راهنمای جامع تکنیک زمان شناور که باید استفاده کنید

تکنیک های فراوانی وجود دارد که می تواند در افزایش بهره روی فرد موثر باشد و تکنیک زمان شناور نیز یکی از این موارد است. هر کدام از این تکنیک های مختلف می تواند در شرایط متفاوتی موثر باشد، اما تعداد انگشت شماری از آن های هستند که همواره مفید واقع می شوند.

تکنیک هایی که موثرتر از باقی موارد باشند، در نهایت بین مردم رایج شده و از محبوبیت بالایی برخوردار خواهند بود. افراد در طول مسیر موفقیت خود همواره تکنیک های مختلفی را آزمایش کرده که بتواند روشی که از همه روش ها مفیدتر است را انتخاب کنند.

هر کدام از روش ها بایستی در طول مدت تقریبا طولانی به کارگرفته شده که بتواند کارایی خود را ثابت کند. در این بین روش زمان شناور امتحان خود را پس داده و موثر است. در این مقاله هر آنچه لازم است که درباره این روش بدانید را برایتان توضیح می دهیم.

تکنیک زمان شناور از کجا پیدا شد؟

پیدایش و ریشه تکنیک زمان شناور موضوعی بسیار گسترده بوده که بایستی به طور دقیق آن را مطالعه کنید. اما به طور خلاصه این تکنیک از نوادگان تکنیک پومودورو معروف است.

تکنیک پومودورو یکی از تکنیک های مدیریت زمان بوده که بین مردم بسیار مشهور است. در واقع این تکنیک می خواهد که زمان افراد را به بخش های 25 دقیقه ای برای انجام کارها تقسیم کند. 25 دقیقه در واقع اشاره به زمانی دارد که برای درست کردن سس پومودورو لازم است.

تکنیک پومودورو حول محور این ایده می چرخد که بخش زیادی از افراد پس از25 دقیقه کار مداوم و مفید، تمرکز خود را از دست داده و برای بازیابی دوباره آن نیاز به استراحت دارند. این استراحت نیز باید در تناسب با زمان کار مفید باشید. یعنی استراحت بین بخش های کاری بایستی بین 3 الی 5 دقیقه باشد.

البته این تکنیک همواره موثر نبوده چرا که یک اشکال در این نظریه وجود دارد؛ وظایفی که فرد انجام می دهد و ویژگی های روانی افراد با یکدیگر متفاوت است.

در واقع ممکن است وظیفه ای نیاز به تمرکز بسیار زیادی داشته و فرد را پس از 15 دقیقه خسته کند. همچنین اگر دو فرد را با ویژگی ها روانشناختی متفاوت در حال انجام کاری یکسان در نظر بگیریم، ممکن است عملکرد متفاوتی را از خود نشان دهند.

ممکن افراد پس از برخورد با این مشکل احساس ناتوانی در مدیریت زمان و کارهای خود کنند. اینجاست که بایستی برای مشکل موجود راه حلی در نظر گرفت.

زمان شناور برای این ایرادی که در این تکنیک وجود دارد، راه حلی دارد. این موضوع انعطاف پذیری برنامه و تکنیک را افزایش داده و موجب می شود که برای افراد با وظایف و ویژگی های روانشناختی متفاوت، مفید و موثر باشد.

چرا می گوییم که زمان شناور از نوادگان پومودورو است؟

این دو تکنیک شباهت بسیار زیادی به یکدیگر داشته و حتی ممکن است افراد نتوانند آن ها از یکدیگر تشخیص دهند. اما در اصل تکنیک پومودورو ریشه پیدایش زمان شناور است و شباهت ها نیز به همین دلیل است.

پومودورو در واقع زودتر از تکنیک زمان شناور ابداع شد و این موضوع عامل اصلی آن است که به عنوان ریشه زمان شناور شناخته شود. زمان شناور زمانی طراحی شد که پومودور دیگر کارایی نداشت و به افراد در مسیر مدیریت زمان و قرارگیری در مسیر جذب موفقیت کمک نمی کرد.

پس این نیاز احساس شد که باید تکنیک مدیریت زمان جدیدی ابداع شود. در نتیجه زمان شناور طراحی شد و در زمان کمی توانست از محبوبیت زیادی برخوردار باشد. البته به اندازه پومودورو نبود، اما در گذر زمان به این اندازه شناخته شده خواهد بود.

چیزی که در مورد زمان شناور موجب مفید بودن آن شد، قابلیت شخصی سازی بود. افراد نمی توانستند طبق یک قانون و روش مشخصی زمان خود را مدیریت کنند چرا که آن ها وظایف و ویژگی های روانشناختی مختلفی داشتند.

پومودورو کارایی خود را از دست داد بود و دیگر در افزایش بهره وری افراد تاثیری نداشت. به همین سبب روشی طراحی شد که در بخش های مختلف خود شبیه آن به نظر می رسید اما این بار مشکلات اساسی آن حل شده بود.

تکنیک زمان شناور چیست؟

در این مقاله قرار است که شما را به طور کامل با تکنیک زمان شناور آشنا کنیم. اما اگر تعریفی خلاصه شده از آن داشته باشید، می توانید دید بهتری نسبت به آنچه خواهید خواند داشته باشید.

در عین حال که این تکنیک به اندازه تکنیک پومودورو شناخته شده نیست، اما مدتی است که جای آن را در برنامه ریزی افراد پیدا کرده است. ویژگی اصلی که موجب محبوبیت آن شده، قابلیت شخص سازی بوده و دست افراد را در برنامه ریزی های روزانه باز می کند.

این تکنیک ساخته ذهن خلاق زوئه ردبیونز است. او معتقد است که طرح او می تواند علاوه بر این که ابزار اصلی مدیریت زمان باشد، به افرادی که از تکنیک پومودورو ناامید شده اند کمک زیادی کنند. فرد در استفاده از آن احساس سختی نکرده و با اراده و کنترل خود به برنامه ها پایبند خواهد بود.

زمانی این طرح را ارائه داد که نتوانست با تکنیک 25 دقیقه ای به برنامه های خود پایبند باشد. معتقد بود که این زمان بندی اغلب تمرکز را از او گرفته و روند کار کردن او را مختل می کند. در واقع زمانی که در کاری غرق شده و به تمرکز بالایی رسیده، ناگهان رشته افکارش به وسیله این زمان بندی پاره شده و تمرکز خود را از دست می دهد.

قطع کردن روند کار مفید نه تنها به او در افزایش بهره وری کمکی نمی کرد، بلکه در دراز مدت از میزان کار مفید او کاسته و باعث ناامیدی از توانایی هایش می شد. برای رفع این مشکل باید سیستمی طراحی می شد که به فرد اجازه دهد در مسیر روند کار مثبت و مفید خود باقی بماند.

زمان شناور چه کمکی به شما می کند؟

در تکنیک پومودور شما بایستی به برنامه ریزی که از قبل انجام شده پایبند باشید. یعنی تنها کاری که باید انجام دهید، انتخاب ترتیب انجام کارها و چیدن آن ها بر اساس اولویت هایتان است. روز شما به بخش های از پیش تعیین شده تقسیم می شود و این تقسیم بندی هیچ ربطی به نوع وظیفه یا سرعت شما در انجام ندارد.

با پایبدی به این تقسیم بندی ممکن است در ابتدا فکر کنید که مشکل شما تنها عادت نداشتن به این سیستم برنامه ریزی بوده و پس از گذر زمان عادت خواهید کرد. اما با ادامه این روند متوجه می شوید که نه تنها در کارهای خود پیشرفت نمی کنید، بلکه شاید پیش از این برنامه ریزی بهتر عمل می کردید.

در نهایت این تقسیم بندی می تواند از انگیزه شما بکاهد. شما تمام تلاش خود را می کنید اما در آخر هفته یا ماه نمی توانید نتیجه تلاش های خود را مشاهده کنید. اما در تکنیک زمان شناور دست شما بازتر است. شما با توجه به میزان سختی یا پیچیدگی کارتان و زمانی که احساس می کنید برای انجام آن نیاز دارید، برنامه ریزی می کنید.

پس از آن که در برنامه ریزی، ویژگی های وظیفه تان و ویژگی های روانشناختی خود را در نظر داشته باشید، بهره وری شما افزایش یافته و می توانید سریع تر نتایج مطلوبتان را مشاهده کنید.

مبانی و اصول این تکنیک شامل چه مواردی است؟

تا به این بخش توضیحات کامل و کوتاهی در مورد تکنیک زمان شناور بیان شده که دید بهتری نسبت به آن داشته باشید. حال رای آن که بتوانید این تکنیک کاربردی را در زندگی و مدیریت زمان خود به کار بگیرید باید با اصول و مبانی اصلی آن آشنا شوید.

مانند هر تکنیک دیگری، در این تکنیک نیز شما بایستی بدانید اجزای اصلی این سبک از برنامه ریزی چیست و چه مواردی باید از قبل مشخص شده باشد. این کار به برنامه ریزی روزانه یا بلند مدت شما نظم می دهد.

در قدم اول بایستی یک برگه برداشته و از آن به عنوان برگه زمان بندی استفاده کنید. البته اگر دستی در گرافیک و طراحی های الکترونیکی دارید، می توانید برگه زمان بندی الکترونیکی ایجاد کنید و در تلفن همراه یا لپ تاپ آن را همراه خود داشته باشید. در برگه زمان بندی عناوین زیر را به ستون ها اضافه کنید:

• (نام) نام کار یا وظیفه
• (زمان شروع)زمان شروع فرصت انجام کار
• (زمان پایان) زمان پایان فرصت انجام کار
• (وقفه ها) زمان های استراحت یا کارهای جانبی که حین انجام کار در روند کاری شما وقفه ایجاد می کند
• (زمان کاری) مقدار زمانی که برای انجام هر کار در نظر دارید یا ممکن است طول بکشد
• (زمان استراحت) زمانی که در برای استراحت در نظر دارید که انرژی خود را به دست بیاورید

برگه زمانی اصلی ترین بخش مدیریت زمان شما است. این برگه به شما کمک می کند که وظایف روزانه خود را پیدا کرده و برای روتین روزانه خود روندی مناسب و مفید در نظر بگیرید.

پس از آن که به خوبی مشخص کردید چه کارهایی بایستی انجام دهید و چه مقدار از زمان روزانه خود را باید به آن اختصاص دهید، حال باید برای مدیریت برنامه زمان به ترتیبی که مراحل در ادامه ذکر شده، عمل کنید.

1. یکی از وظایف ذکر شده را انتخاب کنید

اولین قدم در تکنیک تکنیک زمان شناور بایستی انجام دهید، انتخاب کار بر اساس اولیت ها و زمانی است که در اختیار دارید. در واقع شما باید شرایط را به خوبی بسنجید و در نهایت یکی از کارهای ذکر شده در برگه زمان بندی را انتخاب کنید.

سعی کنید کاری که انتخاب می کنید در تناسب با زمانی باشد که در اختیار دارید. برای مثال انتخاب (گردگیری  تمیز کردن کل آشپزخانه) زمانی که اول هفته کاری هستید و هنوز کارهای نیمه کاره ای در محل کار خود دارید، انتخاب اشتباهی است.

انتخاب اشتباه باعث می شود که نتوانید آن طور که باید از زمان و انرژی خود استفاده کرده و آن را نیمه کاره رها کنید. در نهایت از توانایی خود در به اتمام رساندن وظایف و توانایی مدیریت زمان ناامید شده و به روند نادرست و سابق زندگی خود بازگردید.

پس سعی کنید که وظیفه ای که انتخاب می کنید به سادگی قابل انجام بوده، از اهمیت بالایی برخوردار است یا آن که قابلیت تقسیم به کارهای ریز و انجام در فواصل زمانی را داشته باشد. این روش موجب می شود که به خوبی بر وظایفتان کنترل داشته باشید.

2. کار کردن روی وظیفه ای که انتخاب کردید را آغاز کنید

شاید روی کاغذ و در ذهن تان به خوبی بر اصول تکنیک زمان شناور مسلط باشید و به خوبی برای کارها و زمان خود برنامه ریزی کنید. اما شما زمانی می توانید موفقیت خود را تضمین کنید که در پیاده کردن این برنامه ریزی ها نیز خوب عمل کنید.

به بخش های مختلف هر وظیفه خود دقت کنید. این ستون ها به شما اطلاعات کاملی از روند کاری که باید در پیش بگیرید، می دهد و شما را برای انجام آن آماده می کند. پس از آن که وظیفه ای را که می خواهید انجام دهید، انتخاب کردید، زمان شروع را در برگه زمان بندی ذکر کنید.

تنها نکته ای که بایستی در این مرحله به آن توجه کنید، نحوه انجام کارهاست. یعنی اگر زمان کافی برای انجام تمام وظایف را ندارید، در یک زمان چند کار را انجام ندهید.

هر کار با توجه به میزان سختی و حساسیتی که دارد، زمانی برایش مشخص شده. اگر چند کار به طور همزمان انجام شود، نه تنها نمی توانید وظایف را به درستی و کامل انجام دهید، بلکه زمان طلایی انجام آن را نیز دست می دهید.

علاوه بر این که با انجام دادن همزمان چند کار شما به هیچ کدام از وظایف به درستی رسیدگی نمی کنید، از بهره وری خود نیز می کاهید. چرا که تمرکز کردن روی چند کار انرژی زیادی را از شما می خواهد و انرژی کلی روزانه شما را کم می کند.

3. تا زمانی که انرژی دارید و می توانید، کار کنید

در تکنیک زمان شناور شما با توجه به توانایی خود و سختی کار مقدار زمان مورد نیاز را تعیین می کنید و محدودیتی برای انجام کارها ندارید. یعنی نیاز نیست در زمان های از پیش تعیین شده حتما دست از کار کردن بکشید.

خود را محدود به زمان بندی خاصی نکرده و سعی کنید که تا زمانی که انرژی برای انجام کار دارید و تمرکز خود را در مسیر انجام وظایف حفظ کرده اید، به کار کردن ادامه دهید. اگر پس از 15 دقیقه احساس خستگی کردید، استراحت کنید. همچنین اگر تا 1 ساعت هنوز هم انرژی ادامه کار را داشتید، دست از کار کردن نکشید.

هدف اصلی این تکنیک تمرکز بر روی شخصی سازی کردن برنامه ریزی و مدیریت زمان است. پس این خود شما هستید که مشخص می کنید چه میزان باید کار کنید یا چه زمانی به استراحت نیاز دارید. در واقع زمانی باید کار کنید که برای شما مناسب تر است.

این امر موجب افزایش بهره وری شما شده و انرژی شما را برای انجام کارهای دیگر نیز ذخیره می کند. همچنین خروجی مفیدتری خواهید داشت و برای ادامه وظایفتان انگیزه پیدا می کنید. در نهایت ممکن است 90 دقیقه روی وظیفه ای کار کنید و اصلا احساس خستگی نکنید.

مطالعات زیادی وجود دارد که نشان می دهد استراحت های منظم و به اندازه نه تنها موجب کاهش بهره وری فرد نمی شود، بلکه به افزایش تمرکز او کمک می کند. به همین دلیل است که در تکنیک پومودورو فواصل استراحت به طور منظم وجود دارد.

4. میزان استراحت های خود را کنترل کنید

در تکنیک زمان شناور زمان بندی و مدیریت آن به عهده خودتان است. اما باید دقت کنید که تعادل را در زمان بندی های خود رعایت کنید. آنقدر در کار کردن غرق نشوید که نتوانید به مقدار مناسبی استراحت کنید. همچنین در استراحت زیاده روی نکنید که در نهایت از وظیفه اصلی خود دور شوید.

برای این که بتوانید بهتر این فواصل را کنترل کنید، مدت زمان استراحت یا کارهای خود را در ستون ها یادداشت کنید. در پایان روز می توانید میزان استراحت یا کار کردن خود را به درستی بسنجید. سعی کنید از ویژگی شخصی سازی سواستفاده نکرده و به رعایت تعادل در انجام کار و استراحت پای بند باشید.

برای آن که درک بهتری از این تعادل داشته باشید، سعی کنید به ازای هر 25 دقیقه کار، 5 دقیقه استراحت کنید و زمان استراحت خود را به ازای زمان کارکردن طولانی، افزایش دهید. استفاده از زمان سنج می تواند مفیدتر از یادداشت ساعت شروع و پایان هر کار باشد.

5. حواستان به عوامل حواس پرتی باشد

در مسیر موفقیت عواملی وجود دارند که ممکن است تمرکز مفید را از شما گرفته و توجهتان را به خود جلب کند. علاوه بر این در حین انجام هر کاری ممکن است عوامل حواس پرتی ساده ای وجود داشته باشد. این موارد می تواند شامل تماس تلفنی، ایمیلی فوری یا حتی نیاز به حمام کردن باشد.

اگر نیاز است که به این عوامل حواس پرتی کوچک توجه کنید و هر چه سریع تر برای رفع مشکل موجود اقدام  کنید، آن را انجام دهید. اگر برای رفع آن اقدام نکنید ممکن است حواس شما را در ادامه انجام کار و وظیفه تان پرت کند.

بهتر از پس از رفع مشکل، آن را در ستون وقفه ها، ثبت کنید. سعی کنید مدت زمانی که به این موارد اختصاص می دهید، به حداقل برسد. البته تنها کافیست که مدت زمان آن را کوتاه کنید، نیازی نیست که به طور کامل آن ها را حذف کنید.

دلیل آن که نباید وقفه ها به طور کامل حذف کنید آن است که ممکن از عامل حواس پرتی بسیار مهم تر از کاری باشد که انجام می دهید. پس بهتر است که در میانه کار کردن، آن را متوقف کرده و برای رفع مشکل ایجاد شده، اقدام کنید.

6. همواره مراحل بالا را ادامه دهید

در تکنیک زمان شناور مدیریت زمان به عهده شماست و کارها بایستی با توجه به چیزی که شما صلاح می بینید، انجام شود. پس لازم است که به برنامه ای که در ذهن یا روی کاغذ خود دارید، پایبند بمانید. به انجام دادن این مراحل ادامه دهید و زمانی که توانستید وظایف روزانه تان را اتمام برسانید، دست از کار کردن بکشید.

با تکمیل هر وظیفه، مطمئن شوید که آخرین زمان توقف خود را ثبت کرده اید. در صورت تمایل نیز می توانید کل زمان مفید کار کردن خود را محاسبه کنید.

انجام محاسبات در مورد زمان مفید کار کردن و استراحت ها به شما کمک می کند که شناخت مناسبی نسبت به توانایی های خود داشته باشید. همچنین می توانید با شناختی که نسبت به خودتان پیدا کردید، برای وظایف روز آینده برنامه ریزی مناسب تری داشته باشید.

کاربرد اصلی برگه زمان بندی چیست؟

بخش اصلی در تکنیک زمان شناور بررسی و تحلیل داده هایی است که در طی روز روی برگه زمان بندی خود نوشته اید. چرا که برنامه ریزی شما به عهده خودتان است و بایستی شناخت کافی نسبت به خودتان داشته باشید.

شما در طی هر روز یک برگه برای وظایفتان دارید که تمام اطلاعات را درمورد نحوه عملکردتان در ان ثبت کرده اید. آن ها را در جای امنی نگه داشته و سعی کنید در پایان دوره ها زمانی مشخص برای تحلیل و بررسی آن ها وقت بگذارید.

بررسی های دوره ای به شما کمک می کند که دید بهتری نسبت به توانایی های خود پیدا کنید. همچنین الگوی خاصی که در انجام کارهایتان به صورت کاملا ناخودآگاه در پیش گرفتید را کشف می کنید. کشف این الگو به شما کمک می کند که برنامه ریزی مناسب تری را برای روزهای آینده داشته باشید.

همچنین با بررسی ساعاتی که کارهای سخت یا بیشترین حجم کاری را انجام دادید، می توانید بفهمید که در کدام ساعت از شبانه روز بیشترین مقدار بازده را دارید. در عین حال ساعاتی از شبانه روز وجود دارد که شما نیاز به استراحت داشته و تمایلی به انجام کار ندارید.

زمانی که بتوانید به درستی این موارد را در مورد بازده کاری خود درک کنید و شناخت کامل تری نسبت به خود داشته باشید، در برنامه ریزی های آینده تان به این موضوع توجه کرده و کارهای مهم تان در زمان های پربازده انجام می دهید.

نکات مهم در اجرای تکنیک زمان شناور

در عین حال که شما در برنامه ریزی با تکنیک زمان شناور آزادانه عمل می کنید، بایستی مراقب موارد جزئی اما مهمی نیز باشید. پایبندی به این موارد باعث افزایش بهره وری شما در انجام کارهایتان می شود.

• زمان انجام کارهای را به درستی پیگیری کنید: زمان ما در طول روز محدود است. اگر نتوانید به درستی تعادل بین استراحت و انجام کارها را برقرار کنید، ممکن است نتوانید به درستی کارهایتان را انجام دهید. برای خودتان قوانین سفت و سختی در نظر داشته باشید.
• چند کار را با هم انجام ندهید: شاید فکر کنید که چون کارهای عقب افتاده دارید، می توانید با انجام دادن چندین کار به طو همزمان آن را جبران کنید. این کار نه تنها به شما در پیش بردن وظایفتان کمکی نمی کند، بلکه تمرکز مفید شما را نیز از بین می برد.
• وقفه ها را مدیریت کنید: وقفه ها به طور ناگهانی رخ داده و نمی توان همه آن ها را کاملا حذف کرد. پس از کنترل آن ها برای مدت زمان معین می توانید در نهایت آن ها پیش بینی کنید. یعنی بدانید که کدام وقفه ها مهم بوده و کدامشان قابل چشم پوشی هستند.

نتیجه نهایی 

قبل از هر چیزی بهتر است بدانید که این خود شما هستید که آینده تان را خواهید ساخت. یعنی تک تک اعمال و تصمیماتتان در نهایت بر جذب موفقیت شما تاثیر گذار خواهد بود. پس بهتر است کنترل زندگی تان را هرچ چه زودتر در دست بگیرید.

تکنیک زمان شناور به شما کمک می کند که کنترل کافی را بر زندگی روزمره تان به دست بیاورید. در این تکنیک کسی که تصمیم گیرنده اصلی برای وظایف، زمان مورد نیاز، کنترل وقفه ها و چیدن کارهای بر اساس اولویت است، خودتان هستید.

این ویژگی نه تنها باعث افزایش بهره وری شما می شود، بلکه انگیزه شما را برای ادامه مسیر رشد فردی فراهم می سازد. چرا که احساس خودکارآمدی مثبتی به وسیله این کنترل به دست خواهید آورد.