به عنوان فردی که تصمیم دارد در مسیر جذب موفقیت قدم بردارد، لازم است که با متدهای برنامه ریزی آشنا باشید. در واقع می توان گفت داشتن برنامه ای منسجم، مناسب، منطقی و صحیح مهم ترین بخش تلاش و پیشرفت است.
به همان اندازه که داشتن برنامه مهم است، روش تدوین آن نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. چرا که اگر برنامه نادرستی را در پیش بگیرید، نه تنها به شما کمکی نمی کند، بلکه باعث می شود که از آنچه دوست دارید به دست بیاورید، دور شوید.
آیا با روش های مختلف برنامه ریزی آشنا هستید؟ شما چه روشی را برای برنامه ریزی در زندگی خود به کار گرفته اید؟ در این مقاله شما را با رایج ترین متدهای برنامه ریزی که موفق واقع شده آشنا می کنیم. همچنین اهمیت برنامه ریزی صحیح و نقش آن در موفقیت شما را نیز بیان خواهیم کرد.
نقش برنامه ریزی در پیشرفت
به عنوان صاحب یک کسب و کار کوچک، هر روز با مسئولیت ها، مشکلات و در نهایت مسائل متعدد و متنوعی روبرو می شوید که نیازمند وقت است. در واقع هر مسئله ای که با آن روبرو می شوید نیازمند آن است که برایش وقت بگذارید و راه حل مناسبی را برای آن بیابید.
وقت ما در طول روز محدود است. همچنین نمی توانیم تمام ۲۴ ساعت روز را برای کار و شغل خود خرج کنیم. نیاز داریم که در طول روز برا خواب، خوراک و دوستان و خانواده خود وقت بگذاریم که زندگی سالمی داشته باشیم.
شما بدون در نظر داشتن سیستمی سازمان یافته و منظم برای پیش بردن مشکلات روزمره نمی توانید از پس تمام این مسائل بربیایید. داشتن برنامه مناسب به شما این امکان را می دهد که در هر روز بیشترین بهره وری را از خود نشان داده، به همه کارهای خود برسید و در نهایت احساس کفایت و خوبی نسبت به خود داشته باشید.
متدهای برنامه ریزی مختلف این امکان را به شما می دهد که نسبت به آنچه قرار است در طول روز با آن روبرو شوید آگاه باشید. همچنین زمان خود را به درستی استفاده کرده و آن را هدر ندهید. ایجاد ارتباطی مناسب بین کارهای روزانه و مقدار زمانی که در هر روز دارید تنها توسط برنامه ریزی صحیح ممکن است.
برنامه ریزی مناسب اطلاعات مفیدی را درباره مدیریت زمان و مدیریت کارهای روزانه به شما می دهد. شما می توانید با کنترل کافی این موارد، بهره وری خود را در هر روز افزایش دهید. چرا که شما دقیقا می دانید باید چه کاری را انجام دهید و چقدر برای انجام آن وقت دارید.
چرا برنامه ریزی مهم است؟
بیایید مسیر موفقیت را یک دریا فرض کنیم. در این دریا هر فرد یک کشتی دارد که می خواهد آن به ساحل جزیره مورد نظرش برساند. حال اگر فرد نداند که اکنون کجاست، جزیره در شمال اورست یا جنوبش و چگونه می تواند به ساحل برسد، آیا می تواند رسیدن خود به جزیره را تضمین کند؟
پاسخ این سوال قطعا خیر است. کاپیتان کشتی که شما باشید، نیاز به نقشه دارید. این نقشه به شما اطلاعاتی در مورد محل کنونیتان و آنجا که می خواهید بروید، می دهد. حال به زندگی عادی برمی گردیم. جزیره، هدف نهایی شما و نقشه برنامه ریزی شماست.
شما زمانی می توانید به نتیجه تلاش های خود امیدوار باشید که دقیقا بدانید در حال انجام چه کاری هستید و در نهایت این کار شما چه تاثیری بر پیشرفت شما خواهد داشت. بهتر است اگر هدفی در سر دارید نقشه راهتان را پیش از قدم برداشتن در آن مسیر تجسم کرده و بنویسید.
بهتر است با متدهای برنامه ریزی مختلف آشنا شوید که بتوانید مناسب ترین برنامه را برای خود تدوین کنید. اگر بگوییم که اهمیت داشتن برنامه ای مناسب به اندازه توانایی ها و تلاش های شماست، حرف بیهوده ای نزدیم. پس هر چه سریع تر یک کاغذ بردارید و مسیر رشد فردی خود را روی آن بکشید.
این کار نه تنها به شما کمک می کند که نسبت به آنچه لازم است انجام دهید، آگاه شوید، بلکه کمک می کند که کارهای بیهوده و بدون نتیجه را از زندگی خود حذف کنید. همچنین ممکن است متوجه شوید که کاری که تاکنون فکر می کردید مفید است، تنها وقت شما را گرفته و تاثیری در پیشرفت شما ندارد.
به همان اندازه که داشتن حساب و کتاب های مالی مهم است، داشتن برنامه مناسب برای باارزش ترین داراییتان، یعنی زمان، نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. پس چرا برای این دارایی که قابل مقایسه با هیچ چیز دیگری نیست برنامه ای مناسب و منطقی نداشته باشیم؟
اصول برنامه ریزی
تا به اینجا از اهمیت برنامه ریزی و نقش آن در زندگی روزمره یا حرفه ای شما گفتیم. البته هر چه از اهمیت این موضوع بگوییم باز هم نکاتی باقی می ماند که بیان نشده باشد. پس از خواندن اهمیت این موضوع، سوالاتی درباره چگونگی انجام آن در ذهن شما پیش خواهد آمد.
مانند هر کار دیگری، برنامه ریزی نیز اصول و قوانین خاص خود را دارد. البته نگران نباشید، این قوانین آنقدر سخت نیستند که شما را ناامید کنید. منظور از قوانین نکات ساده اما بسیار مهم و کاربردی است که بایستی در تدوین هر برنامه ای رعایت شود که در نهایت برنامه اصولی و مناسب باشد.
دو موضوع مهم که در هر برنامه کوتاه مدت یا بلند مدت حائز اهمیت است، زمانی که برای انجام هر کار داریم و کارهایی که بایستی انجام بدهیم، است. در هر برنامه ای تلاش می شود که رابطه مناسبی بین این دو موضوع تدوین شود که در نهایت موجب افزایش بهره وری فرد شود.
در هر مورد از متدهای برنامه ریزی که بین افراد مختلف رایج است، تلاش شده که این ارتباط به درستی پیاده شود. برقراری ارتباط مناسب بین آن ها موجب موثر بودن آن برنامه و همچنین افزایش محبوبیت و مشهوریت برنامه بین افراد می شود.
البته بهتر است بدانید که برنامه شما بایستی در دو بخش تدوین شود. یک بخش شامل اهداف بلند مدتی است که در نظر دارید به دست بیاورید و بخش دیگر شامل کارهای روزانه ای است که بایستی در راستای اهداف بزرگ خود انجام دهید. در برنامه روزانه اهداف کوتاه مدت و زیر مجموعه هدف نهایی نیز وجود دارد.
متدهای برنامه ریزی
تا به اینجا با اهمیت داشتن برنامه اصولی آشنا شدید. چیزی که در ادامه اهمیت دارد، اصولی است که در نوشتن برنامه مناسب به کار می گیرید. عمر و زمان انسان برای آزمون و خطا بسیار محدودتر از آن است که بخواهیم بی حساب و کتاب عمرمان را در راه کارهای بیهوده تلف کنیم.
هوشمندانه عمل کنید و از تجربیات دیگران در این زمینه استفاده کنید. استفاده از تجربیات دیگران مانند خریدن زمان است. شما بدون آن که نیاز باشد مسیرهای مختلف را امتحان کرده و درستی یا غلطی آن را بسنجید، با کمک گرفتن از تجربیات دیگران می توانید در آن مسیر قدم بگذارید.
در این زمینه نیز افراد روش های مختلفی را آزموده اند. در ادامه برایتان متدهای برنامه ریزی را که بیشتر بین افراد رایج بوده و در مدیریت زمان و کارها بسیار موثر است را برای شما بررسی و تحلیل می کنیم. با انتخاب این راه های می توانید هوشمندانه به سمت اهدافتان قدم بردارید.
روش موردی-لیستی
این روش که توسط طراح وبسایت، رایدر کارول ابداع شد یکی از بهترین متدهای برنامه ریزی است. این روش ساختاری را برای اولویت بندی و فهرست بندی وظایف روزانه شما فراهم می کند. این روش در سازماندهای کارها به ترتیب اهمیت بسیار کاربردی است.
در بخش فهرست ها شما می توانید تمام وظایف خود را که بایستی در طول روز انجام دهید، مشاهده کنید. این بخش به شما کمک می کند که تسلط کافی بر تمام کارهای روزانه خود یا در طولانی مدت داشته باشید.
کلیدهای کنار هر وظیفه اطلاعات تکمیلی را درمورد هر کار به شما می دهد. در بخش کلیدها شما می توانید به استفاده از علامت های مختلف، اولویت هر کار را مشخص کنید. مثلا با تعدا ستاره هایی که کنار هر وظیفه قرار دارد، اهمیت آن مشخص می شود.
بخش گزارش ماهانه یا هفتگی نیز بسیار مهم است. در این بخش شما بایستی کارهایی که انجام دادید را نوشته و به عملکرد خود نمره بدهید. این کار به شما کمک می کند که میزان پیشرفت خود را مشاهده کرده و بتوانید برای بهبود عملکرد خود برنامه بریزید. همچنین می توانید در صورت مشاهده پیشرفت در گزارشات خود، به خودتان پاداش بدهید.
بلوکه های زمانی
این مورد از متدهای برنامه ریزی احتمالا برایتان آشنا باشد. به همان شکلی که تقویم های دیجیتالی ساعت های مختلف را به بلوکه ها تقسیم می کنند، در این روش نیز باید روز خود را بر اساس کارهایی که باید انجام بدهید تقسیم کنید.
این بلوکه ها موجب می شود که تصویر وظایف روزانه تان در ذهن شما ثبت شده و آن ها را فراموش نکنید. همچنین شما نیازی ندارید که برای پیدا کردن وظایف روزانه زمان زیادی را بگردید، می توانید در یک نگاه همه آنچه را نیاز دارید بدانید، پیدا کنید.
در این سبک برنامه ریزی با استفاده از رنگ هایی که برای کشیدن بلوک کارها استفاده می کنید، می توانید اهمیت آن ها را نشان دهید. اندازه بلوکه ها نیز با توجه به زمانی که نیاز است برای هر کدام بگذارید، مشخص می شود.
همچنین می توانید روز خود را با به ترتیب قرار دادن بلوکه ها، تقسیم کنید و دید کامل تری نسبت به وظایف و برنامه روزانه خود داشته باشید. برای کارهایی با اهمیت کمتر از بلوکه های کوچک و کمرنگ استفاده کنید
اولویت بندی را به موبایل خود بسپارید
برنامه های موبایلی فراوانی در این زمینه وجود دارد که کار شما را در برنامه ریزی راحت می کند. این برنامه ها نیز خود از مهم ترین متدهای برنامه ریزی به حساب می آیند. در این متد شما تنها لازم است کارها و وظایف روزانه خود را بر اساس اولویت به برنامه بدهید و برنامه ریزی را به موبایل بسپارید.
این دسته از برنامه ها قابلیت های فراوانی دارند. تنها کافیست اطلاعات را از شما بگیرند و با توجه به اطلاعاتی که داده اید برایتان تم های مختلفی را طراحی کنند. شما می توانید از بین تم های مختلف، آن تم که بیشتر با آن ارتباط گرفتید را انتخاب کنید.
در این روش برنامه ریزی امکان فراموش شدن کارهای تقریبا وجود ندارد. چرا که برنامه به صورت هوشمند و در لحظه از شما گزارش کار می گیرد. همچنین چند ساعت قبل از کارهایی که بسیار ضروری هستند، برایتان اعلان می فرستد که مطمئن شود شما آن کار را فراموش نمی کنید.
پس از آن که هر کار را انجام دادید، می توانید خیلی ساده به عملکرد خود نمره بدهید. همچنین اگر فراموش کردید که آن کار را در وقت معین انجام دهید، می توانید آن را به روزهای آینده خود انتقال دهید. همه این گزارشات در حساب کاربری شما ثبت خواهند شد.
نکته بسیار مهمی که در مورد این برنامه ها وجود دارد، امکان ذخیره سازی اطلاعات بدون محدودیت است. در واقع شما می توانید به سادگی به تمام اطلاعات روزها و حتی ماه های اخیر خود دست پیدا کرده و عملکرد خود را ارزیابی کنید. این کار در بررسی میزان رشد فردی به شما کمک می کند.
از دفترهای برنامه ریزی استفاده کنید
در دو مورد اول از متدهای برنامه ریزی مسئولیت طراحی گزارشات و برنامه روزانه با خودتان بود. در واقع شما با توجه به سلایق خودتان، هر یک از چهارچوب ها را برای برنامه ریزی انتخاب می کردید. در این روش دیگر نیازی نیست که برای طراحی برنامه وقت بگذارید.
در دفترهای برنامه ریزی تمام نکاتی که در هر برنامه اصولی باید رعایت شود، رعایت شده و شما تنها کافیست وظایف، اهداف کوتاه مدت، اهداف بلند مدت و زمان هر کار و هدف را وارد کنید. این دفترها در اشکال مختلف و متنوعی وجود داشته و شما می توانید با توجه به نیاز و سلیقه خود، یکی از آن ها را انتخاب کنید.
در این سبک از برنامه ریزی زیبایی ظاهری برنامه موجب افزایش انگیزه شما برای پیش بردن کارها به سمت اهدافتان می شود. همچنین نظمی که در نوشتن وظایف وجود دارد، از سردرگمی شما برای پیدا کردن روز و کار مورد نظرتان می کاهد.
البته استفاده از این متد به این معنی نیست که از ویژگی های دیجیتالی به دور باشید، شما می توانید برای کارهای بسیار مهم خود از قبل اعلانی را تنظیم کنید. همچنین در این سبک می توانید یادداشت ها و گزارشات مفیدی از کارتان را اضافه کنید.
مکتوب بودن وظایف و عملکرد شما و همچنین منظم بودن اطلاعات به شما کمک می کند که بتوانید به درستی عملکرد خود را ارزیابی کنید.
اهداف بزرگ و غیرقابل دسترس را به اهداف کوچک و قابل دستیابی تبدیل کنید
برای آنکه بتوانید به برنامه خود وفادار باشید، لازم است همواره پس از تلاش کردن در آن مسیر، پاداشی برای خود در نظر بگیرید. این پاداش به شما کمک می کند که اراده خود را تقویت کرده، در برابر لذت های زودگذر مقاوم باشید و در نهایت به چیزی جز هدف اصلیتان پایبند نباشید.
زمانی که در برنامه نهایی خود تنها یک هدف یا چند هدف بسیار بزرگ و دور از دسترس داشته باشید، احتمال اینکه پس از مدتی تلاش، ناامید شده و دست از تلاش بردارید بسیار زیاد است. چرا که فکر می کنید هر چند که شما در حال تلاشی هستید اما تاثیری در روند رشد و پیشرفت شما مشاهده نمی شود.
هر هدف بزرگی امکان تبدیل به اهداف کوچکتر را دارد. پس بهتر است شما نیز این کار را برای افزایش انگیزه خود در مسیر جذب موفقیت انجام دهید. در هر مورد از متدهای برنامه ریزی، امکان اضافه کردن اهداف برای شما وجود دارد.
هدف نهایی خود را به گونه ای خرد کنید که اهداف کوچک تر در تناسب با هدف نهایی شما باشد و در نهایت موجب محقق شدن هدف بزرگ شما شود. این اهداف کوچک را طوری طراحی کنید که بتوانید در بازه های زمانی کوتاهی مانند دو هفته یکبار به آن دست پیدا کنید.
اگر هدف نهایی شما بسیار بزرگ است و نیاز است که زمان زیادی مانند دوسال برای آن تلاش کنید، سعی کنید از سیستم پاداش در برنامه خود استفاده کنید. در این سبک شما پس از دستیابی به اهداف کوچک خود، برای خودتان یک پاداش یا هدیه در نظر می گیرید که در افزایش انگیزه شما بسیار موثر است.
همواره برنامه خود را بازبینی کنید
برنامه ریزی کار بسیار مهم در مسیر رشد و پیشرفت است، اما آیا تنها داشتن یک برنامه خوب است که اهمیت دارد؟ هر برنامه اصولی زمانی می تواند کارایی خود را ثابت کند که پویا بوده و همواره در حال اعتبار سنجی و بررسی آن باشید.
این که شما در سال گذشته برای امروز خود برنامه ای را تدوین کرده باشید و فکر کنید که همواره موثر خواهد بود، تفکری نادرست است. در هر روز ممکن است که تغییراتی زیادی در سبک زندگی شما ایجاد شود و به عبارتی شرایط کلی شما تغییر کند.
بهتر است برای تغییرات جدید آماده باشید و از تغییر برنامه خود نترسید. اگر بخواهید برنامه ای را که برای شرایط قبلی خود ریخته بودید را همچنان ادامه دهید، نه تنها در مسیر موفقیت قرار نمی گیرید، بلکه ناامیدی حواس شما را از تلاش برای خواسته هایتان دور خواهد کرد.
متدهای برنامه ریزی قواعدی ثابت هستند که آن را به کار می گیریم و برای همه ما صادق هستند. در واقع این روش های چارچوبی مناسب را برای ما ایجاد می کن که بتوانیم اهدافمان، زمانی که داریم و تلاش هایمان را به درستی سازماندهی کنیم.
این خود شما هستید که درمورد شرایط و اهدافتان بهتر می دانید. در نتیجه خودتان باید برنامه تدوین شده را بسنجید یا تغییر دهید. سعی کنید برنامه تان قابل تغییر بوده و در برابر شرایط جدید زندگی شما انعطاف پذیر باشد.
نتیجه نهایی
شاید این نقل قول را شنیده باشید که یک احمق با برنامه از یک بااستعداد اما بدون برنامه موفق تر است. شما هرچقدر هم سخت تلاش کنید و استعدادهای درونی فراوانی داشته باشید، در نهایت بدون بدون نمی توانید موفقیت خود را تضمین کنید.
برنامه ریزی انرژی شما را به طور هوشمندانه در مسیر موفقیت به کار می گیرید و به شما کمک می کند که در کنار مدیریت زمان محدود خود، کارهای فراوانی که به شما محول می شود را به درستی انجام دهیدو با برنامه ریزی اصولی می توانید بهره وری خود را تا حد زیادی افزایش دهید.
متدهای برنامه ریزی زیادی وجود دارد که هر کدام می تواند به نوع خود در جذب موفقیت موثر واقع شود. در این مقاله سعی شد که کارآمدترین متدها را برایتان بررسی کرده و به شما کمک کنیم که به خواسته های والای خود دست پیدا کنید. زمان را از دست ندهید و برای پیشرفت خود برنامه مناسبی را تدوین کنید.
https://hch-prod.staples.com/organization/office-essentials/popular-planning-methods-that-help-you-tackle-your-tasks
