موثرترین تکنیک های مدیریت زمان که نمی دانید.
همه ما با عبارت های وقت نمی کنم، به کارهام نمی رسم و سرم خیلی شلوغه آشنا هستیم و روزانه بارها و بارها از آن ها استفاده می کنیم. واقعاً چرا؟ چه طور می توان در ۲۴ ساعت تمام کارهای تعیین شده را با بهترین کیفیت انجام داد؟ این مشکل تنها با مدیریت زمان قابل حل است.
مدیریت زمان چیزی است که بسیاری از ما با آن دست و پنجه نرم می کنیم. اما مدیریت مؤثر به ما این امکان را می دهد که از روز خود بهترین استفاده را ببریم، وظایف خود را به موقع انجام دهیم و آن ها را اولویت بندی کنیم. البته افراد مختلف به استراتژی های مدیریت زمانی متفاوتی نیاز دارند، بنابراین مدیریت زمانی فردی که شاغل است با فردی که خانه دار است کاملاً متفاوت هستند.
در نتیجه کشف فرآیندی که به شما در این مسیر کمک کند، کلید موفقیت شما خواهد بود. اگر شما هم هنوز به برنامه ای مشخص برای مدیریت زمان نرسیده اید، در ادامه همراه ما باشید تا مؤثرترین تکنیک های مدیریت زمان را به شما بگوییم.
موثرترین تکنیک های مدیریت زمان را بشناسید
مدیریت زمان کار پیچیده ای نیست، هرچند افرادی هنوز برای اداره و مدیریت آن با مشکلاتی روبرو هستند. اما نگران نباشید، در ادامه ما به شما راه کارهای مؤثر که توسط کارشناسان تأیید شده اند را می گوییم.
روز خود را از قبل برنامه ریزی کنید
برنامه ریزی از اصلی ترین و مؤثرترین روش ها برای مدیریت زمان است. چرا که نه تنها کارهای شما را سازمان دهی می کند، بلکه به شما بینشی دقیق در مورد کارهایی که باید انجام شوند، می دهد. اگر بتوانید به طورکلی روزانه، هفتگی یا ماهانه برنامه ریزی هایی داشته باشید، انجام کارها بسیار راحت تر خواهند شد. راه های زیادی برای برنامه ریزی و سازماندهی کارهای شما وجود دارد، از جمله:
- استفاده از تقویم های فانتزی و سازمان دهنده های شخصی
- استفاده از اپلیکیشن ها و برنامه های مدیریت زمان
- استفاده از To-Do-List ( لیست انجام کارها)
- استفاده از پست ایت ها و دفترچه یادداشت ها
حتی می توانید از همه این ها در کنار هم برای ایجاد تنوع های بیشتر استفاده کنید.
چک کردن ایمیل ها را محدود کنید
چک کردن روزانه ایمیل ها کار زمان بر و سنگینی است. بر اساس آمارها هر کارمند به طور متوسط در هفته ۳۰ ساعت را صرف بررسی ایمیل ها می کند. تصور کنید در طول این همه ساعت چقدر کار می توانستید انجام دهید.
بنابراین زمان چک کردن ایمیل ها را به حداقل برسانید. به طور مثال اگر صبح آن ها را بررسی کرده اید، فقط ایمیل هایی که نیاز به پاسخ فوری دارند را جواب دهید. بقیه ایمیل ها را در پایان روز یا در زمان استراحت چک کنید.
پیام های بی اهمیت را اسپم کنید تا صندوق پیام های شما را اشغال نکنند. همچنین می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مدیریت زمان، تکنیک Inbox Zero را مطالعه کنید. این تکنیک یکی از مؤثرترین تکنیک های مدیریت زمان است.
زمان کارآمد خود را پیدا کنید
مهم ترین کارهای خود را معمولاً در چه ساعتی از روز انجام می دهید؟ به طورکلی ترجیح شما برای انجام کارها صبح زود است یا شب؟ در حالی که اکثریت افراد صبح زود را برای انجام کارهای خود ترجیح می دهند، در مقابل افرادی هستند که کارهای خود را به ساعات پایانی شب موکول می کنند.
بنابراین اگر صبح ها بازدهی بیشتری دارید، صبح زود بیدار شوید و اگر در شب بهتر عمل می کنید، کارهای خود را در انتهای روز انجام دهید. اما تنها به دلیل این که فکر می کنید در ساعت های خاصی از انجام کارها بازدهی بیشتری می گیرید، خود را محدود یا مجبور به تغییر نکنید.
هر استراتژی زمانی منجر به رشد فردی و جذب موفقیت می شود که برای هر فرد کارساز باشد. بنابراین میزان راحتی خود را هم درنظر بگیرید و بر اساس آن کارهای خود را انجام دهید.
قورباغه را بخورید
مارک تواین می گوید:” اگر وظیفه شما خوردن قورباغه است، بهتر است اول صبح آن را انجام دهید. و اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است اول قورباغه بزرگ تر را بخورید.” بنابراین همه چیز به اولویت بندی برمی گردد. توصیه می کنیم ابتدا مهم ترین کارها و سخت ترین ها را انجام دهید و پس از اتمام به سراغ بقیه کارهای انجام نشده بروید.
استراحت های منظم داشته باشید
هیچ گاه تمام کارها را به یک باره و بدون فاصله انجام ندهید. بدون وقفه انجام دادن کارها نه تنها سودی ندارد، بلکه بیشتر باعث خستگی و نصفه رها کردن کارها می شود. همان طور که همه می دانیم،مغز ما به صورت منظم نیاز به استراحت دارد، بنابراین زمان هایی را به استراحت اختصاص بدهید.
در این راستا می توانید از تکنیک پومودورو استفاده کنید که یکی از مؤثرترین تکنیک های مدیریت زمان است. حتی می توانید به پیاده روی کوتاهی بروید، فصلی از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید یا خودتان را به یک فنجان قهوه دعوت کنید.
البته زمانی که شما انرژی کافی برای ادامه دادن را دارید، مانعی برای تمام کردن کار وجود ندارد. اما هرگز این را تبدیل به عادت نکنید، چرا که در طولانی مدت باعث خستگی می شود و خلاقیت شما را کاهش می دهد. حتی اگر کارمند هم باشید، داشتن زمان استراحت کافی حق شماست، بنابراین سعی کنید به بهترین نحو از آن استفاده کنید.
نه گفتن را تمرین کنید
اگر واقعاً نمی توانید یا انجام کاری برای شما سخت است، نه گفتن را تمرین کنید. واضح است که شما نمی توانید تمام خواسته های دیگران را برآورده کنید. انجام هرکاری از شما وقت و انرژی می گیرد، بنابراین مجبور نیستید همه افراد را از خود راضی نگه دارید. پس از روی محبت و حس انسان دوستانه خود را به غذاب نیاندازید و خیلی محترمانه و قاطعانه درخواست ها را رد کنید.
حواس پرتی ها را از خود دور کنید
نوتیفیکیشن ها، پیام ها، ایمیل ها و همکارانی که دائماً در حال صحبت هستند، باعث حواس پرتی شما می شوند. راه های زیادی برای حفظ تمرکز وجود دارند که یکی از کاربردی ترین راه کارها قرار ندادن گوشی در دید یا غیرفعال کردن رسانه های اجتماعی حین انجام کارها است.
اما بهترین راه برای رسیدن به تمرکز واقعی، زمانی است که شما حضور خود را در رسانه های اجتماعی به حداقل برسانید. در حقیقت این رسانه ها در مقابل زمان زیادی که می گیرند، ارزش زیادی برای زندگی شما به ارمغان نمی آورند. بنابراین یکی از مؤثرترین تکنیک های مدیریت زمان، جلوگیری از بیهوده چرخ زدن در فضای مجازی است.
هدف گذاری کنید
تنها با داشتن هدف می توانید مشخص کنید، چه چیزی می خواهید یا چه مسیری را باید طی کنید. اهداف نقش مهمی را در مدیریت زمان دارند. بنابراین کلید اصلی برای استفاده کامل از مؤثرترین راه کارهای مدیریت زمان تعیین هدف های مشخص است. همچنین می توانید اهداف بزرگتر را به هدف های ماهانه کوچکتر تقسیم کنید تا خیلی بهتر از پس انجام آن ها بربیایید.
برای مثال اگر تصمیم گرفته اید، امسال بوتیک لباس خود را راه اندازی کنید و هدف شما رسیدن به درآمد ۵۰ میلیون در ماه است، هدف های شما می تواند به صورت زیر باشد.
- بستن قرارداد با دو عمده فروش
- استخدام یک کارآموز برای کمک در فروش
- پیدا کردن بازاری مناسب برای فروش محصولات
اهداف می توانند پله هایی برای هدایت شما باشند و مسیر را برای رسیدن به موفقیت هموار کنند. همچنین تعیین هدف از مؤثرترین تکنیک های مدیریت زمان محسوب می شود.
همزمان چند کار را با هم انجام ندهید
یکی از ویژگی هایی که بسیاری از شرکت ها در هنگام استخدام از کارمندهای خود انتظار دارند، داشتن توانایی انجام چندکار به صورت همزمان است. در صورتی که به هیچ وجه این فرآیند مورد تأیید متخصصان نیست. در واقع حقیقت این است که انجام چند کار همزمان با هم به مغز ما آسیب وارد می کند.
شاید به نظر برسد، انجام چندکار به طور همزمان در دسته مؤثرترین تکنیک های مدیریت زمان قرار بگیرد، اما بالعکس باعث کاهش نتایج مثبت می شود. بر اساس مطالعاتی که در دانشگاه آکسفورد در این زمینه انجام شده است، مغز افرادی که سعی دارند چندکار را به طور همزمان انجام دهند، نمی تواند مسائلی که بهم مرتبط نیستند را جداسازی کند.
به این صورت که مغز شما با انبوهی از اطلاعات روبه رو می شود و توانایی دسته بندی اطلاعات را در مدت زمان کوتاه ندارد. علاوه بر این به علت درگیری های ذهنی عملکرد به شدت پایین می آید و سرعت انجام کارها بسیار کند می شود. بنابراین همیشه کارهای خود را تمام و سپس کار دیگری را شروع کنید.
زمان مشخصی را برای هرکاری در نظر بگیرید
تا به حال توجه کرده اید چقدر برای هرکاری وقت می گذارید؟ برای شما هم پیش آمده که بعضی از کارها بیشتر طول کشیده و در انتها زمان کافی برای انجام بقیه کارهایتان نداشته اید؟ معمولاً افراد نمی دانند در روز چند ساعت برای انجام کارها وقت می گذارند. اگر برای این کار هم برنامه ریزی کنید، می توانید از ساعات خود بهترین بهره را ببرید.
ساده ترین روش، استفاده از اپلیکیشن های مدیریت زمان است. این برنامه ها به شما کمک می کنند تا برای انجام هر کاری زمان مشخصی داشته باشید و بیش از اندازه وقت و انرژی خود را برای بعضی از کارها هدر ندهید. در نتیجه هر کاری را در محدوده زمانی خودش انجام می دهید و در انتها به تمام اهداف روزانه خود می رسید.
روتین صبحگاهی داشته باشید
اولین کاری که بعد از بیدار شدن از خواب انجام می دهید چیست؟ بسیاری از ما قبل از خواب و بعد از بیدار شدن را صرف چک کردن فضای مجازی می کنیم. این کار بسیار اشتباه است، چرا که مغز ما بعد از بیدار شدن آماده دریافت اطلاعات است. بنابراین وارد کردن اطلاعاتی که در انجام کارهای روزانه به ما کمکی نمی کنند، تنها کارایی مغز ما ر ا کاهش می دهند.
در واقع داشتن یک شروع خوب در اول صبح به شما نیرو می دهد و تأثیر مستقیمی بر کیفیت و نتایج کارهای روزمره شما دارد. بنابراین سعی کنید، بعد از بیدار شدن، روی کارهای کوچکی مانند تمیز کردن تخت خواب و خوردن صبحانه سالم تمرکز کنید. به علاوه داشتن یک روتین مناسب صبحگاهی به قدری حال شما را جا می آورد که تمام طول روز را با انرژی بگذرانید.
ورزش کنید
ورزش کردن یک راه عالی برای افزایش سطح انرژی است. همچنین یکی از بهترین راه ها برای خلاص شدن از استرس ها و نگرانی های ناشی از اتفاقات روزمره است. در واقع با ورزش کردن افکار منفی را از خود دور و ذهن خود را پاک سازی می کنید.
دویدن یکی دیگر از راه های بالا بردن سطح انرژی است. پس کتونی های خود را از کمد بیرون بیاورید و آماده دویدن شوید. به مرور زمان خواهید دید که ورزش منظم تا چه اندازه در بالا بردن کارایی مغز شما نقش بسزایی دارد و چرا یکی از مؤثرترین تکنیک های مدیریت زمان محسوب می شود.
از ابزارها استفاده کنید
در دنیای پیشرفته امروزی ابزارها بخش جداناپذیری از زندگی ما هستند. برای اینکه بتوانید به طور کامل زمان خود را مدیریت کنید، از اپلیکیشن های زیر برای انجام کارهای روزانه خود استفاده کنید.
- نرم افزارهای مدیریت زمان: این نرم افزارها به شما کمک می کنند، زمان انجام کارها را مدیریت کنید و هر پروژه ای را در زمان مشخص شده به اتمام برسانید.
- اپلیکیشن To-Do-List: به شما این امکان را می دهد، برای هفته کاری پیش رو برنامه ریزی کنید و اهداف هفته را مشخص کنید.
- نرم افزار مدیریت پروژه: بسیاری از اپلیکیشن های مدیریت زمان ویژگی مدیریت پروژه را دارند. از این ویژگی ها برای مدیریت بهتر پروژه های خود استفاده کنید.
- اپلیکیشن های ارتباطی: از اپلیکیشن های Skype، Zoom، Slack یا HeySpace به عنوان ابزارهای ارتباطی استفاده کنید و سرعت انجام کارهای خود را بالا ببرید.
- اپلیکیشن هایی که باعث ایجاد عادت های خوب می شوند: برنامه Habitica یکی از بهترین ها در این زمینه است.
بنابراین استفاده از اپلیکیشن های مفید برای جذب موفقیت یکی دیگر از مؤثرترین تکنیک های مدیریت زمان محسوب می شود.
به خودتان پاداش دهید
آیا زمانی که کار یا پروژه ای را به اتمام می رسانید، برای خود جایزه ای در نظر می گیرید؟ البته نیازی به صرف هزینه نیست، این جایزه می تواند یک فنجان قهوه یا گوش کردن به یک موسیقی لذت بخش باشد.
استیسی جانا، مدیر پروژه در Best Reviews List بیان می کند:” پاداش های کوچک راهی عالی برای تقویت انگیزه در خود هستند، مانند خرگوشی که هویج بسته شده به گوشش را دنبال می کند. شاید کمی عجیب به نظر برسد، اما زمانی که به شادی و رضایت بعد از کار فکر می کنید، متوجه خواهید شد که ارزشش را دارد. بنابراین در بین کارها قدم بزنید، خواب کوتاهی داشته باشید یا فصلی از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید.”
روابط موفق داشته باشید
داشتن ارتباطی مناسب در هر زمینه از الزامات پیشبرد اهداف است. بنابراین در هر زمینه ای که با افرادی دیگر برخورد دارید، حتماً روی روابط خود و نحوه ارتباط گیری با دیگران تمرین کنید. همچنین با دیگران به وضوح صحبت کنید و آن ها را متوجه وظیفه خود کنید. اگر برنامه ها یا مقصود خود را به طور کامل بیان نکنید، افراد وظایف خود را به خوبی درک نمی کنند و همین امر موجب بروز سوءتفاهم ها می شود.
شما می توانید از ابزارهایی که در بالا اشاره کردیم استفاده کنید. با استفاده از اپلیکشن ها خیلی راحت پیام های خود را انتقال و در وقت خود صرفه جویی کنید.
کلام آخر
آیا می توانید زمان خود را به درستی مدیریت کنید؟ یا هنوز در حال مبارزه با بی حوصلگی ها و تنبلی های درونتان هستید؟ به شما پیشنهاد می کنیم از مؤثرترین تکنیک های مدیریت زمان استفاده کنید و تأثیرات مثبت آن ها را در زندگی خود مشاهده کنید.
بنابراین برای زمانتان ارزش قائل شوید و آن را بیهوده هدر ندهید. شاید چند ساعت در طول روز به نظر مفید نیاید. اما شما با همین چند ساعت در هفته می توانید بسیاری از کارهایی که تا الان نمی توانستید انجام دهید را به برنامه خود اضافه کنید. در نتیجه زمان خود را مدیریت کنید تا موفقیت از آن شما باشد.
منابع:
