چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
۵ راهکار مدیریت زمان برای موفقیت کسب و کارتان
همه ی ما آرزو داریم ساعت های بیشتری در یک روز وجود داشته باشد. اطمینان از مدیریت موثر زمان بسیار مهم است زیرا باعث می شود هم ما و هم کسب و کارمان موفقیت ها را درو کند!
کارایی کسب و کار بستگی دارد به مدیریت موثر زمان و اینکه دقیقاً چه چیزی از روز خود می خواهیم. به جای اینکه ما را با جزئیات مفصل، درباره ی اهمیت مدیریت زمان خسته کنیم، یک راهنما برایتان آماده کرده ایم که مطمئن شوید بعد از تعطیلات آخر هفته، یک شروع عالی در روز شنبه خواهید داشت و روزتان آنقدر خسته کننده نخواهد بود که برای برگشت به خانه ثانیه شماری کنید.
چیزهایی که لازم خواهید داشت
-
۵ دقیقه برای برنامه ریزی زمان بندی تان
-
دفترچه یادداشت
-
یک ذهن باز
۱- از قبل برنامه ریزی کنیم
همه ی ما این جمله را اغلب می شنویم و البته اغلب آن را فراموش می کنیم. چرا شنبه را با گرد هم آوردن تیم مان و تعیین برنامه ی کار برای رسیدن به اهداف آن هفته، شروع نکنیم. وظایف خانه داری همیشگی را تمام کنیم تا بتوانیم از هفته ی خود لذت ببریم و مزایا را درو کنیم!
برنامه ریزی کنیم که هر هفته دقیقاً چه کاری را باید انجام دهیم، به این صورت آخر ماه که به عقب نگاه کنیم متوجه می شویم خودمان و تیم مان چقدر کارآمدتر بوده ایم.
۲- اولویت بندی کارها
افراد و کسب و کارهای زیادی در این حوزه کوتاهی دارند. هر چه قدر تلاش کنیم، باز هم بعضی از کارها به خاطر وجود “موضوعات فوری و فوتی” مورد بی توجهی قرار می گیرند. هرچند واقعیت این است که اگر اصول کار را در زمان رشد کسب و کارمان انجام ندهیم و بنیاد کار را به درستی پی ریزی نکنیم از رقبای خود ندانسته عقب خواهیم ماند. فهرستی از کارهایی که باید در طول هفته انجام دهیم تهیه کنیم و آنها را اولویت بندی کنیم.
هرگز کارهای موجود در فهرست را به بعد موکول نکنیم. اگر کاری به انجام نمی رسد از خودمان علت آن را بپرسیم- و هرگز برای درخواست کمک یا حمایت از تیم مان هراس نداشته باشیم.
۳- وقفه را بپذیریم
باید بپذیریم که کارها به ندرت مطابق برنامه پیش می روند… حتی زمانی که برنامه ریزی می کنیم! وقفه بخش اجتناب ناپذیر هفته های کاری هستند. این وقفه ها می توانند تماس های تلفنی مشتری باشند آن هم “بدون برنامه” تا جلساتی که بیش از زمان تعیین شده طول می کشند. همیشه بخشی از روز و هفته مان را برای وقفه ها در نظر بگیرید، به این شکل اگر وقفه ای پیش نیامد کار بیش تری انجام خواهیم داد، اگر هم پیش آمد از قبل آمادگی داریم.
۴- مراقب عواملی باشیم که باعث حواس پرتی می شوند
چه بدانیم و چه ندانیم، بعضی چیزها در برنامه ی روزمره مان می توانند به طور جدی باعث حواس پرتی ما شوند. مقصر اصلی کیست؟ چک کردن رایانامه ها و پاسخ دادن به آن ها. مواقعی وجود دارد که همه ی ما تمایل داریم وارد یک مکالمه ی رایانامه ای عمومی با مشتری شویم و حس می کنیم باید سریع پاسخ اش را بدهیم. ناگهان نیم ساعت می گذرد بدون اینکه متوجه شویم. دست نگه داریم. ۱۵ دقیقه در روز را برای پاسخ دادن به رایانامه ها اختصاص بدهیم، بدون اینکه عامل دیگری باعث پرت شدن حواس مان بشود. به این شکل شما بخش های زمانی خاصی را وقفِ پاسخ دادن به رایانامه ها می کنیم و مطمئن هستیم تمام تمرکزمان روی همین کار است.
۵- از تماس های تلفنی غافل نشویم
مکالمه می تواند منجر به ایده های عالی و کسب و کار عالی شود، اما قبل از اینکه گوشی را برداریم و با مشتری تماس بگیریم ۵ دقیقه صبر کنیم و فکرکنیم که چرا می خواهیم با او تماس بگیریم و قرار است چه بگوییم. به این فکر کنیم که چه چیزی از این تماس قرار است نصیب مان شود و مطمئن شویم آنچه می خواهیم را از این مکالمه به‌دست می آوریم. به این شکل نه وقت خودمان و نه وقت آنها را تلف خواهیم کرد.
