چگونه مدیریت زمان را سرلوحه زندگی خود قرار دهیم
دوستان عزیز سایت پرورش افکار به نظر شما ارزشمندترین روش استفاده از زمان در حال حاضر چیست؟ از آن جایی که این مهم ترین سوال مدیریت زمان است، آن را بارها و بارها از خودتان بپرسید تا به راهنمای خودکاری تبدیل شوید که انگیزه بخش است و شما را به گونه ای راهنمایی و هدایت می کند که بر ارزشمندترین کار یا وظیفه تان تمرکز کنید تا به موفقیت در زندگی برسید.
وقتی زمان و همه فعالیت های کاری را بر پایه پاسخ به این سوال سازماندهی می کنید، از افزایش سریع بهره وری خود شگفت زده خواهید شد. گاهی از خودتان بپرسید که ارزشمندترین دارایی مالی تان چیست؟! این سوال از افرادی زیادی پرسیده شده است. افراد بعد از این که روی این سوال فکر می کنند و پاسخ های مختلفی می دهند، به آن ها گفته می شود که پاسخ این سوال در واقع توانایی کسب درآمد است. توانایی شما برای کسب درآمد ۸۰ تا ۹۰ درصد ارزش مالی شما در دنیای کار و موفقیت در زندگی را تعیین می کند.
خودتان را یک ماشین درآمدزایی بدانید. هر وظیفه ای که روی آن کار می کنید، ارزشی کم یا زیاد دارد. وظیفه شما این است که بر ارزشمندترین کاربرد زمان تمرکز کرده و خود را موظف کنید تا مدام روی آن چند فعالیتی کار کنید که بیشترین ارزش را برای کسب و کار شما دارد.
یک اصل مهم در مورد شیوه زندگی
انتخاب، ارزشمندترین روش کاربرد زمان در تمام حوزه های مهم زندگی است. گاهی اوقات ارزشمندترین روش استفاده از زمان، به خصوص زمانی که سخت مشغول کار هستید، این است که به خانه بروید، زود بخوابید و خواب خوبی هم داشته باشید. گاهی ارزشمندترین روش استفاده از زمان این است که آن را با مهم ترین افراد زندگی تان بگذرانید. گاهی هم ارزشمندترین روش استفاده از زمان است که با خوردن غذاهای مناسب، اختصاص یک بازه زمانی منظم برای ورزش، استراحت و آرامش کافی برای داشتن بهترین عملکرد، مراقب سلامت جسمی خود باشید.
بعضی اوقات نیز ارزشمندترین روش استفاده از زمان این است که آن را با خانواده خود سپری کنید. یا به جای تماشای تلویزیون، یک کتاب خوب و پر مغز بخوانید. در سایر مواقع ارزشمندترین روش استفاده از زمان، داشتن روابط اجتماعی می باشد؛ بودن در کنار خانواده و دوستانی که از همراهی آن ها لذت می برید و آرام و بی استرس می شوید.
چیزی که بیشترین ارزش و اهمیت را دارد این است که همواره این سوال را از خودتان بپرسید؛ در حال حاضر ارزشمندترین روش استفاده از زمانی که دارم چیست؟! سپس خودتان را موظف کنید تا آن کار را هرچه که هست، شروع کرده و به اتمام برسانید. زمانی این پیشنهاد را در مهارت های مدیریت زمان و در روز خود لحاظ کنید، یکی از کاراترین و بهترین مدیران زمان نسل خودتان خواهید شد و به عبارت بهتر به موفقیت در زندگی خواهید رسید.
کارهای مهم یا فوری
تعیین اولویت برای انجام وظایف و کارها تا حد زیادی به جدا کردن «کارهای حیاتی کن»از «کارهای بیهوده زیاد» بستگی دارد. شما هر روز با چهار نوع کار روبه رو هستید، توانایی شما برای دسته بندی این کارها در طبقه مناسب، بهره وری را تا حد زیادی افزایش خواهد داد. می توانید هریک از این کارها را در کادر متفاوت قرار دهید.
۱ – فوری و مهم
کار مهم چیزی است که عواقب بلندمدتی برای شغل شما دارد. کار فوری چیزی است که نمی توان آن را به تعویق انداخت یا به بعد موکول کرد. کار مهم و فوری چیزی است که هم اکنون با آن رو به رو هستید. تقاضاهای خارجی برای استفاده از زمان شما، یعنی کارها و وظایفی که باید شروع کنید و به پایان ببرید تا شغل خود را حفظ کنید از این دسته هستند.
افرادی که باید ببینید، کارهایی که باید انجام دهید و جاهایی که باید بروید، مشتریانی که باید ملاقات کنید، وظایفی که باید به انجام برسانید و فعالیت هایی که دیگران از شما انتظار دارند، از این جنس هستند. اغلب افراد اکثر زمان روز کاری خود را صرف انجام کارهایی می کنند که مهم و هم فوری هستند. مهم ترین وظایف و اولویت های اصلی شما نیز فوری و مهم هستند. به این ربع، ربع فوریت می گویند.
۲ – مهم اما غیر فوری
دومین نوع وظایف کارهایی است که مهم هستند اما فوری نیستند. می توان آن ها را حداقل برای زمان کوتاهی به تعویق انداخت. نمونه ای از کارهای حیاتی اما غیرفوری، گزارش مهمی است که باید آن را تا آخر ماه بنویسید، به تایید برسانید و ارائه کنید. یا این که پایان نامه دانشگاه را در نظر بگیرید. این پایان نامه برای قبول شدن شما در دانشگاه بسیار حیاتی است، اما در عین حال می توانید انجام آن را به هفته ها یا ماه های بعد موکول نمایید که بیشتر اوقات نیز چنین می کنید.
اغلب مقاله های دانشگاهی دقیقا شب قبل از ارائه نوشته می شوند. کاری که تا چند روز قبل مهم اما غیرفوری بود، ناگهان بسیار فوری می شود. شما در طول زندگی با کارهای مهم و غیرفوری احاطه می شوید، مثل خواندن کتاب های مهم در حوزه کاری تان، شرکت در کلاس های فوق برنامه، ارتقای مهارت ها و توانایی هایی که برای موفقیت بلندمدت شما حیاتی هستند، اما فوری نیستند. به همین خاطر انجام آن ها را مدام به تعویق می اندازید.
حتی کار ساده ای مانند ورزش که برای سلامتی امری حیاتی است، اما فوری نیست را می توانید برای مدت زیادی به تعویق انداخت و اغلب افراد نیز همین کار را انجام می دهند؛ در صورتی که پزشکان بر این باور هستند که با داشتن عادات سلامتی مناسب از جمله رژیم و ورزش در دوران بزرگسالی می توان از ۸۵ درصد بیماری های مهم در سال های بعدی زندگی پیشگیری کرد. این کارها در ربع اثربخشی قرار می گیرند.
۳ – فوری اما بی اهمیت
مطمئنا افرادی هستند که به دفتر شما می آیند، با شما تماس می گیرند و پیغام می دهند، اما جواب دادن به آن ها ارزش کمی برای کسب و کارتان دارد یا اصلا ارزش ندارد. این ها همان کارهای فوری اما بی اهمیت هستند. این کارها در ربع فریب قرار می گیرند.
افراد تصور می کنند از آنجایی که در طول روز مشغول هستند، حتما ارزشمند هستند، اما با انجام این کارهای غیرمرتبط خودشان را فریب می دهند و از رسیدن به موفقیت در زندگی باز می مانند. اغلب افراد نیمی از زمان خود را صرف انجام کارهایی می کنند که فوری و غیر مهم هستند. این کارها خوشایند، ساده و لذت بخش هستند، اما هیچ کمکی به کسب و کار و زندگی افراد نمی کنند. اغلب این کارها گفتگوهای بیهوده با همکاران یا کارهای کم ارزش دیگر است.
۴ – غیر فوری و بی اهمیت
چهارمین نوع فعالیتی که افراد هنگام کار انجام می دهند، وظایفی است که نه فوری هستند و نه مهم. این کارها در ربع اتلاف قرار می گیرند. اغلب افراد به کارهایی مشغول هستند که هیچ ارزشی برای خود و شرکتشان ندارد. خواندن ایمیل های سرگردان یا صفحات ورزشی، رفتن به خرید در طول روز یا گوش دادن به رادیو هنگام رانندگی، همه مثال هایی از فعالیت های غیر فوری و بی اهمیت هستند که سبب اتلاف وقت می شوند. باید بدانید که این کارها هیچ کمکی به شما برای رسیدن به موفقیت در زندگی تان نمی کند.
عادات کاری خود را پرورش دهید
تراژدی بزرگ این است که اگر کاری را مدام انجام دهید، به زودی به عادت تبدیل می شود و زمانی عادتی شکل گرفت، ترک آن دشوار است. بسیاری از افراد عادت کرده اند که اغلب وقت خود را صرف انجام کارهای کم ارزش و بی ارزش کنند، سپس متعجب می شوند که چرا از کار خود بی کار شده اند، یا شخص دیگری به جای آن ها ارتقا گرفته است.
کلید مدیریت زمان موفق این است که بتوانید اولویت هایی برای خود تعیین کنید و همیشه روی مسائلی کار کنید که فوری و مهم هستند. زمانی که کارهای فوری و مهم را انجام دادی، فورا بر وظایفی کار کنید که مهم هستند، اما در حال حاضر فوریت ندارند. کارهای مهم و غیرفوری معمولا وظایف و کارهایی هستند که می توانند در بلندمدت کمک شایانی به کسب و کار و موفقیت در زندگی شما کنند.
