نحوه غلبه بر حجم کاری بسیار بالا
مدیریت صحیح حجم کاری یک بخش اساسی در شرایط کاری امروزی است زیرا اکثر شرکت ها از کارکنان خود انتظار دارند که بهره وری خود را افزایش دهند تا بتوانند با حجم کاری بیشتر کنار بیایند ؛ اما چگونه می توان بر حجم کاری بسیار بالا غلبه کرد؟ حجم کاری بالا چیست؟ هرگاه با حجم کاری مواجه می شویم که از حد ممکن توان ما فراتر می رود، اما می توانیم با آن مقابله کنیم، از حجم کاری بسیار بالا صحبت می کنیم. حجم کاری بسیار بالا زمانی اتفاق می افتد که زمان کمی برای کار زیاد داشته باشیم که ما را مجبور می کند تا فراتر از حجم کاری معمولی خود کار کنیم. حجم کاری بسیار بالا می تواند برای ما مضر باشد، زیرا باعث استرس و فشار زیادی می شود ( با توجه به این واقعیت که زمان استراحت ما بین روزهای کاری را کاهش می دهد).
چگونه با حجم کاری بسیار بالا مقابله کنیم؟
اول از همه، مهم است که علت مواجهه با حجم کاری زیاد را شناسایی کرده و در صورت امکان، دلایل وقوع آن را از بین ببریم. حجم کاری بسیار بالا لزوماً ناشی از لیست بلندبالایی از وظایف نیست، بلکه می تواند ناشی از اشتباهات مختلفی باشد که توسط خودمان یا همکاران مرتکب شده باشیم؛ بنابراین مهم است که از خود این سؤال را بپرسید که آیا زمان خود را تا حد امکان به صورت بهینه مدیریت می کنید و این که آیا می توانید بهره وری خود را بهبود ببخشید؟
با این حال، اگر به این راه حل رسیدید که نه شما و نه هیچ تأثیر خارجی دیگری باعث حجم کاری بسیار بالای شما نمی شود، می توانیم درباره تکنیک هایی بحث کنیم که به شما کمک می کنند تا بر حجم کاری بسیار بالایتان غلبه کنید. اکثر شرکت ها بر روی آموزش های مدیریت استرس تمرکز می کنند تا به کارکنان خود کمک کنند تا بتوانند بر حجم کاری بسیار بالا غلبه کنند. با این حال، من معتقدم که تکنیک های مدیریت استرس بیش از حد بر تأثیر استرس تمرکز می کنند و به کارمندان آموزش می دهند که چگونه استرس را کاهش دهند و متمرکز بر علت اصلی استرس که در واقع حجم کاری بسیار بالا است نیستند.
-
اولویت بندی کنید
هر زمان که با حجم کاری بسیار بالا مواجه شدید، مهم است که اولویت بندی هایتان را برای خودتان تعیین کنید و بسته به اهمیت و فوریت وظایف خود را انجام دهید. اولویت بندی به شما کمک می کند تا بر روی وظایف با اولویت بالاتر تمرکز کنید که زودتر به نتیجه مورد نظر خود برسید، در حالی که می توانید آن کارهایی را که زمان زیادی دارند که نه مهم هستند و نه به نتیجه مورد نظر شما کمک می کنند، کنار بگذارید. تکنیک های اولویت بندی متعددی وجود دارد، با این حال یکی از ساده ترین آنها اولویت بندی وظایف از بسیار مهم تا کم اهمیت و ساده است .
-
احساسات خود را کنترل کنید
کاری که بسیاری از افراد در صورت عدم عادت به کار با فشار و حجم زیاد انجام می دهند این است که فقط می ترسند و بدترین نتیجه ممکن را تصور می کنند. کنترل احساسات خود در زمان مواجهه با چنین موقعیت استرس زا بسیار مهم است، زیرا این موقعیت ها نیاز به پاسخ های احساسی ندارند، بلکه نیاز به تصمیم گیری های تحلیلی و ذهنی آرام دارند. استرس و ترس فقط باعث می شود اشتباهات ناشی از بی دقتی انجام دهید که حجم کار شما را بیشتر از قبل افزایش می دهد. نحوه واکنش شما به استرس به طرز فکر و باورهای شما بستگی دارد.
-
تفویض کار کنید
بسیاری از کارمندان، تفویض کار را تنها به عنوان تلاشی برای فرار از مسئولیت می دانند، با این حال واقعیت این است که در مرحله ای از شغل خود مجبور خواهید بود حداقل بخشی از کار خود را واگذار کنید زیرا میزان کاری که می توانید شخصا انجام دهید محدود است. سعی کنید کارهای زمان بر اما نسبتا آسان را به کارآموزان محول کنید و یا کارهای دیگری که می تواند به راحتی توسط فردی با تجربه کمتر از شما انجام شود. شما همچنین می توانید وظایف دیگر کم اهمیت تری را هم به دیگران محول کنید که به شما کمک می کند تا روی کارهایی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مطلوب را برای رسیدن به اهداف شما دارند.
-
سازماندهی و برنامه ریزی
در موقعیت هایی که با حجم کاری بسیار بالا مواجه می شوید، ایجاد فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید یا حتی یک برنامه اجرایی که به شما کمک می کند تا یک دید کلی از یک موقعیت ظاهراً آشفته داشته باشید، می تواند بسیار مفید باشد. تفاوت بین لیست کارها و برنامه اجرایی در این است که لیست وظایف شما شامل تمام اهداف و وظایف روزانه شماست و باید به صورت روزانه تکمیل و بازنویسی شود. برنامه های اجرایی برای دقیق سازی آنچه برای دستیابی به یکی از اهداف اصلی شما ضروری است، مفید هستند. با این حال، برنامه های اجرایی به احتمال زیاد برای تقسیم اهداف اصلی شما به اهداف و وظایف کوچک تر از برنامه ریزی طولانی مدت مفید هستند.
-
حذف وظایف
حجم کاری بسیار بالا نه تنها شامل کارهای بسیار مهم است، بلکه شامل کارهای با اهمیت کمتر یا حتی غیرضروری نیز می شود که در صورت حذف شدن، می تواند در زمان شما صرفه جویی کند. سعی کنید تا آنجا که ممکن است کارهایی را که ضروری نیستند یا به تحقق اهداف شما کمکی نمی کنند حذف کنید.
شما چگونه بر حجم کاری بسیار بالا غلبه می کنید؟
منبع:
- http://www.planetofsuccess.com/blog/2010/how-to-beat-work-overload
