10 نکته قدرتمند برای مدیریت زمان و رسیدن به نتیجه دلخواه

۱۰ نکته قدرتمند برای مدیریت زمان و رسیدن به نتیجه دلخواه

تانک آیتکین

بیست و چهار ساعت. شما همان زمانی را دارید که بقیه روزها هم دارید. اما زمانی که زندگی بیش از هر زمان دیگری پر هرج و مرج و استرس زا می شود، ممکن است اینطور نباشد. زمان – و در کنار آن، توانایی سازنده و موثر در کارتان – اکنون بیش از هر زمان دیگری در اولویت قرار می گیرد.

از آنجایی که نمی‌توان ساعات بیشتری را به روز خود اضافه کرد، یعنی یافتن راه‌هایی برای استفاده حداکثری از این زمان محدود، بسیار مهم است.

آرزو می کنید که ای کاش بیش از ۲۴ ساعت وقت داشتید؟ در اینجا ۱۰ نکته قدرتمند برای مدیریت زمان و به دست آوردن نتیجه در محل کار، آورده شده است.

1. هدف خود را مشخص کنید.

اولین نکته برای مدیریت زمان این است که ابتدا هدف خود را مشخص کنید. قبل از اینکه یاد بگیرید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، باید اهدافی را تعیین کنید. و قبل از اینکه بتوانید اهدافی را تعیین کنید که منطقی هستند، برای مشخص کردن «چرایی» که به «چگونه» شما انگیزه می‌دهد؛ به درک کلی از ماموریت خود نیاز دارید.

با مشخص کردن هدفی شخصی شروع کنید که نه تنها آنچه را که می خواهید، انجام دهید، بلکه دلیل انجام آن کار را مشخص کند. به عنوان مثال، فرض کنید می خواهید تاک بفروشید.
این یک هدف عالی (و خوشمزه) است. اما هدف شما چیست؟ برای خوشحال کردن مردم؟ برای جمع کردن آنها؟ برای جشن گرفتن میراث خود؟

تعیین هدف، شما را در مسیر ایجاد اهداف هوشمندتر نگه می دارد که به نوبه خود به شما کمک می کند تا بهره وری بیشتری داشته باشید. اگر آن مسیر در راستای برآورده شدن هدف شما را نباشد، ارزش وقت گذاشتن را ندارد.

2. «نه» گفتن را تمرین کنید.

وقتی برای اولین بار کارم را شروع کردم، هرگز نمی خواستم فرصتی را از دست بدهم – شبکه سازی، پروژه ای را برعهده بگیرم، چیز جدیدی یاد بگیرم. این طرز فکر «ترس از دست دادن» می‌تواند زمانی مفید باشد که در حال دست یافتن به  قلق صنعت جدید  و عادت کردن به آن هستید، اما در مورد مدیریت زمان به شما کمکی نخواهد کرد.

هر چه بیشتر زمان را صرف تلاش- تحت عنوان رشد – صرف کنید، زمان کمتری برای انجام آنچه واقعا مهم است خواهید داشت. یعنی: وقتی به یک چیز «بله» می گویید، همیشه به چیز دیگری «نه» خواهید گفت.

اگر هدف شما مدیریت بهتر زمان است، به آن به عنوان یک منبع محدود نگاه کنید و آن را عاقلانه خرج کنید و نه برای افراد یا پروژه هایی که در ماموریت و اهداف کلی شما نیستند. در ابتدا، «نه» گفتن سخت است، اما اگر تصمیمات خود از فیلتر وظایف خود عبور دهید، از زمان خود نیز محافظت می کنید.

3. مشخص کنید که در حال حاضر چگونه از زمان خود استفاده می کنید.

احساس می کنید چقدر سازنده هستید؟ کیفیت کاری که انجام می دهید چگونه است؟ این سوالات مبهم هستند تا زمانی که آنها را با داده های واقعی محدود کنید. برای شناسایی اینکه روال چه چیزی باید تغییر کند (و در نهایت، چگونه موثرتر شوید)، ابتدا باید تصویر واضحی از اینکه زمان شما اکنون چگونه کجا می گذرد، داشته باشید.

با برنامه ریزی هفته ای برای «بررسی دقیق» زمان خود به ساعت، با استفاده از یک دفترچه یادداشت یا صفحه گسترده (کامپیوتر)، شروع کنید.

برای مثال، ممکن است متوجه شوید که بیشتر از آنچه فکر می‌کردید در شبکه‌های اجتماعی زمان صرف می کنید یا اینکه دقایق زیادی در روز را صرف فکر کردن درباره اینکه چه چیزی در ایمیل بنویسید، تلف می‌کنید.  هنگامی که فهمیدید که اوضاع بر خلاف مدیریت زمان فعلی، چقدر خوب پیش می رود، می توانید تغییرات لازم را اعمال کنید.

4. انرژی خود را جیره بندی کنید.

نکته مهم دیگر برای مدیریت زمان، جیره بندی انرژی است. یک افسانه رایج در فرهنگ هاسل (نوعی از ذهنیت است که فرد اعتقاد دارد باید تمام روز و هر روز برای دستیابی به اهداف حرفه ای خود کار کند.) وجود دارد که کارآمدترین کارگران، در سحرگاهان بیدار می شوند، یعنی در همراه با طلوع خورشید.
اما به ازای هر مدیرعامل استارت‌آپی که ساعت ۴ صبح برای کار از خواب بیدار می‌شود، کسی وجود دارد که هنوز خواب است (و در واقع برای انجام کارش به چشمان بسته نیاز دارد).

کلید مدیریت زمان این نیست که خواب خود را برای بهره وری قربانی کنید. این است که زمان هایی از روز (یا عصر!) را که بیشترین انگیزه را برای انجام کارها دارید شناسایی کنید و سپس بر اساس آن برای کار خود برنامه ریزی کنید. بنابراین، به زمانی که پرانرژی هستید فکر کنید – اما به خاطر داشته باشید که رسیدن به نتیجه فقط به انرژی نیاز ندارد. چه زمانی خلاق ترین و الهام بخش ترین هستید؟ چه زمانی بیشترین تمرکز را دارید؟

برای مثال، اگر در ساعات پایانی صبح، درست بعد از صبحانه و قهوه، هوشیارتر هستید، مهم ترین و سخت ترین کار خود را برای آن زمان برنامه ریزی کنید. از طرف دیگر، چه زمانی بیشترین احساس تخلیه را دارید؟ وظایف معاونتی که نیاز به تفکر زیادی ندارند، برای آن دوره ذخیره کنید. شما نه تنها از زمان خود استفاده بهتری خواهید کرد، بلکه کار بهتری نیز انجام خواهید داد.

5. از قبل برنامه ریزی کنید.

شکست در برنامه ریزی و برنامه ریزی برای شکست. به همین دلیل است که من از هر بعدازظهر یکشنبه، برای برنامه ریزی هفته کاری خود استفاده می کنم. دفتر و خودکار مورد علاقه‌ام را برمی‌دارم، روی میز ناهارخوری یا دفتر کارم می‌چینم و هر چیزی را که باید در یک هفته تمام کنم، یادداشت می‌کنم. سپس، هر هدف را به وظایف خاص و زمان محور تقسیم می کنم.

برنامه ریزی در سطح کلان، به من کمک می کند تا اهدافم را در خط مقدم نگه دارم و بتوانم با هدف بزرگ تری در کار خود باقی بمانم.
برنامه ریزی در سطح خرد برای کارهای خاص نیز مهم است، زیرا از اتلاف وقت برای پروژه ها و وظایفی که در راه هدف نیستند، جلوگیری می کند.

برای مثال، قبل از اینکه وارد جلسه شوید، فهرستی از نکات و اهدافی که می خواهید به آنها برسید بنویسید. این به شما کمک می‌کند تا روی تصویری بزرگ‌تر متمرکز بمانید و در دقایق یا ساعت‌هایی که نیاز است تا به آن نکات برسید، صرفه‌جویی کنید.

6. عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید.

حواس پرتی مانع بهره وری و مدیریت زمان می شود. اما پاسخ فقط این نیست که لپ تاپ خود را در مکانی آرام قرار دهید.
«کاری» که فضای ذهنی را اشغال می‌کند اما در واقع به بهره‌وری کلی کمکی نمی‌کند، این یکی از جنبه های حواس‌پرتی‌ ذهن است که باید برطرف شود. جیمز کلیر، نویسنده عادات اتمی: در روشی آسان و ثابت شده برای ایجاد عادات خوب و شکستن عادت های بد، به این افراد «نیمه کار» می گویند.

برای مثال، فرض کنید روی یک ارائه کار می کنید، اما هر چند دقیقه یکبار توقف می کنید تا پیام های خود را بررسی کنید. خواندن و پاسخ دادن به ایمیل ها بخشی از کار شماست، بنابراین احساس می کنید که در حال کار کردن هستید.

اما با توجه به Clear، این، تخلیه بزرگی از زمان شما است:

صرف نظر از اینکه کجا و چگونه در دام نیمه کاره شدن گرفتار می شوید، نتیجه همیشه یکسان است: 《شما هرگز به طور کامل درگیر کاری که در دست دارید، نمی شوید، به ندرت به یک کار که مدت زمان طولانی طول می کشد، متعهد می شوید. دو برابر بیشتر وقت دارید تا نیمی از آن را انجام دهید.》

دفعه بعد که وقت شما در بالاترین حد بود، روی متمرکز بودن تمرکز کنید. حواس‌پرتی‌های کوچکی را که وضعیت عملکرد شما را منقطع می‌کنند حذف کنید و ذهن خود را روی آنچه واقعاً به توجه شما نیاز دارد، متمرکز کنید.

7. از انجام چند کار خودداری کنید.

چه در حین مکالمه به یک ایمیل پاسخ دهید و چه در حال جابجایی بین پروژه ها، ممکن است احساس کنید زمانی که چندین کار را همزمان انجام می دهید از زمان خود بهترین استفاده را می کنید. اما اگر شما هم مثل من هستید، هرچه «صفحه های» ذهنی بیشتری باز کنید، کمتر می‌توانید روی هر کدام تمرکز کنید.

چرا چندوظیفه بودن؛ دشمن مدیریت زمان است؟ به گفته کارشناسان، جابه‌جایی بین چندین کار به طور همزمان، انرژی را صرف تعویض دنده می‌کند تا وظایف واقعی. بدتر از آن، زمانی که بین وظایف خود قرار می‌گیرید، تمرکز ندارید – که به این معنی است که هرگز وارد حالت «جریان و عملکرد» که برای بهره‌وری ضروری است، نخواهید شد.

حرکت به جلو و عقب بین چندین کار در واقع باعث هدر رفتن بهره وری می شود، زیرا توجه شما صرف تعویض دنده می شود – به علاوه، هرگز برای هر یک از فعالیت ها به طور کامل «در منطقه» قرار نمی گیرید.

8. «آینده خود» را در نظر بگیرید.

تصمیمات امروز ما بر فردا تأثیر می گذارد و این شامل مدیریت زمان نیز می شود. نحوه گذراندن دقایق و ساعت‌های خود تأثیر طولانی‌مدتی دارد زیرا زمان در دسترس شما را در آینده کاهش می‌دهد – انجام کارهای دیگر و مهمتر از همه، استراحت و استراحت.

بنابراین، اگر با مدیریت زمان خود مشکل دارید، تمرکز خود را به آینده معطوف کنید.
فکر کردن در مورد اینکه چگونه کاری که در حال حاضر انجام می‌دهید به شما کمک می‌کند یا مانع شما در آینده می‌شود، تمرکز شما را بیشتر می‌کند و آگاهی شما را از اینکه چگونه تصمیم‌هایتان بر شما تأثیر می‌گذارند، گسترش می‌دهد. در آینده احتمالاً دوست دارید که در مورد نکات مدیریت زمان بیاموزید.

9. فوریت و اهمیت را با هم اشتباه نگیرید.

هر روز کارهای مهم زیادی وجود دارند که باید انجام شوند. اما این لزوماً به این معنی نیست که آن چیزها آنقدر فوری یا حساس هستند که باید در آن زمان انجام شوند. ادغام این دو راهی برای تلف کردن زمان و از دست دادن بلکه زمانی است.

در اینجا اصول اولیه ای وجود دارد: موارد فوری در لیست کارهای شما نیاز به توجه و اقدام فوری دارند، در حالی که وظایف صرفاً مهم، عواقب مهم تری دارند، اما ممکن است نیازی به تکمیل فوری نداشته باشند.

برای استفاده بهینه از زمان خود، همیشه روی کارهایی تمرکز کنید که هم فوری و هم مهم هستند. هنگامی که آن ها از لیست خارج شدند، تمرکز خود را به کارهای فوری و سپس کارهای مهم اما غیر فوری بگذارید.

10. استراحت کنید.

هنگامی که هدف نهایی انجام کارها است، ممکن است متوقف شدن حین کار، اشتباه به نظر برسد. اما برای بهره وری مطلوب، مغز شما نیاز به توقف های گاه به گاه دارد.

در حالی که برخی از مطالعات فرمولی را برای ریتم کار / استراحت پیشنهاد می کنند – مانند کار کردن به مدت ۵۲ دقیقه و استراحت برای ۱۷ دقیقه – هیچ قانون مکتوبی برای داشتن استراحتی موثر، وجود ندارد.

از آنجایی که ظرفیت ذهنی افراد متفاوت است، دوره بهینه آنها برای استراحت نیز متفاوت خواهد بود.  ایده این است که همه ما پس از یک دوره استفاده از مغز خود، قدرت ذهنی خود را از دست می دهیم. «استراحت ها» به «تنظیم مجدد» کمک می کند.

در حالت ایده آل، استراحت های خود را از قبل برنامه ریزی کنید و از آنها برای انجام کاری کاملاً غیرمرتبط با کار استفاده کنید. مثل قدم زدن. از پله ها بالا و پایین بدوید. با یک دوست یا یک عزیز تماس بگیرید.

اینگونه نه تنها با دیدگاهی تازه در مورد کاری که می کنید، باز خواهید گشت، بلکه این احساس را خواهید داشت که در طول روز، زمان بیشتری نسبت به زمانی که شروع کرده اید، دارید.

سخن آخر

مدیریت زمان یک مهارت ضروری در زندگی است، اما همه در آن مهارت ندارند. مدیریت زمان دشوار است، اما شما تنها نیستید. بنابراین، با این 《۱۰ نکته قدرتمند برای مدیریت زمان》 شروع کنید؛ زیرا به شما کمک می کنند تا به نتایج دلخواه خود برسید.

منبع:

• https://www.lifehack.org/892492/tips-to-manage-time