زمان را چگونه مديريت كنيم
مدیریت زمان مهم ترین مولفه در انجام دادن کارهای روزمره است. ما هم ممکن است مانند مابقی مردم در مدیریت زمان و برنامه ریزی مان دچار مشکل شده باشیم و برای انجام دادن کارهایمان با کمبود وقت مواجه شده باشیم. اما با چند نکته ساده می توانیم زمان مان را مدیریت کنیم.
زمان را از دست ندهید
کمبود زمان یکی از دغدغه های مهم و همه روزه بسیاری از ما است. بنابراین تدوین و اتخاذ استراتژی های مؤثر در مدیریت زمان یکی از ضروریات زندگی حرفه ای و شخصی است که همیشه نیاز به آن احساس می شود.
تا بحال به این فکر کرده اید که چگونه برخی افراد زمان کافی برای انجام همه ی کارهایی که مدنظرشان است را دارند، اما برخی دیگر با اینکه همیشه در انجام کارها عجله دارند، اما هیچ وقت آنها را به پایان نمی رسانند. واقعیت این است که دسته ی اول افرادی هستند که از زمان خود به صورت مؤثرتر و بسیار پربارتر استفاده می کنند، این افراد تمرینات و مهارت های مدیریت زمان را به خوبی یاد گرفته اند و آنها را هر روزه در زندگی شخصی و کاری به صورت عادت به کار می گیرند.
در ادامه به بررسی ۵ مورد از این راهبردها می پردازیم:
زدودن غیر ضروری ها برای مدیریت زمان
این امر یکی از مشکلاتی است که در زندگی روزانه ی ما بیشتر از همیشه رنگ واقعیت به خود گرفته است. در زندگی حرفه ای و شخصی، حذف کردن غیرضروری ها، زندگی ما را سازنده تر و ثمربخش تر خواهد کرد. اما چه چیزهایی را باید به عنوان غیرضروری درنظر گرفت؟ در جواب باید گفت که هر چیزی که ما را از رسیدن به هدف اصلی باز می دارد می تواند غیرضروری محسوب شود. برای مثال اگر هدف ما فقط چک کردن ایمیل است پس نیازی نیست که ۴۵ دقیقه زمان را برای گشتن در فیسبوک صرف کنیم.
اگر به موقع انجام دادن کارها، اولویت اول کاری ما است، نباید ۲۵ دقیقه را صرف تماس های غیرضروری کنیم. ما باید یک خط مشخصی بین چیزهایی که در زندگیمان ضروری هستند و چیزهایی که ضروری نیستند بکشیم. با انجام چنین کارهایی، چیزهایی را که در زندگی واقعاً نیاز نیستند را خواهیم شناخت.
طرح یا نقش کاری داشتن برای مدیریت زمان
هنگامی که به محل کارمان می رویم اگر هیچ ایده ای برای انجام دادن نداشته باشیم در این صورت هیچ کاری انجام نخواهیم داد. هر روز ده الی پانزده دقیقه را قبل از شروع کار اختصاص دهیم به اینکه چه کاری را باید امروز انجام دهیم. برخی افراد فکر کردن به این موضوع را هر روز صبح زمانی که تا محل کارشان رانندگی یا پیاده روی می کنند انجام می دهند و برخی دیگر زمانی که می خواهند بخوابند آن را بررسی می کنند.
وقتی که فکر کردن درباره ی کارهای روز بعد یا روزهای بعد را به زمان خواب موکول می کنیم این امر باعث می شود تا ما به صورت ناخودآگاه در هنگام خوابیدن به طرحی که داریم فکر کنیم، در نتیجه روز بعد با ذهنی بازتر و آماده تر به سوی مقصدمان قدم برخواهیم داشت. این چند دقیقه ای که صرف برنامه ریزی می کنیم ما را بیشتر به سمت مؤثر بودن و سازنده بودن سوق می دهد. هر زمانی که تصمیم گرفتیم که چه کاری می خواهیم انجام دهیم شروع به اجرای طرح کنیم.
عملکرد چند وظیفه ای
مهارت انجام چند کار با هم یا چند وظیفه ای، یک استعداد درون داشتی است که همه ما قادر به انجام دادن آن نیستیم. درک اینکه ما قادر به انجام چنین کاری هستیم یا نه بسیار مهم است، اگر فکر می کنیم استعداد انجام چنین کاری را داریم، در این صورت یک فرصت استثنایی در اختیار خواهید داشت تا همیشه یک گام جلوتر از دیگران حرکت کنیم، اما اگر نمی توانیم، هیچ وقت به خودمان زحمت انجام آن را ندهیم.
برخی افراد در تلاش برای انجام چند تکلیف با هم (زمانی که نمی توانند آنها را انجام دهند) نتیجه ای بسیار بدتر از انتظار به دست می آورند. تقبل انجام چند کار باهم باعث می شود هیچ یک از پروژه های مختلفی را که شروع کرده ایم به پایان نرسانیم و در نهایت همه ی کارها درهم و برهم شده و از اتمام کار نا امید می شویم.
شناسایی وظایف برای مدیریت زمان
مشخص کنیم چه زمانی نیاز به عملکرد چند وظیفه ای است و چه زمانی باید کاری را به صورت تکی انجام داد. اگر فکر می کنیم مهارت چند وظیفگی به این معنی است که باید همیشه در طول روز چند کار مختلف را باهم انجام دهیم کاملاً در اشتباه هستیم. همیشه در ابتدا مشخص کنیم که چه کارهایی باید به صورت چندتکلیفی انجام شود و چه کارهایی باید به صورت تکی انجام شود. برای مثال هر روزه در محلکار چک لیست هایی وجود دارد که باید تکمیل شود. چنین کارهایی معمولاً همیشگی و کسل کننده هستند، بنابراین انجام همه ی آنها باهم وقت زیادی را برای ما می خرد. اما زمانی که رئیس ما پروژه ی کاری ویژه و خاصی را به ما محول می کند و از ما می خواهد که آن را به موقع و با بالاترین سطح کیفیت آماده کنیم، در چنین شرایطی باید شش دانگ حواس و زمان خود را به آن اختصاص دهیم.
کم کردن وقفه هنگام کارمان به مدیریت زمان کمک می کند
در نهایت اینکه در زندگی سعی کنیم چیزهایی که ما را از حرکت باز می دارند بشناسیم و آنها را کاهش دهیم. اگر واقع بینانه بنگریم اگرچه شاید همه ی ما نتوانیم تعداد بسیاری از این موارد را کاهش دهیم اما شیوه ی مواجهه و برخورد با آنها را می توانیم تغییر دهیم. مثلاً فرض کنیم که در حال انجام یک پروژه مهم هستیم، در حین انجام این پروژه یکی از همکاران مان به ما کاری را محول می کند که می توانیم بعداً برای آن وقت بگذاریم. در چنین شرایطی بهترین کار این است که پروژه ای را که شروع کرده ایم، تمام کنیم و سپس کار جدید را شروع کنیم. اما ممکن است همیشه شرایط به این گونه نباشد، برای مثال اگر رئیس مان هنگام انجام کاری مهم به ما زنگ بزند و از ما بخواهد تا او را ملاقات کنیم در این حالت کارفرمای ما حرف اول و آخر را می زند.
در زندگی هر شغلی که دارید، چه اداری باشد، چه آزاد، وقت بیشتر باعث می شود تا بر وظایف کاری مهم تمرکز بیشتری داشته باشید و نتیجه ی بهتری به دست آورید.
هنگامی که برنامه کاری شلوغی دارید، نکات مدیریت زمان میتوانند بسیار مفید واقع شوند. در دورانی که اینترنت مملو از عبارات و جملات الهامبخش است؛ مانند ” ما در هر روز زمانی همانند بیانسه داریم”، باید بپرسیم که چگونه میتوانیم زمان اضافی در طول روز پیدا کنیم؟ پاسخ به این پرسش بسیار ساده است-با کمک مدیریت زمان.
بیایید واقعبین باشید-همه ما نمیتوانیم همانند Queen Bey برای روزهای خودمان برنامهریزی کنیم. با این حال ما میتوانیم یاد بگیریم که چگونه زمان خودمان را مدیریت کنیم.
در ارتباط با استراتژیهای مدیریت زمان، موضوعات بسیار زیادی وجود دارند. از کجا بدانیم کدام بهتر از همه است؟ باید نکات و تکنیکهای مختلف را آزمایش کنیم تا بدانیم کدام یک کارآمد است و کدام نیست. پس شروع می کنیم.
- ایمیل خودتان را سازماندهی کنید: مخاطبین خودتان را سازماندهی کنید به گونهای که فولدرهای “مهم” برای پیامهای نیازمند توجه فوری، و ” همه موارد دیگر ” برای پیامهایی که میتوانند بعدا پاسخ داده شوند، را شامل شود. مطمئناً شما باید حساب ایمیل کاری خودتان را از ایمیل شخصی جدا کنید.
- از برنامههای کاربردی تقویم و برنامهریزی استفاده کنید: میتوانید روز خودتان را همانند یک مدیر با این برنامههای کاربردی سازماندهی کنید یا اینکه به شکل سنتی از یک تقویم استفاده کنید. به این ترتیب میتوانید دقیق مشخص کنید که چه کاری باید انجام دهید.
- کارهایی که مهم هستند را انتخاب کنید: هنگامی که وظیفه یا کاری را شروع میکنید، از خودتان بپرسید آیا واقعاً این کار اهمیت دارد؟ از کارهای بیاهمیت اجتناب کنید. آنها وقت زیادی را از شما میگیرند. هر دقیقه برای شما اهمیت دارد.
- اهداف قابل دسترس برای خودتان در نظر بگیرید: این میتواند راهبردی به شما برای تمرکز فعالیتهایتان بدهد. ص به هدفی چنگ بزنید که بتوانید آن را به دست بیاورد، و سپس به آن متعهد شوید.
- یک دفتر فعالیتهای روزانه داشته باشید: در یک دفترچه یا در تلفن همراه خودتان بنویسید که روز خود را چگونه گذراندید. مشخص کنید چه کارهایی انجام دادهاید. این که این کارها چه قدر وقت گرفتند. پس فکر کنید-آیا فعالیتهای شما مولد بوده اند؟ این کار میتواند تصویری روشن از کارهایی که بیشتر توجه شما را به خود جلب میکنند را نشان دهد.
- کارهای سنگین را به صبح واگذار کنید: به وظایف دشوارتر یا ناخوشایند پشت نکنید. آنها را در اوایل صبح انجام دهید تا احساس بهتری داشته باشید.
- با عادتهای بد خداحافظی کنید: از جستجوی بیهدف در اینترنت اجتناب کنید. در عوض کارهایی را انتخاب کنید که به شما انرژی مثبت میدهند، وقفههای کوتاه اما سازنده داشته باشید، خود-آگاه باشید.
- فهرستی تهیه کنید: اولویتهای خودتان را در یک لیست قرار دهید. بعلاوه، تلاش کنید فعالیتهای خودتان را از مهمترین فعالیت تا فعالیتهایی که اهمیت کمتری دارند تنظیم کنید. تعجب خواهید کرد که این اقدام کوچک چطور میتواند بهرهوری شما را افزایش دهد.
- زنگ تفریح داشته باشید: غیرممکن است که بتوانید بهرهوری 100% خودتان را همه روز حفظ کنید. برای همین باید زنگ تفریح داشته باشیم. نفس عمیقی بکشید، چیزی بخورید، استراحت کنید تا توان خودتان را بازیابی کنید. این میتواند به افزایش بهرهوری شما کمک کند.
- نوتیفیکیشن های شبکههای اجتماعی خودتان را خاموش کنید: نوتیفیکیشن میتواند یک مزاحمت جدی باشد و توجه شما را به خود جلب کند. پس آنها را خاموش کنید.
- یاد بگیرید ” نه ” بگویید: در مورد کاری که میتوانید و کاری که نمیتوانید انجام دهید، واقعبین باشید. یک پروژة جدید میتواند فرصت فوقالعاده باشد، اما قبل از آنکه آن را بپذیرید، از خودتان بپرسید : آیا این پروژه میتواند نه زمان بندیهای من/ وقت من برای خانواده اثرگذار باشد یا خیر؟ اگر فکر میکنید وقت زیادی از شما گرفته میشود، میتوانید بگویید ” نه “. پروژههای دیگری در آینده وجود خواهند داشت .
- پیش از آنکه روز خودتان را شروع کنید، برای خودتان وقت بگذارید: یک فنجان قهوه بنوشید، کمی ورزش کنید یا 15 رقیقه کتاب بخوانید. این به شما امکان افزایش سطح بهرهوری و آغاز روز با انرژی خود را میدهد.
- یک محدوده زمانی را برای کارهای خودتان در نظر بگیرید: یک فرصت 30 دقیقهای را برای پاک کردن اینباکس خودتان در نظر گیریم یا “دو ساعت” را برای یک پروژه مهم مدنظر قرار دهیم. میتوانیم پس از مدتی ببینید که این قوانین زمانبندی ، وقت شما را بهتر از قبل مدیریت میکنند.
- کمال گرایی میتواند دوست/دشمن شما باشد: داشتن استانداردهای بالا در زندگی خود طبیعی است. اما کمال گرایی باعث میشود آنچنان اهداف خود را بلند در نظر بگیرید که در نهایت منجر به فرسودگی شما شود. چگونه بر آن غلبه کنیم؟ به یاد داشته باشید که همین قدر که خوب کار کنید، کافی است.
- ” زمان انتظار ” را به ” وقت من ” تبدیل کنید: هنگامی که در یک صف انتظار میکشید، از زمان خودتان استفاده کنید. کتاب بخوانید، به پادکست گوش دهید، یا مدیتیشن کنید. با این کار میتوانید قوای خودتان را بازیابید و ماجراجویی های دیگری را شروع کنید.
- پیادهروی های کوتاه اما مولد داشته باشید: یک مطالعه در دانشگاه کلرادو دریافت کارمندانی که پس از یک ساعت کار، پیادهروی کوتاهی برای مدت پنج دقیقه دارند، بهرهوری بیشتری نسبت به کسانی خواهند داشت که در ابتدای صبح پیادهروی میکنند.
- شاید انجام چنین کار با هم پاسخ مناسب نباشد: انجام چندین کار به طور همزمان، یک توهم است. انجمن روانشناسان آمریکا تأیید میکند که انجام چنین وظیفه همزمان منجر به کاهش سطح بهرهوری و اشتباهات متناوب میشود. بدین ترتیب، تنها یک وظیفه را به درستی انجام دهید تا زمان خود را مدیریت کنید.
- از قانون 17: 52 استفاده کنید: راز کارمندان موفق چیست؟ زنگ تفریح مولد. تحقیقی توسط DeskTime نشان میدهد که بهترین نتایج توسط کسانی حاصل میشوند که پس از 52 دقیقه کار پیوسته، 17 دقیقه زنگ تفریح کنند. تلاش کنید این قانون را در کار خودتان اعمال کنید تا به مدیریت زمان کمک کنید.
- بر وسوسه ها غلبه کنید: برای خودتان اصولی را در نظر بگیرید و از ابزارهایی استفاده کنید که به شما کمک میکنند تمرکز خودتان را حفظ کنید. مثلاً، یک اکستنشن قفل کردن وبسایت بنام Cold Turkey است که زمان فعالیت شما را در بخشهای غیر مولد اینترنت محدود میکند.
- فضای کاری خودتان را پیدا کنید: بسیار مهم است فضای مناسبی داشته باشید و به هیاهوی پسزمینه بیتوجه باشید. فضایی را پیدا کنید که در فعالیتهای کاری در نظر گرفته شده باشد. با انجام این کار، کسی نمیتواند در فضای کار مزاحم شما شود و تمرکز شما را به هم بزند.
- خواب کافی داشته باشید: شما نمیتوانید با بیخوابی کشیدن بیشتر کار کنید. این یک حقیقت است. خواب روی بهرهوری شما در محیط کار اثر میگذارد. در نتیجه، باید هر روز مقدار خواب کافی داشته باشید تا بتوانید برنامههای خودتان را اجرایی کند.
- همه وعدههای غذایی را مصرف کنید: غذا نخوردن باعث میشود که عملکرد شما در محیط کار افت کند. غذای سالم بخورید و مرتب غذا بخورید و در نتیجه جسم و ذهن شما بتوانند به درستی کار کنند.
- بدانید که در چه زمانی باید برونسپاری کنید: نیازی نیست شما تنها کسی باشید که همه بار زندگی را به دوش میکشد. کارهایی که تمایلی به آنها ندارید (مثلاً حسابداری) را به افراد دیگر واگذار کنید. برونسپاری میتواند به حفظ تمرکز شما روی کاری که در آن بهترین هستید، کمک کند.
- روندی را بسازید: وجود یک روند روزانه میتواند به بهسازی مهارتهای مدیریت زمان شما کمک کند. مثلاً، روز خودتان را در یک زمان مشخص آغاز کنید. صبحانه بخورید و دوش بگیرید. در روند زمان، این میتواند یک الگوی رفتاری را بوجود بیاورد و به شما در دستیابی به اهداف خودتان کمک کند.
- زمانبندی خود را بهینهسازی کنید: اگر سر صبح بیحوصله هستید، باید راهی برای خلاص شدن از این حالت پیدا کنید. اگر شغل شما دفتری است، سعی کنید روز خودتان را با کارهایی شروع کنید که هرچند مهم هستند اما نیازمند توجه زیادی نیستند –مثل مرتب کردن ایمیلها. با این حال اگر برای خودتان کار میکنید و زمانبندی کار شما دست خودتان است، میتوانید روز خودتان را دیرتر آغاز کنید و ببینید که این یکی از بهترین تصمیمات زندگی شما خواهد شد.
- محیطی را انتخاب کنید که برای شما کارامد باشد: میتوانید از روشهای خلاقانه استفاده کنید. مثلاً، موسیقی میتواند توانایی شما برای تمرکز ارتقا دهد و حال شما را بهتر کند.
- به اتوماتیک سازی ایمیل روی بیاورید: آیا تا به حال متوجه شدهاید که ایمیل هایی که به مخاطبان مختلف میفرستیم یکسان هستند؟ شاید زمان آن است که چند الگوی ایمیل بسازید که با شرایط مختلف منطبق باشند.
- محیط کار خود را مرتب کنید: یک محیط کار مرتب و منظم با نور طبیعی زیاد میتواند بهرهوری شما را تا 15% افزایش سطح استرس را کاهش دهد. کامپیوتر خود را سازماندهی و مرتب کنید تا دیگر نیازی نباشد دنبال فایلهای خودتان بگردید.
- روند پیشرفت خودتان را بررسی کنید: این یکی از مراحل بسیار مهم برای افزایش انگیزه است. مطمئناً هیچ احساسی بهتر از دستیابی به هدف وجود ندارد. پس باید روحیه خودتان را برای این کار افزایش دهید. موفقیت میتواند شما را در مسیر درست هدایت کند.
- روز خود را بازبینی کنید: پس از آنکه روز کاری تمام شد، آن را بازبینی کنید. ببینید چه کردهاید و آیا براساس برنامه کار کردهاید یا خیر. مشکلات را پیدا کنید. دلایل موفقیت یا شکست را مشخص کنید.
استراتژیهای بسیار زیادی برای مدیریت زمان وجود دارند. اما نکته ای که مهم است آن است که راهحلی که برای یک نفر مناسب باشد ممکن است برای نفر دیگر مناسب نباشد. تکنیکها و استراتژیهایی را برای کمک به انجام صحیح کارها پیدا کنید.
