چرا باید در کسب و کار خود از مدیریت زمان پیروی کنید؟
داشتن یک برنامه ریزی عالی در طول هفته موفقیت و رشد فردی بسیاری از افراد به حساب می آید که ممکن است این برنامه ریزی شما در کسب و کارتان یا حتی انجام دادن کارهای خانه باشد و می تواند مسیر پیشرفتی را برای شما به ارمغان بیاورد. داشتن برنامه ریزی به شما این امکان را می دهد که از قبل برنامه خود را بدانید و متوجه شوید که در چه زمانی باید چه فعالیت هایی را انجام دهید.
به عبارت دیگر می توان گفت که داشتن این مورد نظم و قانون مندی را به کسب و کار شما می دهد. در این مسیر شما باید تمام برنامه های خود را با دقت و تمرکز برنامه ریزی کنید که بتوانید به راحتی به تک تک آن ها رسیدگی کرده و در آخر روز به دلیل انجام نشدن کارهایتان ناراحت و عصبی نشوید.
اما آیا تا به حال به اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار خود توجه داشته اید؟ یا به این موضوع فکر کرده اید که بتوانید با داشتن یک برنامه ریزی مناسب و پرقدرت کارهای خود را به راحتی به پایان برسانید؟ این موضوع یکی از مهم ترین و اصلی ترین فعالیت های فردی به حساب می آید که حتی بسیاری از موفق جهان نیز از آن برخوردار هستند و یکی از اصلی ترین دلایل موفقیت آن ها را می توان داشتن برنامه ریزی در نظر گرفت. پس در نتیجه اگر شما هم می خواهید همانند این افراد نامی را در جهان ثبت کنید، بهتر است از برنامه ریزی و مدیریت زمان خود پیروی کنید.
۸ دلیل از اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار
بسیاری از افراد وجود دارند که از فعالیت های بسیار زیاد خود ناراضی هستند و در بسیاری از شرایط می گوید در ۲۴ ساعت شبانه روز زمان برای انجام دادن فعالیت هایشان کم می آورند اما به نظر شما دلیل وجود این مشکل چه می تواند باشد؟ بله، درست حدس زده اید! نداشتن و مدیریت زمان و برنامه ریزی دقیق و مناسب! این موضوع شاید کمی پیش و پا افتاده به نظر برسد اما همین مورد توانسته کار بسیاری از افراد را به راحتی راه انداخته و با داشتن برنامه ریزی فعالیت های کاری یا شخصی آن ها را به راحتی رقم می زند.
اما اگر شما هم می خواهید در زندگی خود به رشد فردی موفقیت زیادی دست پیدا کنید، باید برخی نکات اولیه را در برنامه ریزی خود در نظر داشته باشد. اگر می خواهید از اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار خود اطلاعاتی به دست بیاورید، بهتر است در ادامه مطالب را با دقت مطالعه کنید.
فعالیت های خود را بر اساس وظایف یا نوع پروژه دسته بندی کنید: یکی از موثرترین استراتژی های مدیریت زمان برای برنامه ریزی در طول هفته این است که سعی کنید وظایف خود را در دسته و گروه های مشخصی طبقه بندی کنید. ترتیب دادن به فعالیت های مشابه یا مرتبط با هم می تواند عملی مفید باشد که در این دسته بندی سعی کنید کارهایی که همانند یکدیگر می توان انجام داد را در یک گروه قرار داده و در صدد انجام آن ها قدم بردارید . با انجام دادن این روش شما به مرور زمان متوجه خواهید شد که دیگر از این شاخه به آن شاخه برای انجام دادن فعالیت های خود نمی کنید و به راحتی روی اهدافتان متمرکز می شوید.
مثالی که می توان برای این مورد به آن اشاره کرد این است که مثلاً در طول یک روز باید مقاله هایی را در مورد کارهای بازاریابی، رسانه های اجتماعی و نوشتن خبرنامه اختصاص دهید که می توانید هر سه این موارد را در یک گزینه و به صورت ترتیبی ادغام کنید.
اما نکته ای که باید در این روند به آن توجه داشته باشید این است که سعی کنید به هیچ عنوان فعالیت هایتان به صورت از این شاخه به آن شاخه انجام ندهید. انجام دادن این روش وقت زیادی را از شما در طول روز گرفته و در آخر کار متوجه می شوید که نه تنها کار خود را تمام نکرده اید، بلکه نتوانسته اید که به هیچ کدام از آن ها رسیدگی کنید. پس در نتیجه اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
شروع به نوشتن برنامه های روزانه خود کنید: داشتن یک ساختار مناسب که ستون فقرات برنامه ریزی بسیاری از افراد به حساب می آید و برای شاخه های این ستون شما باید برنامه های روزانه خود را به طوری دسته بندی و طبقه بندی کنید که بتوانید در طول روز به راحتی و پله به پله آ ن ها را طی کرده و مشکلی در روند این فعالیت ها نداشته باشید.
برای اینکه بتوانید یک الگو و برنامه ریزی مناسبی را برای خود یادداشت کنید بهتر است هر شب قبل از خواب فعالیت ها و کارهایی که قرار است در روز آینده در کسب و کار خود انجام دهید را روی کاغذ بنویسید. این روش سبب می شود که در هنگام خواب مغزتان شروع به پردازش فعالیت های روز آینده شما کند و هنگامی که از خواب بیدار می شوید مغز شما آماده فعالیت است و می توان گفت که ۲۰% راه را برای شما آسان کرده است. نوشتن برنامه های روزانه یک روش عالی و ابتدایی ترین مراحل برای برنامه ریزی و مدیریت زمان افراد به حساب می آید که شما می توانید به راحتی از این موضوع برخوردار باشید.
حواس پرتی های خود را حذف کنید: برای اینکه در برنامه ریزی خود به موفقیت دست پیدا کنید این است که خود را در برابر شکست قرار ندهید. بهترین سیستم مدیریت زمان این است که بتوانید تمام کارهای خود را در حد تعادل نگه دارید. برای اینکه از این روش پیروی کنید سعی کنید تمام حواس پرتی هایی که سبب عدم رسیدگی های شما به کارهایتان شود را از زندگی و برنامه ریزیتان حذف کنید. با انجام دادن این روش چالش و فرصت های غیر منتظره ای وارد زندگی شما شده و به مرور زمان رشد فردی خود را با چشم خواهید دید.
برای حذف حواس پرتی ها می توانید از پیام ها یا ایمیل هایی که در طول روز برای شما ارسال می شود شروع کنید. شما می توانید رسیدگی کردن به این موارد را در زمان استراحت یا حتی زمان ناهار خوردن خود اختصاص دهید. با انجام دادن این روش به راحتی می توانید از اهمیت مدیریت زمان کسب و کار خود برخوردار شده و هیچ چیز مانع انجام دادن فعالیت هایتان نشود.
در کارهای خود عمیق شوید: برای اینکه در طول انجام فعالیت های خود دچار حواس پرتی نشوید یکی دیگر از کارهایی که می توانید انجام دهید این است که سعی کنید کارهای خود را با عمق بیشتری به پایان برسانید. به عبارت دیگر می توان گفت که انجام دادن کارها به صورت عمیق سبب ایجاد تمرکز در شما شده و تمام توجه شما را روی فعالیت کاریتان متمرکز خواهد کرد. برای رسیدن به این نقطه سعی کنید فعالیت های خود را به نوعی طبقه بندی کنید که از اولویت بندی بر خوردار باشد و با توجه به درجه هایی که روی کارهای خود ثبت کرده اید تمرکزتان را نیز می توانید افزایش دهید.
کار های روزانه خود را الویت بندی کنید: به نظر شما داشتن یک روز معمولی برای صاحبان پرمشغله چطور می تواند باشد؟ پاسخی که بسیاری از افراد برای این سوال می دهند این است که یک روز معمولی برای ما وجود ندارد! اما می توان پاسخ متفاوت و دیگری را به این مورد داد و آن این است که اگر اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار خود را بدانید، دیگر جای نگرانی در مورد نداشتن یک روز معمولی را نخواهید داشت.
برای این روش شما باید هنگامی که در حال یادداشت کارهای روزانه خود هستید آن ها را الویت بندی کنید. به عنوان مثال می توانید فعالیت های روزانه خود را در سه دسته کلی فوری، مهم و کم اهمیت طبقه بندی کنید. پس از مدتی متوجه خواهید شد هنگامی که روز خود را شروع می کنید باید اول به کدام یک از کارهایتان برسید و سپس کدام یک از کارهایتان را می توانید در طول روز در آخرین مراحل انجام داده یا حتی در بعضی شرایط آن ها را از لیست خود حذف کنید.
برای اینکه بتوانید خود را در طول روز تشویق کنید بهتر است از یک چک لیست برای برنامه ریزی های خود استفاده کنید که روش انجام این کار به این صورت است که شما پس از انجام هر یک از فعالیت هایی که روی برگه خود نوشته اید آن ها را حذف کرده و به نوبت پس از استراحت کوتاهی به فعالیت بعدی خود رسیدگی می کنید.
استراحت دادن به خود را فراموش نکنید: این موضوع می تواند یکی از جذاب ترین قسمت های برنامه ریزی باشد. فقط انجام دادن فعالیت ها در طول روز در داشتن مدیریت برنامه ریزی مهم نیست و شما باید زمان هایی را برای استراحت خود اختصاص دهید. اگر شما در طول روز تنها به انجام فعالیت هایتان رسیدگی کنید نه تنها اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار خود را درک نخواهید کرد، بلکه در آخر روز فردی بی رمق، خسته و بی انگیزه هستید!
برای اینکه پس از مدتی به فردی بی روح تبدیل نشوید سعی کنید در کنار برنامه ریزی برای کارهایتان مدتی را به استراحت اختصاص دهید. تنها کافی است پس از انجام نیم ساعت فعالیت ده دقیقه به خود و مغزتان استراحت دهید. همانطور که می دانید اگر به مغز خود استراحت ندهید مغزتان کشش انجام فعالیت های بیشتری را نخواهد داشت و نه تنها به رشد فردی و موفقیت خود دست پیدا نخواهید کرد، بلکه راندمان کار شما را هم کاهش می دهد.
برنامه ریزی هفتگی خود را در نظر داشته باشید: اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار نه تنها برای برنامه ریزی روزانه به کار گرفته می شود، بلکه شما باید بتوانید به صورت بلند مدت و هفتگی نیز برنامه های خود را روی کاغذ به ثبت برسانید. انجام دادن این روش به عنوان یک عادت خوب برای شروع مدیریت زمان به حساب می آید و البته باید در این مسیر به این نکته توجه داشته باشید که قبل از شروع به انجام دادن این کار باید تفاوت های اساسی میان برنامه ریزی روزانه و هفتگی را بدانید. زیرا هر یک از این موارد به صورت جداگانه ارزش های ویژه خاص خودشان را دارند و شما باید بتوانید با در نظر گرفتن این موضوعات اهداف خود را دنبال کنید.
برای اینکه یک برنامه ریزی هفتگی خوب و بی نقصی را برای خود به ثبت برسانید باید در نظر بگیرید که چه کارهایی را در هفته های آینده می خواهید انجام دهید. به عنوان مثال مثلاً نیاز دارید در هفته آینده به شرکتی برای ارائه خدمات خود مراجعه کنید. یا به عبارت دیگر اگر برخی از فعالیت های شما به مدت زمان طولانی تری برای انجام دادن نیاز دارد، بهتر است در هفته ی آینده خود زمانی را برای رسیدگی به این موضوع اختصاص دهید که بتوانید در اولین فرصت با داشتن مدت زمان کافی فعالیت های خود را به پایان برسانید.
همانطور که می دانید عقب انداختن کار ها کمی کسل کننده هستند برای همین اگر نمی خواهید از روتین برنامه خود خارج شوید، بهتر است با دقت و تمرکز بالا روی رشد فردی و برنامه ریزی خود متمرکز شوید . این موضوع هم مانند دیگر موارد از اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار بالایی برخوردار است.
برنامه ریزی خود را عاقلانه پیش ببرید: تنها داشتن یک برنامه ریزی و نوشتن فعالیت های روزانه شما روی یک برگه از اهمیت بالایی برخوردار نیست و نمی توان گفت که این نوع از برنامه ریزی ها از اعتبار بالایی برخوردار هستند. برای همین اگر می خواهید که برنامه ریزی دقیق و معتبری را داشته باشید، باید به تمام نکات آن به صورت ریزبینانه توجه داشته باشید.
یکی از مهم ترین مواردی که در اهمیت مدیریت برنامه ریزی در کسب و کار در نظر گرفته می شود این است که شما بتوانید لیست خود را صورت اولویت بندی، دسته بندی، گروه بندی، حذف فعالیت های غیر ضروری و دیگر موارد طبقه بندی کنید. به عبارت دیگر می توان گفت که لیست کار و فعالیت های خود را ارزیابی کرده و مطمئن شوید که برنامه های خود را بر اساس فوریت و مهم بودن طبقه بندی کرده اید.
کلام آخر
امروزه بسیاری از افراد از فعالیت ها و مشغله های زیادی در طول روز برخوردار هستند که باید به آن ها رسیدگی کنند و اگر یکی از کارهای خود را به روز آینده موکول کنند، علاوه بر اینکه کارهای آن ها دو برابر شده ممکن است که در پایان روز خستگی فراوانی را به همراه داشته باشند یا در برخی شرایط از خود و زندگیشان ناامید شوند!
همه این موضوعات می تواند از یک ریشه نشأت گرفته باشد و آن نداشتن مدیریت دقیق و مناسب برای فعالیت های روزانه تان است! شاید باور کردن این موضوع برای شما کمی سخت به نظر برسد اما وجود همین موضوع کوچک می تواند بسیاری از کارهای شما را به راحتی رقم بزند و در پایان روز خستگی زیادی را احساس نخواهید کرد و بابت این موضوع که در روز آینده فعالیتی برای انجام دادن به صورت اضافه ندارید خوشحال و خوشبخت خواهید بود.
اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار از مواردی است که اگر شما می خواهید مانند افراد زیادی به موفقیت و رشد فردی خود دست پیدا کنید، باید از آن برخوردار باشید. این موضوع به شما نشان می دهد که می توانید در طول روز برنامه های کاری و شخصی خود را روی کاغذ آورده و با انجام دادن این روش علاوه بر این که می توانید تک تک برنامه های خود را با نظم و دقت بالا انجام دهید متوجه می شوید که چه تعداد کارهایی در طول روز برای شما باقی مانده است.
اگر بخواهید به این موضوع دست پیدا کنید بهتر است مواردی که در بالا برای شما گفته شده را با دقت و تمرکز بالا مطالعه کرده و سعی در امتحان آن در روند زندگی خود کنید.
منبع:
- https://www.moo.com/blog/business-tips/time-management-tips-for-small-business-owners
