برنامه ریزی چیست؟ چه چیزهایی در مورد برنامه ریزی می دانید؟
به طور حتم تاکنون در مورد برنامه ریزی و اهمیت آن شنیده اید. از زمانی که به مدرسه می رویم و بعد از آن برای کارهای خانه و حتی شغلمان با برنامه ریزی آشنا هستیم، اما به راستی برنامه ریزی چیست؟
اگر ما فردی قانونمند باشیم و برای انجام مسئولیت های روزانه خود در طول روز به طور حتم از برنامه ریزی استفاده می کنیم. استفاده از برنامه ریزی باعث می شود که ما به صورت موثری در انجام کارهای روزمره موفق باشیم. همچنین برنامه ریزی کردن استرس های برآمده از آشفتگی فکری برای انجام کارهای روتین و آتی ما را کاهش می دهد.
مفهوم برنامه ریزی چیست چه کاربردی دارد؟
برنامه ریزی این امکان را به ما می دهد که به جای اینکه در اتفاقات آینده غرق شویم بتوانیم آن را مدیریت کنیم و به آینده فرمان بدهیم. برای اینکه اطمینان خاطر داشته باشیم و ریسک کارهای خود را کمتر کنیم، بهتر است در دنیای پرسرعت و پرتلاطم امروز از برنامه ریزی استفاده کنیم و برای هدف هایمان طرح های احتمالی درست کنیم.
برنامه ریزی و طراحی برای آینده توسط مدیران باعث بهبود عملکرد سازمانی می شود. بسیاری یک طرح را یک دوره عملیاتی موفق تعریف می کنند که برای انجام کارهای آینده طراحی شده است. برنامه ریزی یک وظیفه رهبری و مدیریتی است که به دور از منشا، ماهیت و اندازه هر سازمانی باید انجام شود.
اما سؤال اینجاست که برنامه ریزی چیست؟ برنامه ریزی یک آیین صرف است در محیطی که به سرعت تغییر می کند اما، گاهی در دنیای متلاطم امروز با تغییرات سریع و بسیار در محیط های اقتصادی و غیراقتصادی برنامه ریزی ها معمولاً درست از آب در نمی آیند.
این سرعت از تغییرات فرض ها و پیش فرض ها ما را برای انجام طرح های آینده دچار تردید می کند. پیش بینی شرایط در همچین وضعیتی بسیار دشوار است و باعث می شود برنامه ریزی ها سودمند نباشند. حتی گاهی بهترین برنامه ریزی ها به خاطر ناپایدار بودن شرایط محیطی و فرضیاتی که بر اساس آن ها برنامه ریزی شده است، با شکست مواجه شوند.
بنابراین برنامه ها باید بارها و بارها در محیط ها و شرایط ناپایدار بازنگری شوند. درست است که تغییرات محیطی، دقت و اطمینان برنامه ریزی را کاهش می دهد اما برنامه ریزی که از قبل انجام شود بسیار بهتر از برنامه ریزی است که در هنگام بحران انجام می شود. هنگامی که با اتفاقات و بحران های مختلف روبرو می شویم اگر برنامه ریزی نداشته باشیم خود را به دست حوادث می سپاریم.
در این شرایط است که سازمان هیچ گونه راهنمایی ندارد و به قول معروف بادی به هر جهت است و نمی تواند از تغییرات جان سالم به در ببرد. سازمان ها می توانند با برنامه ریزی با چالش ها و خطرات احتمالی روبرو شوند. به کارگیری برنامه ریزی جذب موفقیت، روابط موفق و رشد فردی را در پی دارد.
اقداماتی برای تاثیرگذاری بیشتر برنامه ریزی
در ادامه ما نکاتی را به شما یادآور می شویم که به وسیله آن بتوانید بیشترین استفاده را از برنامه ریزی داشته باشید. رعایت این نکات امنیت خاطر بیشتری به شما می دهد.
- برنامه ریزی نباید به شانس و یا احتمالات واگذار شود بلکه باید در یک چارچوب معین و با درکی درست از شرایط انجام شود.
- برنامه ریزی باید در ابتدای کار انجام شود و در رأس تمامی امور باشد. حمایت مدیریت از برنامه ریزی، در آینده آن سازمان تأثیر بسزایی دارد.
- برای اینکه بهترین برنامه ریزی ممکن را داشته باشیم بهتر است این کار به صورت مشارکت گسترده تر در تدوین و اجرای طرح ساماندهی شود.
- راهکارها، اهداف، پیش فرض ها، خط مشی ها و مکان باید به درستی ابلاغ و مشخص شوند.
- برنامه ریزی های کوتاه مدت باید با برنامه ریزی بلندمدت ادغام شوند و توجه داشته باشید روی اهداف کوتاه مدت متمرکز باشید و سرمایه گذاری کنید.
- برنامه ریزی باید قابل انعطاف باشد یعنی شامل آگاهی و پذیرش تغییر باشد.
- باید سیستم باز باشد و نظارت به صورت پیوسته در محیط انجام شود.
تعاریف مختلف برنامه ریزی
برنامه ریزی قسمت مهمی از مدیریت است و اما به راستی برنامه ریزی چیست؟
یکی از اولین و حیاتی ترین کارکردهای مدیریت برنامه ریزی است. برنامه ریزی به عنوان پایه و اساس برای سایر وظایف مدیریت است. برنامه ریزی باعث دیدن افق های رو به جلو می شود و به اصطلاح فرآیندی است که در آن برای اهداف، استراتژی ها، سیاست ها و رویه ها برنامه ریزی می شود. همچنین برنامه ریزی به عنوان نقطه شروع در کارکردهای مدیریتی در نظر گرفته می شود.
برنامه ریزی در تعیین مسیرهای مختلف در پرتو اهداف و مقدمات سازمانی و سپس انتخاب بهترین جایگزین نقش اساسی دارد.
به عنوان تابعی از مدیریت پاسخ به سؤال برنامه ریزی چیست؟ توسط نویسندگان مختلف پاسخ داده شده است که به برخی از آنها می پردازیم.
تصمیم گیری یعنی پر کردن شکاف از جایی که هستیم به جایی که می رویم. یعنی تصمیم گیری در مورد انجام چه کاری، توسط چه کسی، چه زمانی و نحوه انجام کار پیش از آغاز هر کاری.
برنامه ریزی فرآیندی است که برای اقدام هوشمندانه لازم است و این تصمیم بر پایه تفکر، آینده نگری، تجربه و چشم انداز مبتنی بر واقعیت است.
برنامه ریزی مدیریت فرآیندی است که شامل توسعه پیش بینی ها، اهداف، سیاست ها، رویه ها، برنامه و بودجه ها است.
برنامه ریزی بهترین عمل قبل از تصمیم گیری در مورد آنچه که باید انجام شود است. هنگامی که یک مدیر برنامه ریزی می کند به راستی یک مسیر عملی برای تحقق اهداف خود در آینده، با ساختار هماهنگ پیدا کرده است.
برنامه ریزی یک استعداد ذهنی برای پیدا کردن روشی برای انجام کارها به شیوه ای منظم، فکر کردن پیش از اقدام و عمل در پرتو واقعیت به جای حدس و گمان است.
برنامه ریزی فرآیند فکری خواستار است که مستلزم آن است که ما مسیرهای عملی برای رسیدن به هدف را بیابیم و این تصمیمات را بر اساس برآوردها، هدف و دانش اتخاذ کنیم.
ماهیت برنامه ریزی
راه های بسیار زیاد ی برای انجام و اتمام کار وجود دارد و برنامه ریزی شما را قادر می سازد یکی از راه های موجود را برای رسیدن به موفقیت انتخاب کنید. به طور کلی ماهیت برنامه ریزی به صورت زیر خلاصه می شود.
برنامه ریزی اولیه
یکی از اصلی ترین کارهای مدیریت برنامه ریزی است زیرا مدیر می خواهد به روش بهتری به اهداف از پیش تعیین شده برسد و این نکته ضروری است که بدانید برنامه ریزی کارکرد اصلی همه کارکردهای دیگر است. از جمله وظایف مدیر برنامه ریزی، سازماندهی کارکنان، هدایت و کنترل اهداف و کارمندان است. این یکی از بهترین دلایل در پاسخ به برنامه ریزی چیست است.
برنامه ریزی به اهداف کمک می کند
برنامه ریزی و اهداف با یکدیگر ارتباط تنگاتنگی دارند و در یک راستا هستند. ما معمولاً بر پایه اهدافمان برنامه ریزی می کنیم و اگر هدفی وجود نداشته باشد برنامه ریزی تنها یک تمرین ذهنی خواهد بود و فایده ای ندارد. برنامه ریزی ما را در رسیدن به اهداف یاری می کند.
برنامه ریزی یک فعالیت فکری است
برنامه ریزی یک تمرین فکری است چرا که شما پیش از تصمیم گیری باید به بهترین راه جایگزین و مناسب ترین گزینه فکر کنید و این شامل پیش بینی حوادث ناگوار آینده است که ممکن است بر عملکرد روان سازمان تأثیر بگذارد.
ثمردهی برنامه ریزی در بهره وری بالاتر
کارایی برنامه ریزی بسیار مهم است و این مقدار بر اساس نسبت های ورودی و خروجی اندازه گیری می شود. این رابطه ورودی و خروجی نه تنها بر پایه پول بلکه بر حسب ساعات کار و واحدهای تولیدی تعیین می شود. در این میان درصد رضایت مندی فرد و مشتری نیز بسیار حائز اهمیت است. تجربه نشان می دهد هر چقدر درصد رضایت مندی افراد بیشتر باشد، کارگران به تولید بیشتر در مدت زمان مشخصی ترغیب می شوند.
برنامه ریزی یک فعالیت مستمر است
برنامه ریزی در تمامی عملکردها مورد نیاز است و تنها با ایجاد یک کسب و کار به پایان نمی رسد. زمانی که شما یک شرکت بازرگانی را راه اندازی می کنید برای ادامه کار باید تصمیمات مهم و خاصی اتخاذ شود و برنامه ریزی برای اجرای این تصمیمات ضروری است.
بسیاری از تصمیمات در طول دوران کسب و کار گرفته می شود از این روی تصمیم گیری به صورت یک فرآیند مستمر در جریان کار وجود دارد و برای متمرکز بودن روی هدف و پیشرفت به آن نیاز دارید.
برنامه ریزی انعطاف پذیر است
در حین برنامه ریزی و فکر کردن به اینکه برنامه ریزی چیست شما پیش از اتخاذ تصمیم، بهترین گزینه را انتخاب می کنید. این تصمیم شما بر پایه برآوردها و مفروضات شماست که اگر شرایط محیطی از جمله اقتصاد دچار تغییر شوند ممکن است تصمیم شما غلط از آب درآید. احتمال لاگ مرده در کارکردهای مدیریت وجود دارد. برنامه ریزی یک تطابق و جایگزین با شرایط آینده است که این امکان را به شما می دهد تا متناسب با شرایط جدید بهترین تصمیم را بگیرید.
وحدت و انسجام
مدیران هر بخش در هر زمان از برنامه ریزی استفاده می کنند. این برنامه ریزی ها برای رسیدن به اهداف صورت می گیرد. به عبارت دیگر مدیران بخش های مختلف بر اساس خط و مشی سازمان در هر قسمت برنامه ریزی می کنند. این کار به صورت هماهنگ باعث می شود تا مدیران به صورت یکپارچه به اهداف خود برسند.
برنامه ریزی برای همه مشترک است
در یک واحد تجاری برنامه ریزی برای همه یکسان و مشترک است. ما در هر مرتبه ای که باشیم متناسب با آن باید برنامه ریزی کنیم. برای نمونه مدیرعامل چون در جایگاه بالاتری قرار دارد باید بهترین راه ها و خط و مشی را برای سازمان در نظر بگیرد و فردی که سرکارگر است باید بداند چگونه کار را بین زیر دستان خود تقسیم کند پس در این رابطه به اهمیت برنامه ریزی چیست پی می بریم.
مبنای اصلی تمام وظایف مدیریتی
برنامه ریزی جزء ضروری از امور مدیریت است و باید در تمامی سطوح مدیریت انجام شود. اگر شما مدیر ارشد هستید باید به برنامه ریزی استراتژیک توجه کنید. همین طور مدیریت مبانی به برنامه ریزی اداری و مدیریت سطح پایین به برنامه ریزی عملیاتی می پردازد. بیشترین ارزش برنامه ریزی به ایجاد هماهنگی آن برمی گردد. هماهنگی بدون برنامه ریزی امکان پذیر نیست.
در نظر گرفتن عوامل محدودکننده
برنامه ریزی باعث می شود تا شما دید بازتری نسبت به فعالیت های پیش رو داشته باشید و عوامل محدود کننده را شناسایی کنید. باید بدانید برنامه ریزی هر طرحی با شناخت عوامل محدودکننده انجام می شود. این عوامل محدودکننده و موانع می توانند پول، ماشین آلات، مواد با کیفیت و نیروی کار ماهر باشد. مدیر خوب برای هر یک از این مسائل برنامه ریزی می کند و راه حلی دارد.
اهمیت برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی شرط بسیار مهمی در مدیریت کارا است. برنامه ریزی به دستیابی به اهداف سازمان ها و نهادها کمک شایانی می کند، بنابراین اولین و ضروری ترین فعالیت در همه سازمان ها است. برنامه ریزی از راه های زیر به سازمان ها کمک می کند.
شفاف سازی اهداف
برنامه ریزی باعث می شود تا اهداف روشن، واضح و مشخص باشند. همچنین به عنوان یک راهنما ما را در تصمیم گیری برای شرایط کنونی و آینده یاری می دهد. برنامه ریزی کمک می کند تا در مسیر درست حرکت کنیم و از این رو جهت گیری مشخصی را به ما نشان می دهد تا بدانیم چه کاری را در چه زمانی انجام دهیم.
مبنایی برای کنترل است
بدون برنامه ریزی دقیق چیزی را نمی توان کنترل کرد. طرح هایی که ما ارائه می دهیم به عنوان معیاری برای اندازه گیری عملکرد استفاده می شوند. به راستی اگر بپرسند اهمیت برنامه ریزی چیست باید بگوییم برنامه ریزی استاندارد هایی ارائه می دهد که به وسیله آن بتوانیم عملکرد واقعی خود را از دیگر مواردی که اهمیت برنامه ریزی را نشان می دهد می توان به اقتصادی بودن آن، آسان کردن تصمیم گیری، بهبود کارایی عملیات، بهبود روحیه، هماهنگی مؤثر، برنامه ریزی، نوآوری و خلاقیت اشاره کرد.
کلام آخر
امروزه اکثر افراد برای کنترل شرایط و بهره وری بیشتر از اوضاع به برنامه ریزی روی آورده اند، اما سؤال اینجاست که برنامه ریزی چیست و چرا اهمیت دارد. در پاسخ به این سؤال می توان گفت برنامه ریزی ورودی و خروجی کار را مد نظر قرار می دهد و اطمینان خاطر را افزایش می دهد.
منابع:
https://economicsdiscussion.net/management/planning-managment/planning-introduction/32333
