ما در طول روز فقط یک فرصت ۲۴ ساعته (یا به عبارتی ۱۴۴۰دقیقه) داریم. هرچقدر که شما از این فرصت بهتر استفاده کنید و تلاش بیشتری در کنترل زمان روزانهتان انجام دهید، به همان نسبت بر روی شغل شما بازدهی مستقیم دارد.
تصور کنید که در کارتان، برای برقراری تماس های کاری و هماهنگی برای برگزاری جلسات و ملاقات ها ی کاری چقدر به طور فشرده این کارها را به طور همزمان انجام می دهید تا مبادا از دست نروند. شیوه ای که شما برای برنامه ریزی ومدیریت این کارها و مدیریت زمان استفاده می کنید، شیوه برگزاری جلسات و ملاقات ها و حتی نحوه سپردن کارها ی تان به دیگران کاملا اهمیت دارد. درواقع، روش کلی شما می تواند به شما کمک کند تا از حداکثر زمان تان در طی یک روز بیشترین بهره را ببرید تا ضمانتی برای تاثیر مثبت بر شغل تان باشد.
تاثیر کنترل زمان بر کارتان
تاثیر کنترل زمان بر کارتان خیلی بیشتر از حد تصورتان است. شیوه اختصاص وقت و زمان به کارهای مختلفی که در طول روز انجام می دهید، رابطه ای مستقیم با کیفیت خروجی کار شما و موفقیت کلی تان دارد. مهارت های پایین و ضعیف مدیریت زمان منجر به بی نظمی و شخلتگی در کارتان ودرنتیجه یک روز کاری بی ثمر می شود. زیرا وقتی برای کارتان برنامه ریزی خوبی نداشته باشید و زمانبندی درستی برای انجام فعالیت های مختلف تان درنظر نگیرید، مجبور می شوید که دائم در تکاپو باشید و بیش از حد تلاش کنید و کارهای به هم ریخته و نامنظم تان را در لحظه آخر کامل کنید و درنتیجه انجام کارهای مهم تان به دقیقه نود موکول می شود. مهارت های کنترل زمان به اشکال مختلفی بر روی عملکرد شما در شغل و زندگی تان تاثیرگذار است.
پایان بی نظمی و شلختگی
وقتی زمان کافی در اختیار نداشته باشید و با این حال، پروژه های زیادی را همزمان به عهده بگیرید، این کار باعث ضعف عملکرد شما بر روی پروژه ها و همچنین تاثیر منفی بر روی نتایج کارتان می شود. مهارت های کنترل زمان همیشه ضمانت کننده این مسئله است که شما زمان کافی برای کسب آمادگی برای برعهده گرفتن کارها و تمرکز روی آنها دارید.
کاهش استرس
استرس و فشار روانی ناشی از انجام فشرده کارها در یک روز باعث آشفتگی کار شما می شود. زیرا بیشتر ما زمانی که دچار استرس و فشار هستیم، بیشتر تمایل به جروبحث و درگیری با دیگران و میل و رغبت کمتری برای انجام کارها داریم. پس با پایین آوردن میزان فشار کاری می توانیم ارتباط و رفتار بهتری با دیگران و همچنین تمرکز بیشتری روی کارمان داشته باشیم.
بهبود توانایی تصمیم گیری
اگر شما کارهای زیادی در طول روز داشته باشید که زمان کافی برای انجام این کارهای انباشته شده خود نداشته باشید، مجبور می شوید که برخی تصمیم هایتان را در لحظه آخر و یا زیر فشار زیاد بگیرید. ولی اگر به وسیله کنترل زمان برای انجام کارهای تان برنامه ریزی داشته باشید و با زمانبندی درست برای هر کاری، زمان کافی اختصاص دهید، مطمیئنا برای تصمیم گیری های خود، زمان ببشتری خواهید داشت.
کاهش از دست دادن فرصت ها
تصور کنید اگر در طول هر هفته ۱۵ تماس بیشتری بتوانید با مشتریان یا موکلین خود داشته باشید، چه تفاوتی در میزان پیشرفت کاری تان و همچنین درآمدتان خواهد داشت؟ حال اگر این تعداد ۱۵ تماس بیشتر در هر روز اتفاق بیفتد چطور؟ زمان از دست رفته و یا هدر داده شده همان زمانی است که شما با این تعداد تماس بیشتر می توانستید قبلا به رشد کاری تان کمک کنید ولی به آن توجه نکرده اید.
پس کنترل زمان را به دست بگیرید تا بتوانید سریع تر به سمت اهداف تان قدم بردارید. کسب مهارت های بهتر در مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند تا به اهداف تان برسید و همچنین به شما اطمینان می دهد که در شغل تان بالاترین بازدهی را دارید.
هفت استراتژی برای مدیریت زمان بهتر
۱ زمانبندی بلوکی
این شکل از زمانبندی آکادمیک به شما امکان می دهد تا روی موارد بخصوص در زمان بخصوص به آنها تمرکز کنید. با برنامه ریزی روز کاری تان و تقسیم بندی آن در بلوک ها یا دوره های زمانی تعیین شده و انجام فعالیت های تان در بلوک های مخصوص به خود می توانید از فشردگی برنامه ریزی جلوگیری کنید. مثلا اختصاص زمانی مشخص در طول روز به بررسی ایمیل های دریافتی و جواب دادن به آنها، بخصوص در شرایطی که هر روزه حجم زیادی از اینگونه ایمیل ها برایتان ارسال می شود، می تواند در زمان کاری تان صرفه جویی کند و بازدهی کاری تان بیشتر می شود. زیرا هر وقت برای پاسخ دادن به یک ایمیل یا یک پیام دست از کارتان می کشید، رشته افکارتان پاره می شود و شما را از تمرکزتان بر روی کارتان دور می کند.
البته این شیوه زمانبندی بلوکی فقط مختص جواب دادن به ایمیل ها نیست. بلکه علاوه بر این و با اختصاص زمان های بخصوص برای کارهایی دیگر مثل برقراری تماس های کاری و تبلیغاتی با مشتریان تان و هماهنگی جلسات و ملاقات ها و یا سایر کا های تان، به شما امکان می دهد تا هر روز کارهای بیشتری را به طور منظم تری انجام دهید و با تمرکز بیشتری کارهایتان را به پایان برسانید.
گفتگو و جلسه ایستاده
تغییر فرم برخی از جلسات کوتاه روزانه تان به شکل گفتگوی سرپایی و ایستاده می تواند منجر به انجام سریع تر جلسات تان و همچنین تمرکز بیشتر مخاطبین تان شود. زیرا وقتی حاضرین در جلسه مجبور به ایستادن باشند و اطلاعات را به طور ایستاده منتقل کنند و با همکاران شان ارتباط برقرار کنند، درنتیجه فرصتی برای نشستن و تکیه دادن به یک صندلی راحت و شروع گپ و گفت با همدیگر را ندارند. جلسات سرپایی معمولا باعث حفظ تمرکز و همچنین کاهش صرف زمان می شود.
نه گفتن
قطعا شما نمی توانید همه کارها را به تنهایی و به طور فشرده انجام دهید؛ البته معمولا پذیرفتن کارها به طور متوالی ساده و راحت اتفاق می افتد اما وقتی به چند تا از کارهای پیشنهادی نه بگویید، زمان مفیدتان برای انجام بیشتر کارهای هدر نمی رود. اگرچه شما نمی توانید از انجام وظیفه مرتبط با شغل تان امتناع کنید، اما برخی کارها وجود دارند که ممکن است زمانبندی تان را به هم بریزند و درنتیجه باید از پذیرش آنها بپرهیزید. مثلا به جای پذیرفتن صرف غذا یا میان وعده با همکاران در بیرون از محل کار یا انجام کاری که به عهده اعضای یک گروه خاص است، به کارهای ضروری خود و وظایف تان بپردازید.
شروع زودتر از دیگران
وقتی کنترل زمان خوبی داشته باشید، صبح ها زودتر بیدار شوید و قبل از زمان همیشگی سر کارتان حاضر باشید، می توانید از کارآمدترین زمان کاری خود یعنی اول صبح بهره مند شوید. پاداش این کارتان این است که ببینید همکاران شما بعد از حضور شما در محل کار از راه می رسند. اگر حتی یک ساعت زودتر از خانه خارج شوید، به همان اندازه در کارتان جلو می افتید. زیرا مثلا اگر با ماشین به محل کار می روید، متوجه خلوت بودن خیابان ها برخلاف هر روز می شوید و سریع تربه محل کار می رسید و یا اگر با وسایل نقلیه عمومی می روید، در واگن ها یا اتوبوس های خلوت تر صندلی راحتی برای نشستن تا مقصد پیدا می کنید.
وارونه کردن برنامه ریزی
بیشتر افراد مانند هم و به شیوه یکسانی کار می کنند، یعنی مثلا جلسات کاری و کارهای آنلاین را صبح ها انجام می دهند و کار آفلاین را به وقت دیگری موکول می کنند. اما با جابجا کردن این کارها می توان در با کنترل زمان از صرف زمان صرفه جویی کرد. یعنی کارهای مهم را در زمان صبح و کارهای نه چندان مهم را به بعد از ساعات کاری در آخر وقت یا به فردا موکول کرد.
مرتب کردن جلسات بر اساس میزان بازدهی
اگرچه جلسات کاری و ملاقات های شما برایتان جنبه سودآوری و پیشرفت در کارتان به همراه دارند اما هزینه بر هم هستند. اولین هزینه ای که می پردازید، وقت و زمان شما است. البته فقط خود شما درگیر این جلسات نیستید و ممکن است گروهی از همکاران شما هم مرتبط با این جلسات، وقت شان صرف کارهای هماهنگی، آمادگی شرایط و یا حضور در جلسه شود. اما با یک برنامه ریزی و زمانبندی درست و با اولویت بندی جلسات و ملاقات ها بر اساس میزان سودآوری می توانید در راستای کنترل زمان هم در صرف زمان صرفه جویی کنید و هم از جلسات و ملاقات های با بازدهی کمتر صرفه نظر کنید تا تمرکزتان روی موارد مهم تر باشد.
الویت بندی کارها
در ابتدای هر روز کاری، تمام کارهای تان رو مرور کنید و آنها را طبق الویت مرتب کنید. مثلا کارهایی که باید سریع تر و حداکثر تا پایان وقت کاری امروز انجام شوند را در اولویت قرار دهید و کارهای دیگر که مهلت بیشتری برای انجام آنها دارید و یا دارای اهمیت کمتری هستند را به آخر وقت و یا روزهای دیگر موکول کنید. با این اولویت بندی مطمئن می شوید که برای کارهای مهم تر انرژی بیشتری می گزارید و با نیروی بیشتری آنها را کامل می کنید.
آگاهی از مدت زمانی که برای کامل کردن کارها و پروژه های تان نیاز دارید، باعث می شود تا با استفاده از مهارت های کنترل زمان و با زمانبندی درست، هر کاری را به موقع و با بیشترین بازدهی انجام دهید. افرادی که مهارت های خوبی در کنترل زمان دارند، به طور طبیعی ، کنترل بیشتری روی کارهای خود دارند و تنها روی یک استراتژی کنترل زمان بخصوص تمرکز می کنند. شما هم با کنترل زمان و استفاده از زمانبندی کارهای تان می توانید مسیر موفقیت و پیشرفت را سریع تر به سمت اهداف تان طی کنید و هم در کار تان و زندگی تان شخصی تان موفق باشید.
