مدیریت زمان چیست؟
در عصر جدید فهرست کارهایی که به نظر می رسد هر روز طولانی تر می شود، نشان دهنده مدیریت زمان است. این طولانی شدن، تجربیاتی را به همراه دارد که هم در زندگی و هم در کار بسیار رایج هستند.
با فرا رسیدن سال جدید، بسیاری از مردم جسورانه تلاش می کنند که اهدافی را برای مدیریت بهتر زمان، بازدهی بیشتر و تمرکز بر آنچه مهم است، محقق کنند. اهداف توسعه مانند این در واقع برای موفقیت شغلی مهم هستند.
پس چگونه مدیران زمان بهتری شویم؟ مطمئناً هیچ کمبودی در مشاوره وجود ندارد. کتاب ها و وبلاگ ها، هک ها و برنامه ها، همه برای تقویت مدیریت با مجموعه ای از ابزارهای آماده ایجاد شده اند. در ادامه در این باره سعی می کنیم موشکافی دقیقی را انجام دهیم.
مدیریت زمان و ریزه کاری ها
با این حال، ناامید کننده ترین واقعیت برای افرادی که سعی در بهبود زمان خود دارند، این است که مهم نیست این ابزارها چقدر مؤثر طراحی شده باشند، بعید است که کار کنند. به بیان ساده، این ابزارها مجموعه مهارت های اساسی فرد را فرض می کنند، اما مهارت هایی که شامل مدیریت اساسی هستند، بر اثربخشی هر ابزار یا برنامه ای مقدم هستند.
به عنوان مثال، آیا کسی به طور جدی انتظار دارد که خرید مجموعه خوب از چاقوها، تجهیزات پیشرفته آشپزخانه و مواد اولیه تازه، فوراً شخصی را به سرآشپز پنج ستاره تبدیل کند؟ قطعاً نه. به طور مشابه، استفاده از برنامه زمان بندی بدون مهارت های پیش نیاز مدیریت زمان بعید است که نتایج مثبت را ایجاد کند.
خوشبختانه، تحقیقات زیادی وجود دارد که به مهارت هایی می پردازد که زیربنا مدیریت هستند. در اینجا، مدیریت در حوزه زمان به عنوان فرایند تصمیم گیری تعریف می شود که زمان فرد را با شرایط محیطی در حال تغییر ساختار، محافظت و تنظیم می کند. سه مهارت خاص، موفقیت را از شکست جدا می کند که به شرح زیر خواهد بود.
- آگاهی: تفکر واقع بینانه در مورد زمان خود با درک آن یک منبع محدود است.
- ترتیب: طراحی و سازماندهی اهداف، برنامه ها، برنامه ها و وظایف خود برای استفاده مؤثر از زمان.
- سازگاری: نظارت بر استفاده از زمان در حین انجام فعالیت ها، از جمله تطبیق با وقفه ها یا تغییر اولویت ها.
از میان این سه مهارت، چیدمان احتمالاً آشناترین است، به خصوص با توجه به اینکه اکثر برنامه ها و هک ها با زمان بندی و برنامه ریزی سروکار دارند. با این حال، شناخت گسترده ای از مهارت های آگاهی و سازگاری وجود ندارد.
این پرسش های کلیدی را در مورد چگونگی عملکرد این مهارت ها از منظر رشد فردی و موفقیت ایجاد می شود. آیا به یک اندازه مهم هستند؟ آیا تسلط بر برخی برای مردم دشوارتر است؟ آیا برخی نادرتر از دیگران هستند؟
سنجش مهارت های مدیریت زمان
آزمایشی که در دانشگاه استمفورد انجام شده است به این صورت خواهد بود که به شرکت کنندگان نقش 1 طراح آزاد داده شد و آن ها باید وظایف و روابط با مشتریان و همکاران را در پلتفرم ارتباطی کامل با ایمیل ها، پیام های فوری، فایل های درایو ابری و غیره مدیریت می کردند.
سنجش مدیریت زمان
مشکلاتی که باید با آن مواجه می شدند، شامل رسیدگی به تعارضات زمان بندی، اولویت بندی خواسته های مشتری و تصمیم گیری در مورد نحوه استفاده یا عدم استفاده بود. شواهد چندین یافته قانع کننده را نشان داد.
نکته اول
هر سه مهارت به طور مساوی برای عملکرد کلی اهمیت داشتند؛ بنابراین، تنها بهبود زمان بندی و برنامه ریزی یعنی مهارت های چیدمان، دو سوم شایستگی لازم برای مدیریت مؤثر زمان را نادیده می گیرد. این ممکن است توضیح دهد که چرا امتحان کردن ابزاری جدید بسیار ناامیدکننده است و پس از آن احساس می کنید که هرگز واقعاً به سمت مدیریتی عالی حرکت نکرده اید.
نکته دوم
مردم بیشترین مشکل را با مهارت های آگاهی و سازگاری داشتند، جایی که نمرات ارزیابی به طور متوسط 24 درصد کمتر از مهارت های ترتیب بود. این شواهد نشان می دهد که آگاهی و سازگاری نه تنها مهارت های کمیاب تر هستند، بلکه توسعه طبیعی بدون مداخلات مستقیم دشوارتر است.
علاوه بر این، مهارت های آگاهی محرک اصلی چگونگی اجتناب افراد از اهمال کاری و مهارت های انطباق محرک اصلی در اولویت بندی فعالیت ها بود.
نکته سوم
سومین مورد این است که نتایج در تضاد با توصیه های رایج در مورد فضیلت یا مضرات چند وظیفه ای بود. در یک نظرسنجی پس از آزمایش پرسیده شد که پاسخ دهندگان چه احساسی در مورد چند وظیفه ای دارند.
شواهد نشان داد که ترجیحات آنان برای این موضوع در واقع با مهارت های مدیریت زمان ارتباطی نداشت. اینکه افراد چقدر خوب یا ضعیف زمان خود را مدیریت می کردند، ربطی به ترجیحاتشان برای چند کار نداشت.
بنابراین، توجه گسترده ای که اغلب به انجام چند کار توسط کسانی که ترفندهای مدیریت را ارائه می دهند، بعید است که موفقیت واقعی را به همراه داشته باشد.
نکته چهارم
کاملاً واضح بود که افراد در ارزیابی مهارت مدیریت خودشان اصلاً دقیق نیستند. برای مثال، کمتر از 1% از خود رتبه بندی افراد با نمرات مهارت عینی آنها هم پوشانی دارد. علاوه بر این، خود رتبه بندی تنها حدود 2 درصد از تفاوت ها را به خود اختصاص داده است. مهارت های واقعی این نتایج بازتاب کار قبلی در مورد عدم خودآگاهی دقیق افراد در مورد شایستگی هایشان است و اینکه چگونه این امر مانع از تغییر و توسعه رهبری می شود.
چگونه مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود بخشید
بنابراین چگونه افراد می توانند خود را برای تبدیل شدن به مدیران زمان بهتر آماده کنند؟ انجام این کار ابتدا مستلزم این است که کجا تمرکز کنید. فرو رفتن عمیق تر در سطح مهارت فعلی خود تنها راه واقعی برای پاسخ به این سوال است. سه مرحله وجود دارد که می توانید برای شروع تلاش های بهبود خود بردارید.
خودآگاهی دقیق از خود ایجاد کنید. این را می توان با استفاده از ارزیابی های عینی مانند یک شبیه سازی، جستجوی بازخورد از دیگران مانند همسالان یا رئیس خود یا ایجاد یک خط پایه از رفتارهایی که پیشرفت ها را بر اساس آن ارزیابی می کند، انجام داد.
بهبود مهارت مدیریت زمان
بدانید که ترجیحات مهم هستند، اما نه اینکه چگونه فکر می کنید. خودآگاهی از ترجیحات یا شخصیت مرتبط با بررسی زمان مهم تر است، اما به یاد داشته باشید که مهارت ها، نه شخصیت، انعطاف پذیرترین ویژگی های شخصی هستند و بیشترین بازگشت سرمایه را در تلاش های خود بهبود می دهند.
مهارتی را که برای بهبود آن نیاز دارید، شناسایی و اولویت بندی کنید. اگرچه این امر بدیهی به نظر می رسد، نکته کلیدی در اینجا اجتناب از خودسازی این خواهد بود که عمق یک اینچ، اما عرض 1 مایل است، جایی که تلاش ها در بسیاری از نیازها بسیار نازک است.
بهترین کار این است که توسعه مهارت خود را در اولویت قرار دهید، ابتدا روی فوری ترین نیاز به مهارت تمرکز کنید و سپس به مرحله بعدی بروید.
تعدادی تاکتیک مبتنی بر شواهد برای افزایش مهارت های وجود دارد. در زیر چند نمونه آورده شده است. باز هم، درک این نکته ضروری است که تاکتیک ها برای توسعه مهارت های اساسی شما هستند که در نهایت زمان سنجی را بهبود می بخشد. حواستان باشد که اجرا ساده این تاکتیک ها هدف نهایی نیست.
توسعه مهارت های آگاهی
اثربخشی با کارایی متفاوت است، به طوری که اثربخشی مربوط به انجام کارها به خوبی است و کارایی مربوط به انجام سریع کارها است. هر دو انتقادی هستند. پیگیری کارآمدی به خاطر خود نتیجه معکوس دارد.
زمان اوج عملکرد خود را پیدا کنید
روز معمولی خود را به سه الی چهار بازه زمانی تقسیم کنید و در طول هفته، این اسلات ها را از بیشترین به کمترین بازدهی خود مرتب کنید. پربازده ترین کارایی اوج است.
با زمان خود طوری رفتار کنید که انگار پول است. بودجه زمانی ایجاد کنید که به جزئیات نحوه گذراندن ساعات خود در طول 1 هفته معمولی بپردازید. زمان را به زمان ثابت (کارهایی که باید انجام داد) و زمان اختیاری (می خواهم انجام دهم) طبقه بندی کنید.
مدیریت زمان و اوج عملکرد
زمان بندی را امتحان کنید و مدت زمانی را که برای انجام کارها با ضرب الاجل های بسیار واضح صرف کرده اید، به جا زمان باقی مانده، یادداشت کنید.
ارزیابی انجام دهید که چقدر زمان را واقع بینانه ارزیابی می کنید. پس از اتمام پروژه، ارزیابی را مجدد بکنید که چقدر طول می کشد و واقعاً چقدر طول کشیده است.
چشم انداز زمان آینده را در نظر بگیرید. به این فکر کنید که وظایفی که در حال حاضر انجام می دهید، چگونه در آینده کمکتان می کند یا به شما آسیب می رساند. به عنوان مثال، وظایف پروژه امروز چگونه بر وظایف هفته آینده تأثیر می گذارد؟
از اشتباه “هزینه غرق شده” اجتناب کنید
هنگامی که فکر می کنید، ممکن است زمان زیادی را برای فعالیتی صرف کنید، به عقب برگردید و اهمیت آن را ارزیابی کنید. به عنوان مثال، اینکه نتیجه چقدر ارزشمند است، چه کسی در صورت تمام شدن یا ناتمام شدن آن تحت تأثیر قرار می گیرد.
مدیریت زمان و اشتباهات
توسعه مهارت های چیدمان در مورد سازماندهی کارتان برای کنترل بهتر زندگی نیست، بلکه در مورد کنترل زندگی خود و سپس ساختاردهی کار خود حول آن است. اولویت بندی فعالیت ها و تعهدات تنها فهرست کردن وظایف، فهرست کارها و جلسات نیست و کافی نخواهد بود.
اجتناب از اثر اضطراری اطلاق کردن
فوریت و اهمیت مفاهیم مرتبط اما متمایز هستند. وظایف فوری نیاز به اقدام سریع دارند، در حالی که وظایف مهم عواقب مهم تر و بلندمدتی دارند. کارهایی که هم فوری و هم مهم هستند، باید ابتدا انجام شوند.
استفاده از تقویم
تاریخ های مقرر برای وظایف و قرار ملاقات ها را یادداشت کنید. این کار را بلافاصله زمانی که برنامه ریزی یا درخواست می کنید، انجام دهید. برچسب ها یا ورودی های کد رنگی برای قسمت های مختلف مانند محل کار، مدرسه، زندگی و غیره جذاب و کارساز است.
مدیریت زمان و تقویم
زمان محافظت شده را برنامه ریزی کنید. همچنین قرارهای تقویمی با خود بگذارید که از زمان بی وقفه برای اختصاص دادن به مهم ترین پروژه های خود اطمینان حاصل کنید.
کاهش خطاهای دست کم گرفتن
هنگام تنظیم برنامه، از سمتی بی طرف بخواهید که در مورد زمان مورد نیاز پیش بینی شده بازخورد بدهد. با این کار قادر هستید که برنامه کاملا اصولی را وضع کنید.
کاهش اهداف
زمانی که برای رسیدن به هدفی که خیلی چالش برانگیز به نظر می رسد، تلاش می کنید، نسخه کمتر دشواری از هدف را تعیین کنید.
مدیریت زمان و کاهش اهداف
توسعه مهارت های سازگاری
این مهارت ها در موقعیت هایی آزمایش می شوند و توسعه می یابند که به طور طبیعی شامل فشار بالا و گاهی اوقات حتی بحران می شوند. چالش این است که چنین موقعیت هایی را بدون ناراحتی، اضطراب یا پرت شدن تمرکز مدیریت کنید. با این کار موفق شدن را به همراه خواهید داشت.
عادت دادن فردی
رفتارهای مدیریت زمان خود را به عادت هایی که قبلاً نشان داده اید، گره بزنید. مثلاً هر روز عصر که برای شام می نشینید، پیشرفت روزانه خود را پیگیری کنید. از تلاش های کوتاه مدت بهره ببرید. وقتی کارها زیاد به نظر می رسند، برنامه زیر را انجام دهید.
1- حداکثر تلاش برای فواصل 15 تا 30 دقیقه ای برای جلوگیری از اهمال کاری.
2- با برنامه های ردیاب زمان یا چک لیست آزمایش کنید. به یاد داشته باشید که هنگام استفاده از این ابزارها، سود باید بیشتر از هزینه باشد. سود باید بیشتر از زمان صرف شده برای استفاده از برنامه باشد.
3- در یادآوری خسیس نباشید. یادآورها باید دارای توضیحات مفصل باشند، نه یا دو کلمه که اهمیت کار، کیفیت مورد انتظار و غیره را توصیف نکند.
4- برنامه های اضطراری ایجاد کنید. هنگامی که نتایج احتمالی برنامه های خود را ترسیم می کنید، به بهترین حالت و دترین سناریو فکر کنید.
5- دنبال کاهش اتلاف وقت باشید. شکاف های زمانی مزاحم نشوید را ایجاد کنید و سایت های رسانه های اجتماعی را در زمان حیاتی کاری مسدود کنید.
سخن آخر
در این بخش تلاش کردیم با بیان راهکارها و برخی عادات فردی در موضوع مدیریت زمان، برایتان این صحبت را بگشاییم. در حقیقت زمان معقوله ساده ای نیست و کاربردی کردن این نحوه مدیریت اولویت دارد.
به هیچ وجه سهل انگاری نکنید و از تمام ابزار در جهت مدیریت بهره ببرید. حواستان باشد که نتایج الزاما در آغاز باب میلتان نیست، اما به مرور اصلاح خواهد شد.
منبع:
- https://toggl.com/track/time-management-tips/
