ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه چیست؟ و علت اهمیت آن کدام است؟
در دوران کودکی گاهی به رویای مدیریت یک سازمان فکر می کردم، اما بعد از سال ها که از این رویا فاصله گرفتم به این فکر کردم که مدیریت چه شغل سختی می تواند باشد. هنگامی که شما مدیر مجموعه یا سازمانی هستید باید بتوانید کارها را به صورت هماهنگ پیش ببرید و برای اتفاقات آتی برنامه داشته باشید. همه این موارد به ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه برمی گردد.
برنامه ریزی نقشی پر رنگ در مدیریت دارد و میتوان گقت پایه و اساس مدیریت است بنابراین همیشه باید به آن توجه ویژه داشت. برای یک مدیر پروژه این امر بسیار ضروری است که برنامه ریزی را در صدر کارهای خود قرار دهد.
ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه چیست؟
اگر تابحال نتوانستهاید کاری را در ضرب الجل تعیین شده انجام دهید یا با مشتری، متقاضیان و تیم ناراضی مواجه شده اید یا بیشتر از بودجه تعیین شده پیش رفته اید، حتما به اهمیت برنامه ریزی و اینکه چقدر می تواند مشکل باشد پی بردهاید.
ناامید کردن افراد به هیچ عنوان جالب نیست. این ها بخشی از دلایلی است که به ما ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه را نشان می دهد. برنامه ریزی باعث اطمینان خاطر شما و همچنین همکارانتان می شود.
به عنوان مدیر یک پروژه برنامه ریزی بهترین سپر دفاعی در برابر عواملی است که باعث شکست پروژه میشوند. در این مقاله ما سعی داریم اهمیت و ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه را برای شما بیان کنیم تا بتوانید مزیت های آن را درک کرده و از آن استفاده کنید.
برنامه ریزی استرس را کاهش می دهد
در ابتدا باید برنامه ریزی را همانند یک ساختمان سازی در نظر بگیرید تا یک دید کلی از کل کار داشته باشید. هر قدم که پیش می روید کار ساختمان شما تکمیل تر شده است و به هدف نزدیک تر می شوید.
داشتن دید کلی بسیار مهم است. این کار مانع از سردرگمی شما و پیمودن راههای نادرست می شود. حرکت به صورت لحظه ای و تصمیم های هیجانی استرس و نگرانی شما را زیاد میکند وبه طور حتم نمی خواهید که این استرس را به بقیه افراد انتقال دهید و عامل تشویش و نگرانی آن ها باشید.
شما باید به ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه پی ببرید. برنامه ریزی همانند دفترچه دستورالعمل راهنمایی است که موجب حرکت موثر و یکپارچه تک تک افراد در رسیدن به موفقیت طرح است. دراین راه نیازی به حدس و گمان و تصمیم های عجیب وغریب که موجب سردرگمی افرادمی شود نیست و کاری میکند تا پروژه در صلح ادامه پیدا کند.
برنامه ریزی موجب القا و افزایش اعتماد بنفس می شود
برنامه ریزی نه تنها دید شما را به کل کار باز می کند بلکه حالات وامواج منفی را خنثی میکند و موجب تاثیر و تقویت انرژی مثبت برای تمامی کسانی که در پروژه درگیر هستند، می شود. از همه اینها مهم تر، این پیشرفت معمولا همگام با ضرب الاجل کار است.
برنامه ریزی به شما توانایی رویایی برای اتفاقات مختلف را میدهد و دیگر لازم نیست که شما حدس بزنید که در مرحله بعد چه اتفاقی می افتد. به همین صورت شما این اطمینان را به هم تیمی ها و مشتریان خود میدهید که برای نیاز و در خواست آن ها در زمان مقرر استراتژی و بودجه کافی دارید، چرا که همه چیز در برنامه ریزی شما وجود دارد.
برنامه ریزی موجب ایجاد ارتباط می شود
در رابطه با ضرورت برنامه ریزی درمدیریت پروژه می توان به ایجاد ارتباط اشاره کرد. همانطور که میدانید ایجاد ارتباط موجب رشد فردی و نیز تعامل بیشتر ما با همکاران و هم تیمی هایمان می شود. به همین دلیل برنامه ریزی یکی از موثرترین ابزار ایجاد ارتباط است که به وسیله آن میتوانیم افراد را در رابطه با پروژه آگاه سازیم.
علت اصلی برنامه ریزی در ایجاد ارتباط موثر این است که همه جزئیات مهم در رابطه با پروژه را مستند سازی می کند، حتی اگر بعضی از این جزئیات جابجا و تغییر یافته باشند. با ایجاد ارتباط و تعامل در بین همکاران به وسیله برنامه ریزی، شما دیگر مجبور نیستید که به تنهایی کارها را به جلو هدایت کنید.
در حقیقت هر کدام از افراد میتوانند به صورت مستقیم به برنامه دسترسی داشته باشند و روند پیشرفت آن را چک کنند. حتی می توانند در زمان هایی که مورد نیاز است با یکدیگر همکاری داشته باشند. شما بهتر است به عنوان مدیر مجموعه تمامی ارتباطات پروژه را حول یک طرح ساده بیان کنید. این کار موجب کارایی بیشتر و اشتباهات کمتر می شود واین چیزی است که همه میتوانند آن را درک و پشت سربگذارند.
برنامه ریزی تیم را متحد و متمرکز میکند
گاهی اوقات گردش های کاری چابک تمایل دارند به کارهایی که در دسترس است بپردازند و ازبرنامه صرف نظر کنند، اما بهتر است بدانید که برنامه نباید مانع کار پروژه بشود.
در حقیقت یک طرح تیم شما را حول یک چشم اندازه برای انجام یک پروژه واحد جمع می کند که افراد بتوانند هر چه سریعتر وظایف خود را انجام دهند، اولویت های کار و ضرورت های انجام آن مشخص شود و همه بدرستی وظایف خود را می دانند. انتظارات هم سو هستند و با کارهای خود برای عبور به موقع از خط پایان آشنا هستند.
پس متحد و متمرکز شدن افراد تیم، اهمیت و ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه را یادآور میشود. با یک برنامه ریزی مناسب، تیم شما به راحتی قادر خواهد بود تاثیر کار خود را بر کار دیگران و ضرب الاجل نهایی کار ببیند. این کا ربرای گروه شما انگیزه بیشتری ایجاد می کند و از سردرگمی پروژه شما جلوگیری می کند.
برنامه ریزی موجب ایجاد مسئولیت می شود
در زندگی روزمره موارد بسیاری پیش آمده است که ما برای کارهای فردا و چه بسا آینده خود برنامه ریزی کردهایم، اما هیچگاه این نقشه ها عملی نشدهاند. دلیل آن بسیار واضح است. چرا که شما هیچوقت در مورد آن با کسی صحبت نکردهاید و یا آنها را روی کاغذ نیاوردید.
خنده دار به نظر می رسد، اما اگر شما فردی هدفمند هستید برای متمرکز کردن ذهن خود بهتر است از برنامه ریزی استفاده کنید و بدانید وقتی طرحی عملی میشود که روی کاغذ بیاید و به آن پایبند باشیم.
این اتفاقی نیست، طرح هایی که مستند نیستند هیچکس را مسئول نمی کنند. بهترین راه این است که ما بتوانیم در بر نامه ای منظم و منسجم که تمامی اعضای تیم و ذینفعانمان به آن دسترسی دارند، برای انجام وظایف و تقسیم مسئولیت ها دور هم جمع کنیم و از آن ها فراخوانی به عمل آوریم.
شما با مشخص کردن نقش ها و واضح کردن مسئولیت ها به تیم پویایی می بخشید و افراد را وادار می کنید تا به موقع و مطابق با استاندارهای تنظیم شده کارها را پیش ببرند و وظایف خود را انجام دهند. انجام این کار به همین سادگی است اما جزء موارد اصلی ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه است.
برنامه ریزی ضرب الاجل ها را در مسیر خود نگه می دارند
افراد زرنگ و باهوش کار را به دقیقه های پایانی به تاخیر نمیاندازند. اگر میخواهید حسن نیت خود را نشان دهید و اعتماد بیشتری کسب کنید، بهتر است کار را درست و به موقع تحویل دهید. چرا که بیشتر سهامداران بزرگ به خوش قولی اهمیت زیادی میدهند.شما نباید فقط نظاره گر باشید بلکه باید پیشرفت کار را در طول مسیر انجام آن بررسی کنید.
در این صورت است که طرح و برنامه ریزی به میان میآید. شما با انجام یک برنامه ریزی مناسب قادر خواهید بود که بازه زمانی که میتوانید این پروژه را تحویل دهید به مراحل کوچکتر قابل اندازه گیری تقسیم کنید تا بتوانید پیشرفت را در هر مرحله و از همه مهم تر در مرحله پایانی اندازه گیری کنید.
شما با رصد برنامه ریزی خود قادر خواهید بود از لحظه به لحظه آن اطلاع کسب کنید و اگر جایی نیاز به مداخله بود سریعا مواردی را تغییر دهید تا روند کار به خوبی و به سرعت انجام شود.
با این کار شما از استرس های بی مورد رهایی مییابید چون هر هر کدام از افراد در ضرب الاجل تعیین شده موظف هستند کار خود را تحویل دهند و دیگر احتیاجی به یادآوری مکرر نیست.
برنامه ریزی از اضافه بار تیم جلوگیری می کند
در دنیای ایده آل امروز، تیم شما در یک زمان مشخص فقط بر روی یک پروژه کار میکند و تعادل حجم کار را برای شما آسان و متعادل می کند. اما در بسیاری از سازمان ها این نوع تمرکز پروژه یک امر لوکس محسوب می شود.
از ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه این است که شما میتوانید با چشم اندازی روشن برنامه ای تنظیم کنید که کل حجم کاری تیم شما را در نظر بگیرد. در این صورت شما توان هر فرد را در نظر گرفته اید و به هیچکدام از افراد تیم وظایفی بیش از حد نمی دهید یا ضرب الاجل هایی تعیین نمیکنید که افراد احتمالا نتوانند آن را انجام دهند.
برنامه هایی وجود دارد که شما میتوانید در دسترس بودن تیم را مستقیما از روی نمودار بررسی کنید. این کار را برای شما آسان می کند تا ببینید چه کسی در چه زمانی وقت کافی برای انجام کار را دارد. بنابراین پروژه شما بیشترین شانس را برای تحویل به موقع بدون فشار آوردن به اعضای تیم و سوزاندن آن ها دارد.
برنامه ریزی ترس از تغییر را از بین میبرد
شما باید از تغییرات استقبال کنید و نباید از تغییر پروژه اجتناب کنید. خوشبختانه بر خلاف تصورات رایج، برنامه ریزی این امکان را به شما میدهد که راحت تر با تغییرات سازگار شوید، به این صورت شانس بیشتری در رسیدن به اهداف پروژه خود دارید.
سازگاری با تغییرات به این خاطر است که برنامه ریزی تمام جزئیات مهم پروژه را در یک محدوده و مکان مشخص نگه میدارد. شما می توانید از خاصیت انعطاف پذیری برنامه ریزی، هر زمان که اتفاق غیر منتظره ای رخ بدهد استفاده کنید و تاثیر بالقوه آن را روی محدوده پروژه، زمان بندی برای اتمام طرح و حجم کاری بسنجید و برنامه خود را به گونه ای تنظیم کنید که در مسیر جدید به درستی پیش ببرید.
وقتی که شما این تغییرات و بروز رسانی ها را در برنامه خود لحاظ می کنید، به راحتی میتوانید تمامی افراد هم تیمی و ذینفعانتان را در جریان تغییرات قرار دهید. اینگونه است که به درستی میتوانید به هدفتان برسید و باعث جذب پول شوید و موفقیت را لمس کنید.
برنامه ریزی خطر را کاهش میدهد
خطر پذیری و ریسک بخشی از کار پروژه است. شما نمیتوانید تمامی خطرهای احتمالی موجود در کار را پیش بینی کنید، اما میتوانید با برنامه ریزی پروژه این خطرات را کنترل کنید. درپاسخ به این پرسش که نقطه امن ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه چیست؟ می توان به کاهش خطرهای احتمالی اشاره کرد.
بهتر است برنامه ریزی و طرح خود را به عوان سند زنده در نظر بگیرید. شما باید در حین انجام و پیشرفت پروژه نبض آن را اندازه بگیرید و آن را حفظ کنید . در انجام پروژه باید نگاهی رو به جلو داشت و مسائل را قبل از تبدیل شدن به مشکلی بزرگ، حل کرد.
برنامه ریزی این امکان را به شما میدهد تا در حین انجام پروژه سرعت کاری خود را کنترل کنید و اطمینان حاصل نمایید که کارهایتان را سریعتر یا کندتر از حد انتظار انجام نمی دهید. با استفاده از این روش است که میتوانید بحث های مهمی درباره حوزه یا بودجه داشته باشید و از اتفاقات ناخواسته، غافلگیری و ذینفعان ناراضی جلوگیری کنید.
برنامه ریزی سودآوری را افزایش میدهد
یکی از دلایلی که برای ما اهمیت ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه را روشن میکند، سودآوری است. عوامل بسیار زیادی هستند که سود پروژه را از بین میبرند. آیا با این عوامل آشنا هستید؟
- تغییرات دامنه که به صورت مخفیانه وارد رادار می شوند و ضرب الاجل شما را مشخص میکنند.
- اعضای تیم که بیشتر وقت خود را برای فهمیدن موضوع و اینکه قرار است چه کاری انجام دهند بیشتر از انجام آن کار صرف میکنند.
- سهامدارانی که شما را مجسم میکنند و پیشرفت شما بستگی به تایید آنها دارد.
شما میتوانید با برنامه ریزی درست، به اهداف پروژه برسید که جذب ثروت را در پی دارد.
کلام آخر
امروزه با پیشرفت تکنولوژی و افزایش سفارشات کار اهمیت برنامه ریزی بیش از پیش بر همگان روشن است. ما در این مقاله ضرورت برنامه ریزی در مدیریت پروژه را بیان کردیم. این امر به شما کمک میکند تا با مزایای برنامه ریزی آشنا شوید که به برنامه ریزی به چشم یک ابزار کلیدی در مدیریت پروژه نگاه کنید و استفاده از آن را در کار خود لحاظ کنید.
منبع:
- https://www.teamgantt.com/blog/why-planning-is-important-in-project-managment
