سبد خرید
بهترین راهکارها و ابزار برای ذخیره زمان در کار

بهترین راهکارها و ابزار برای ذخیره زمان در کار

بهترین راهکارها و ابزار برای ذخیره زمان در کار

همه افراد در طول روز ۲۴ ساعت زمان دارند، اما به نظر می رسد بعضی از افراد بیشتر از این زمان در اختیار دارند و به همه کارهای خود می رسند.  این یک شعبده بازی نیست بلکه آنها اصول مدیریت زمان را می دانند.  آنها برای کارآمدتر بودن ذخیره زمان در کار را پیش می گیرند.

با قدم های کوچک شما نیز می توانید کنترل زمان و فعالیت خود را به دست بگیرید. در این مقاله راهکارهای و ابزارهای مدیریت زمان برای شما توضیح داده می شود تا به وسیله آن بتوانید کنترل زمان و کارهای خود را به دست بگیرید.

حساب زمان خود را داشته باشید

محاسبه زمان به شما کمک می کند بدانید برای هر فعالیت چه میزان زمان صرف می کنید. این فعالیت ها ممکن است اولویت های متفاوت و میزان تاثیزگذاری متفاوتی داشته باشند.

این کار به شما کمک می کند بدانید چه زمانی می توانید وقت خود را با محول کردن کارها به دیگران یا به طور خودکار انجام دادن کارهای تکراری، ذخیره کنید. شما می توانید حساب زمان خود را به صورت دستی یا دیجیتالی داشته باشید.

در روش اول شما از ساعت مچی خود برای محاسبه زمان در هر فعالیتی که انجام می دهید، استفاده می کنید.  سپس زمان آغاز و پایان فعالیت مورد نظر را یادداشت می کنید.

همچنین ممکن است زمان خود را به صورت دیجیتالی و با استفاده از اپلیکیشن هایی مثل TimeCamp حساب کنید. این نرم افزار حساب ساعات کاری شما را با استفاده از تایمر دستی یا دیجیتالی نگه می دارد.

با استفاده از این نرم افزار می توانید از پر کردن جدول های زمانی خودداری کنید. همچنین می توانید از قبل برای فعالیت های مختلف زمان های مشخصی تعیین کنید و بهبود عملکرد خود را توسط نرم افزار پیگیری کنید.

بهترین راهکارها و ابزار برای ذخیره زمان در کار

یک لیست برای انجام کارها درست کنید

یکی از دلایلی که شما به یک لیست نیاز دارید تقسیم کردن اهدافتان به کارهای روزانه و مشخص کردن زمان برای هر کدام از این فعالیت ها است. لیست تهیه کردن به شما کمک می کند درحالی که المان زمان را در نظر می گیرید، اهداف بلندمدت خود را به کارهای روزانه تبدیل کنید. همچنین این کار از حواس پرتی شما جلوگیری کرده و به شما کمک می کند بر روی فعالیتی که در حال انجام آن هستید، متمرکز بمانید. شما می توانید یک لیست روزانه، هفتگی یا ماهانه درست کنید.

اشتباهات رایج در تهیه لیست

در ادامه پنج راهکار جذاب برای درست کردن یک لیست ایده آل معرفی شده است. هدف این راهکارها درست کردن یک لیست قبل از شروع روز یا هفته شما است. اگر فکر می کنید تهیه کردن لیست به شما برای ذخیره زمان در کار کمکی نمی کند، ممکن است یکی از اشتباهات زیر در لیست شما وجود داشته باشد.

. بیش از حد لیست می کنید

موارد زیاد در لیست شما می تواند خسته کننده باشند. در عوض فعالیت های مشابه را در یک گروه لیست کنید. این کار به سازماندهی لیست شما کمک می کند.

به طور مثال یک لیست پانزده موردی باعث سردرگمی شما خواهد شد. ولی یک لیست پنج موردی گزینه بهتری خواهد بود. شما با یک لیست کوتاه تر اعتماد به نفس بیشتری خواهید داشت و خود را نزدیکتر به اهداف خود خواهید دید.

. با راحت ترین کارها شروع می کنید

اگر روز کاری خود را با ساده ترین کارها شروع کنید ممکن است به وظایف سخت تر نرسید. افراد بعد از به انجام رسانیدن کارهای دشوار انرژی انگیزه بخشی در درون خود احساس می کنند.

. کارهای کم اهمیت را لیست می کنید

افراد در حین لیست نوشتن معمولا این کار را انجام می دهند. اگر لیست شما شامل تمیزکردن آشپزخانه است، احتمالا شما هم جزو افرادی هستید که کارهای کم اهمیت را لیست می کنند. شما نباید زمان خود را برای کاری که می تواند خودکار انجام شود یا حتی می توان به دیگران محول کرد، از دست دهید. در عوض تمرکز خود را بر کارهای بنیادی و نتایج آن ها منعطف کنید.

. کارها را همزمان انجام می دهید

کار کردن بر روی چندین فعالیت به صورت همزمان تاثیر نامناسبی بر عملکرد شما خواهد داشت. شما انرژی بیشتری باید صرف کنید تا تمرکز خود را مدام از موضوعی به موضوع دیگر تغییر دهید.

اگر نمی خواهید از روش مداد و دفترچه استفاده کنید، نرم افرارهای زیادی هستند که در تهیه لیست و ذخیره زمان در کار به شما کمک می کنند. چندین مورد از آن ها عبارتند از:

  • Todoist
  • do
  • Remembrt the milk

این برنامه ها به شما اجازه می دهند کارهای خود را چه از طریق تلفن هوشمند و چه از طریق کامپیوتر شخصی خود، مدیریت کنید. دیگر لازم نیست محیط کاری خود را با انواع یادداشت های کاری پر کنید.

کارها را اولویت بندی کنید

اولویت بندی کارها شما را کارآمدتر خواهد کرد. برای اولویت بندی از مهم ترین کارها مثل برگزاری جلسات کاری شروع کنید. اپلیکیشن هایی مثل TimeCamp به شما اجازه می دهند زمان این کارها را پیش بینی کنید.

همچنین با دیدی که به شما می دهند می توانید برای انجام کارهایی با اولویت بالاتر برنامه ریزی کنید. بهتر است از این اطلاعات استفاده کرده و جدول کاری خود را تنظیم کنید.

بهترین راهکارها و ابزار برای ذخیره زمان در کار

این جدول برای کمک به شما در تمرکز برای کارهای مهم تر در یک پروژه مفید خواهد بود. به علاوه از هماهنگی های جزئی با همکارتان بر سر سازماندهی کارها جلوگیری خواهد کرد.

اولویت بندی کارها با استفاده از نرم افزارها این اجازه را به شما خواهد داد تا محاسبه کنید چه میزان زمان برای انجام کارهای کم اهمیت تر برای شما باقی مانده است. سپس می توانید تصمیم بگیرید که آن ها را به روز بعد موکول کرده یا به شخص دیگری محول کنید.

راه های ذخیره زمان در کار با استفاده از جدول زمانی

در این قسمت راهکارهای عملی برای ذخیره زمان در کار از طریق جدول زمانی آمده است.

.  تکنیک بلوک زمانی

زمان را با استفاده از تکنیک بلوک زمانی و اختصاص دادن مقدار زمان خاص به هر فعالیت بازیابید. برای مثال اگر سی دقیقه زمان به یک جلسه گروهی اختصاص داده اید، ملزم می شوید در این زمان جلسه را به پایان برسانید. این روش به شما کمک می کند از اهمال کاری و ایده آل گرایی در امان باشید.

بهترین راهکارها و ابزار برای ذخیره زمان در کار

همچنین این شیوه به شما آموزش می دهد که در زمان مقرر کار خود را به اتمام برسانید و از اتلاف وقت برای بی نقص انجام دادن کارها خودداری کنید. به این ترتیب انگیزه بیشتری می گیرید که کارهای خود را سریع تر به پایان رسانده و به اهداف خود نزدیک تر شوید.

.  زمان استراحت

زمان های استراحت کارایی شما را افزایش می دهند. این زمان ها به ذهن و بدن شما اجازه می دهند تا استراحت کنند و انرژی خود را بازیابند. شما تنها به چندین حرکت کششی، هوای تازه و یک میان وعده نیاز دارید تا دوباره سرحال شوید.

به علاوه بیرون آمدن از دفتر کار به شما کمک می کند ذهن خود را رها کنید. این کار برای رسیدن به ایده های جدید و استراتژی های بهتر بسیار مفید است.

. در برابر تغییرات منعطف باشید

از یاد نبرید که جدول زمانی شما بدون شک با تغییرات ناگهانی مواجه خواهد شد. بعضی از آن ها عبارتند از :

  • تماس های تلفنی
  • جلسات کاری
  • ایمیل ها
  • مشتری ها

بهترین راهکار در این مواقع این است که انعطاف لازم برای رویارویی با این تغییرات را داشته باشید. اگر نسبت به جدول زمانی خود با دید تعصب و انعطاف ناپذیری نگاه کنید، در اجرای تکنیک های ذخیره زمان در کار شکست می خورید و احساس ناامیدی می کنید.

. از قبل برنامه ریزی کنید

هر هفته جدولی از پروژه های پیش رو و زمان متناسب با آن ها تهیه کنید. با این کار می توانید جزئیات مهم پروژه های خود را یادداشت کنید و در نظر بگیرید.

همواره راهی پیدا کنید که در زمان انجام کارهای روزانه صرفه جویی کرده و برای کارهای مهم تر زمان بیشتری داشته باشید. به این ترتیب ذخیره زمان در کار تاثیری به سزایی در موفقیت کاری شما خواهد داشت.

وظایف روزانه تکراری

خودکار انجام دادن وظایف کاری به شما کمک می کند از صرف زمان برای انجام کارهای کم اهمیت بپرهیزید. طبق گزارشی در سال 2017 سی درصد از فعالیت های کاری در شصت درصد از مشاغل می توانند به صورت خودکار انجام شوند.

با داشتن یک لیست، تشخیص فعالیت های خودکار آسان خواهد بود. معمولا این فعالیت ها زمان و تمرکز زیادی از شما می گیرند ولی تاثیر چندانی بر فعالیت حرفه ای شما ندارند. انجام خودکار این فعالیت ها یعنی شما زمان کمتری بر روی موارد زیر اتلاف کنید:

  • گزارش نوشتن
  • قبض پرداخت کردن
  • آنالیز پروژه انجام دادن
  • جمع آوری داده ها
  • همگام سازی داده ها

بهترین ابزارها برای خودکار انجام دادن وظایف کاری که به شما اجازه می دهند به راحتی بین اپلیکیشن های وب جا به جا شوید عبارتند از:

Zapier

Zapier امکان اتصال و جا به جایی اطلاعات بر روی پلتفرم هایی مثل ایمیل، پیام رسان ها و شبکه های اجتماعی را می دهد. به طور مثال شما می توانید از TimeCamp برای درست کردن یک روند کاری در Zap استفاده کنید که یک فایل پیوست در Gmail شما را به Dropbox منتقل کرده و یک زنگ ساعت برای شما فعال می کند.

بهترین راهکارها و ابزار برای ذخیره زمان در کار

به عنوان مثال شما می توانید تنظیمات Todoist را به گونه ای انجام دهید که با ایجاد یک روند کاری در Zap یک فعالیت نیمه تمام شما را به تقویم گوگل یا به یک کارت جدید در Trello منتقل کند.

با امکان اتصال بیش از 3000 اپلیکیشن، شما می تواند هر پلتفرمی را به Zapier متصل کنید تا توسط آن ها یک روند کاری در Zapier برای شما ایجاد شود. این سیستم منسجم، انعطاف پذیر و خودکار انجام کارها یکی از بهترین راهکارهایی است که می توانید برای ذخیره زمان در کار انجام دهید.

Power Automate

این اپلیکیشن که توسط شرکت مایکروسافت طراحی شده است از هوش مصنوعی استفاده می کند تا کارها را برای شما به صورت خودکار انجام دهد. این نرم افزار یک رابط کاربری ساده دارد که شما می توانید با تکنیک کشیدن و رها کردن، روندهای کاری خود را ایجاد کنید. همچنین مدل های از پیش ساخته شده ای برای ایجاد روندهای کاری در این نرم افزار وجود دارد که می توانید به سادگی از آن ها استفاده کنید.

 IFTTT

IFTTT یک ابزار قدرتمند برای خودکار انجام دادن فعالیت ها به ویژه برای تولیدکنندگان محتوا است. با یک کلیک می توانید فایل های متفاوتی اضافه کرده و یک روند کاری جدید ایجاد کنید.

بهترین راهکارها و ابزار برای ذخیره زمان در کار

Robotask

برای استفاده از این نرم افزار لازم نیست کد نویسی بدانید، ولی با Robotask می تواند کارهای خودکار پیچیده را با استفاده از برنامه نویسی پیشرفته انجام دهید.

سخن آخر

برنامه ریزی، سازماندهی و خودکار انجام دادن روندهای کاری بهترین گزینه برای ذخیره زمان در کار است که به تفصیل در این مقاله به آن پرداخته شد. با به کار بردن نکته هایی که در مورد لیست کردن و اولویت بندی صحیح کارها گفته شد، شما می توانید زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید. فراموش نکنید که اولویت و اهمیت کارها را در نظر بگیرید و از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید تا به بهترین نتیجه برسید.

منبع:

https://www.timecamp.com/blog/2021/11/how-to-save-time-at-work-best-tips-and-tools/

 

به این مطلب امتیاز دهید

اگر خوشتان آمد به اشتراک بگذارید

واتس اپ
تلگرام
فیسبوک
توئیتر
لینکدین
آدرس کوتاه شده این مقاله : https://parvaresheafkar.com/0yk6
نظرات کاربران
مشترک شدن
اطلاع رسانی کن
guest
هنگامی که پاسخی داده شود به ایمیل شما پیام ارسال میگردد
0 نظرات
بازخورد درون خطی
دیدن تمام نظرات
شاید این مقالات را دوست داشته باشید

فهرست مطالب

دانلود اپلیکیشن پرورش افکار

من ( امیر شریفی ) در دوره کارشناس جذب شوید شما را با تمام عشق و علاقه ای که دارم با مفهوم واقعی قانون جذب و ارتعاش آشنا می کنم. همچنین با ارائه راهکارهای عملی و تمرین هایی روی باورهای شما کار خواهم کرد

دانلود اپ اندروید
دانلود اپ ios
0
سوالی دارید؟ بپرسیدx