نمی توانند محیط اقتصادی و رقابتی اطراف خود را کنترل کنند.

قبل از اینکه پیامدهای مالی منفی ناشی از این رویدادها شدید شود، رویدادهای پیش بینی نشده ای رخ می دهد که باید به سرعت با آن ها برخورد کرد.

امروزه سرعت تغییر در کسب و کار بسیار سریع است و سازمان ها باید بتوانند به سرعت استراتژی های خود را با این شرایط در حال تغییر تنظیم کنند.

ایجاد مزیت های رقابتی با استفاده از برنامه ریزی

با توجه اهمیت برنامه ریزی در مدیریت، درواقع برنامه ریزی به سازمان ها کمک می کند تا دیدی واقع بینانه از نقاط قوت و ضعف فعلی خود نسبت به رقبای اصلی داشته باشند.

بخش مدیریت هر نوع سازمانی، مناطقی را می بیند که رقبا ممکن است آسیب پذیر باشند و سپس استراتژی های بازاریابی را برای استفاده از این نقاط ضعف ایجاد می کنند.

همچنین مشاهده اقدامات رقبا می تواند به سازمان ها کمک کند تا فرصت هایی را که ممکن است نادیده بگیرند، شناسایی کنند.

فرصت هایی مانند بازارهای بین المللی در حال ظهور یا فرصت هایی برای بازاریابی محصولات برای گروه های مشتریان خاص.

میزان اهمیت عملکرد و نوع برنامه ریزی در مدیریت یک مجموعه

عملکرد و نوع برنامه ریزی در مدیریت سازمان ها و مجموعه ها، به دلایل زیر بسیار مهم است:

مدیریت بر اساس اهداف:

تمام فعالیت های سازمان ها برای دستیابی به اهداف تعیین شده طراحی شده است. با این حال، برنامه ریزی سبب می شود که سازمان بر اهدافی برای دستیابی زودهنگام تمرکز کند.

عدم قطعیت را به قطعیت تبدیل کنید

آینده پر از عدم قطعیت است. این عدم قطعیت ها را می توان از طرق مختلف پیش بینی کرد. سپس برنامه ریزی تدارکات لازم برای مواجهه با عدم قطعیت ها را فراهم می کند.

نقش اقتصاد در اجرایی شده اهداف

برنامه ریزی گزینه هایی را را انتخاب می کند که به ایجاد بهترین نتایج با حداقل هزینه کمک می کند.

کمک در هماهنگی

هماهنگی توسط مدیریت از طریق برنامه ریزی، به دست می آید. بنابراین، برنامه ریزی به مدیریت کمک می کند تا هماهنگی بیشتر در سازمان یا شرکت به وجود آید.

به گفته کونتز و اودانل، «برنامه ها دوره های انتخابی هستند که مدیریت می خواهد اقدامات گروهی را در آن ها هماهنگ کند».

مقابله با پیچیدگی های روزافزون کسب و کار

در حال حاضر نیاز به افراد زیادی با صلاحیت های گوناگون جهت راه اندازی کسب و کار وجود دارد. این امر سبب می شود که مدیریت به طور واضح فعالیت های خود را برنامه ریزی کند.

فعالیت هایی مانند چه کسی باید وظایف را انجام دهد؟ چه کاری باید انجام شود؟ کجا باید انجام شود؟ چه زمانی باید انجام شود؟ و چگونه باید انجام شود؟

تمامی این موارد که جز پیچیدگی های هر نوع کسب و کاری محسوب می شود، با استفاده از برنامه ریزی به آسانی قابل حل است.

کنترل و نظارت موثر

کنترل تنها زمانی ضروری است که عملکرد واقعی سازمان یا شرکت از عملکرد برنامه ریزی شده انحراف داشته باشد.

در غیاب برنامه، هیچ استانداردی برای مقایسه وجود ندارد. به عبارت ساده، برنامه ریزی بدون کنترل بی فایده است و کنترل بدون برنامه ریزی نیز غیرممکن است. H.G. Hicks

در واقع برنامه ریزی به وضوح پیش نیاز برای کنترل موثر است. بسیار اشتباه است که فکر کنیم کنترل و نظارت موثر می تواند بدون برنامه ریزی انجام شود.

بدون برنامه ریزی، درک از پیش تعیین شده ای از عملکرد مطلوب وجود ندارد و درنتیجه اهداف از پیش تعیین شده به مقصد نخواهند رسید.

استفاده مؤثر از منابع

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت شامل تصمیم گیری قبل از فعالیت ها است. این امر منجر به استفاده مؤثر از منابع در ارزان ترین و بهترین حالت خود می شود.

جلوگیری از شکست های تجاری

برنامه ریزی شامل انتخاب بهترین اهداف، تبدیل عدم قطعیت به قطعیت لازم، صرفه جویی در هزینه ها، هماهنگی، مواجهه با پیچیدگی ها، کنترل موثر و استفاده موثر از منابع و اجتناب از شکست های تجاری است.

شکست هایی که می تواند به دلایل مختلف رخ دهد و باید برای هر سناریو شکستی، واکنش مناسب از قبل پیش بینی شود.

در این صورت سازمان یا شرکت مورد نظر می تواند در طول زمان پایدار بماند و با کمترین ضرر از پیچ و خم های بازار و تجارت بگذرد.

آیا مدیران واقعا برنامه ریزی می کنند؟

آیا مدیران شرکت ها یا سازمان ها باید به طور رسمی برنامه ریزی کنند؟ برخی از ناظران معتقدند که مدیران معمولاً بیش از حد مشغول هستند که نمی توانند به صورت منظم برنامه ریزی برای شرکت داشته باشند.

هنگامی که مدیران برنامه ریزی می کنند، این کار را به طور ضمنی در چارچوب اقدامات روزانه انجام می دهند، نه در یک فرآیند بلندمدت که تمامی جزئیات مورد تحلیل قرار گیرد. اهمیت برنامه ریزی در مدیریت امروزه باید بیش از پیش مورد توجه قرار گیرد.

در نتیجه شاید این طور به نظر برسد که اکثر مدیران در واقعیت برنامه ریزی انجام نمی دهند، اما واقعیت این است که برنامه ریزی انجام می شود اما بیشتر به صورت بلندمدت و به دور از تحلیل جزئیات لازم.

روش های برنامه ریزی

مدیرانی که در سطوح مختلف مدیریتی فعالیت می کنند، در برنامه ریزی سازمان یا شرکت نیز مشارکت دارند.

با توجه به ماهیت و اندازه سازمان، روش های برنامه ریزی متفاوت است. به طور کلی، سه روش برنامه ریزی وجود دارد. این روش ها عبارت اند از:

برنامه ریزی از بالا به پایین

به این نوع برنامه ریزی، برنامه ریزی متمرکز نیز می گویند. بر اساس این روش، دفتر مرکزی سازمان دستورالعمل هایی را تدوین و ارائه می کند.

این دستورالعمل ها شامل تعریف کسب وکار، بیانیه مأموریت، اهداف اقتصادی و اجتماعی است که به شعب و سطوح دیگر سازمان ارسال می شود.

برنامه ریزی از پایین به بالا

به این نوع برنامه ریزی، برنامه ریزی غیرمتمرکز نیز می گویند. در این روش مدیریت سطوح میانی و پایین طرح را تهیه و برای تصویب نهایی به مدیریت سطح بالاتر ارائه می کند.

بحث و نشست برای بررسی انتقادی و تصویب نهایی طرح در سطح مدیریت عالی برگزار می شود. این روش تشویق به مشارکت مدیران پایین تر در تشکیل برنامه می شود و تعهد کامل آن ها را تضمین می کند.

مدیریت بر اساس اهداف

مدیریت بر اساس اهداف در واقع ابزار مدیریتی قدرتمندی است و به عنوان روش قوی برنامه ریزی در نظر گرفته می شود.

در این روش تمام سطوح مدیریت در فرآیند هدف گذاری دخالت دارند. ارزش مدیریت بر اساس اهداف در این است که مأموریت و اهداف سازمان را به مدیران سطوح پایین تر منتقل می کند.

مدیران سطح پایین با مشورت زیردستان برنامه ها و هدف خود را انجام می دهند. چنین مواردی به سطوح بالاتر برای بررسی ارسال می شوند.

این روش برنامه ریزی، مشارکت کارکنان و تعهد آنها را نسبت به کارشان افزایش می دهد.

نتیجه گیری

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت را می توان با این واقعیت سنجید که هسته فعالیت های مدیریتی محسوب می شود. درواقع برنامه ریزی به نفع همه افراد سازمان است.

راهنمایی برای تصمیم گیری را فراهم می کند، نقش و مسئولیت های کارکنان را روشن می کند و همچنین وسیله ای برای اندازه گیری عملکرد سازمان یا شرکت مورد نظر است.

در برنامه ریزی سازمانی است که مشخص می شود شرکت یا سازمان مربوطه می خواهد کجا باشد و چه فعالیت هایی برای آن انجام دارد.

بنابراین، برنامه ریزی نگاه به آینده است که به سطوح مختلف مدیریت در انجام فعالیت های سازمانی جهت می دهد.

برنامه ریزی موثر قدرت رقابتی سازمان را افزایش می دهد. برنامه ریزی سازمان را قادر می سازد فرصت های جدید را کشف کند و در نتیجه آینده خود را شکل دهد. درنتیجه پیشرفت منظم سازمان را تضمین می کند.