مدیریت زمان چه تاثیری روی کسب و کار انسان ها دارد؟
در زندگی همه ما مشکلاتی از جمله مشکلات مدیریت زمان وجود دارد. به عنوان مثال شما هر روز امیدوار از خواب خود بیدار می شوید، به صورت موشکی همه کارهای خود را انجام داده و حتی به باشگاه رفته و غذای سالمی را به بدن خود تزریق می کنید. از این قسمت به بعد می توان گفت که زندگی کردن شما آغاز می شود و با اتفاقات متعددی در طول روز خود روبرو می شوید. به عنوان مثال برای سر کار رفتن دیر حرکت می کنید، در مسیر به ترافیک می خورید اما قبل از اینکه از کل دنیا و جهان ناامید شوید به پشت میز خود می رسید! با کشیدن یک نفس عمیق تلاش کرده که پروژه هایی که هفته ها به تعویق انداخته اید را انجام داده و از شر آن ها خلاص شوید.
اما در همین میان متوجه می شوید که تا ظهر جلسات پشت سر همی را دارید که باید در آن شرکت کنید و بله حتی در همین لحظه برای اولین جلسه خودتان نیز دیر کرده اید! هنگامی که در طول روز خود را از آخرین جلسه خارج کرده و ایمیل های روزانه خود را چک می کنید در یک لحظه متوجه ایمیل معاون رئیس می شوید که به شما می گوید: “فقط یک ساعت طول می کشد که این مقاله را چک کنید” و آن لحظه است که از خود به طور کلی ناامید می شوید!
اما به نظرتان دلیل رخ دادن اتفاقات پشت سر هم و بی برنامه چه می تواند باشد؟ دلیل اصلی این اتفاق این است که شما نمی توانید به خوبی از ابزارهای مدیریت زمان بهره مند شوید. این مورد یکی از اصلی ترین و مهم ترین روش هایی است که افراد موفق در زندگی خود آن را الگو قرار داده اند و سعی می کنند برنامه های خود را طبق برنامه ریزی و زمانبندی درست پیش ببرند. خبر خوبی که در این جا می خواهیم به شما بدهیم این است که راه هایی وجود دارد که می توانید ساعت های به سرعت گذرا در طول روز خود را به راحتی سازماندهی کنید و به جای اینکه اجازه دهید زمان شما را مدیریت کند، شما زمان را مدیریت خواهید کرد!
8 نکته اصلی ابزارهای مدیریت زمان
اگر شما جزء آن دسته از افرادی هستید که در کسب و کار خود دچار کمبود مدیریت زمان هستید، باید سعی کنید روندی را در زندگی و کار خود پیش ببرید که بتوانید به راحتی زمان خود را در دست بگیرید. برای انجام این کار نیاز به ابزارهای مدیریت زمان دارید که در ادامه به این موارد خواهیم پرداخت.
متوجه این موضوع باشید که به کدام جهت می خواهید پیش بروید: اگر می خواهید مدیریت زمان خودتان را بهینه سازی کنید، پس بهتر است از ابتدا به این موضوع توجه داشته باشید که می خواهید به کدام مسیر پیش بروید. سعی کنید که در قدم اول برای اینکه به راحتی بتوانید از ابزارهای مدیریت زمان بهره مند شوید به مدت یک هفته فعالیت های روزانه خود را به طوری برنامه ریزی کنید که می خواهید برنامه های مشخصی را در طول روز شروع به انجام دادن کنید. به عنوان مثال می توانید موارد زیر را برای امتحان در زندگی و کار خود پیش ببرید:
برای خود مشخص کنید که چقدر می توانید در یک روز به انجام فعالیت های خود رسیدگی کنید. مشکلات زمان های خود را شناسایی و بررسی کرده و روی فعالیت هایی در زندگی و روزانه خود تمرکز کنید که می دانید بیشترین بازده را برای شما به ارمغان می آورد.
پس از انجام دادن این موارد بعد از مدتی متوجه می شوید که چه میزان از زمان شما صرف افکار، گفتگوها و فعالیت های غیر ضروری شده است. با انجام دادن این روش به صورت دقیق تری متوجه خواهید شد که چه میزان از فعالیت های روزانه شما به انجام دادن فعالیت های خاصی سپری می شود یا چه میزان از فعالیت هایتان باطل و غیر ضروری است. همچنین به شما کمک می کند که متوجه شوید چه زمانی در روز را می توانید بیشترین بهره وری را از خود به همراه داشته باشید و چه زمانی را باید برای انجام دادن پروژه های خود اختصاص دهید.
پایبندی به یک برنامه روزانه از اهمیت بالایی برخوردار است: این مرحله برای یادگیری نحوه مدیریت زمان در محل کار یک امر حیاتی به حساب می آید. اگر می خواهید به فردی موفق تبدیل شوید، این موضوع را همیشه به یاد داشته باشید که هیچ وقت سعی نکنید روز خود را بدون داشتن فهرستی از کارهای روزانتان شروع کنید.
برای انجام دادن این روش کافی است روز قبل از فعالیت کاریتان اقدام به نوشتن کارهای مهم و فعالیت روزانه خود کنید. این موضوع یکی از مهم ترین موضوعاتی است که باید برای مدیریت زمان خود انجام داده و به شما این امکان را می دهد که به محض رسیدن در محل کار خود بدانید کدام یک از فعالیت های خود را باید در اولویت قرار دهید و اقدام به انجام دادن آن ها کنید.
اگر به بسیاری از افراد و کارمند های موفق اطراف خود نگاهی بیندازید، متوجه این موضوع خواهید شد که آن ها با داشتن یک دفترچه برنامه ریزی که از آن به عنوان ابزارهای مدیریت زمان خود استفاده می کنند چگونه روز خود را با داشتن زمان بندی مناسب به پایان می رسانند. بنابراین شما هم اگر می خواهید در دسته این افراد قرار گیرید، بهتر است این کار را برای خود انجام دهید.
شاید باورتان نشود اما اگر شما همه فعالیت های خود را روی کاغذ بیاورید، دیگر نیازی ندارید که شب ها بیدار بمانید و به کارهای عقب افتاده خود رسیدگی کنید. علاوه بر این موضوع یک مورد شگفت آوری نیز وجود دارد و آن این است هنگامی که شما فعالیت روز آینده خود را روی کاغذ می نویسید در هنگام خواب مغز شما شروع به پردازش برنامه های روز آینده خواهد کرد و هنگامی که صبح بیدار می شوید با بینش های جدیدی برای انجام دادن فعالیت کاری خود رو به رو خواهید شد.
اگر نمی توانید در روز قبل فعالیت های خود را روی کاغذ بیاورید، سعی کنید در اول صبح هر روز کارهایتان را لیست کنید اما باید به این نکته توجه داشته باشید که بتوانید تمام تک تک فعالیت های خود در یک روز را روی کاغذ بنویسید و سعی کنید برنامه ای را مطابق با روحیه و توانایی خود به ثبت برسانید.
سعی کنید عاقلانه مدیریت کنید: یکی دیگر از مهم ترین ابزارهای مدیریت زمان این است که سعی کنید فهرست کاری خود را به نوعی سازماندهی کنید که از اولویت بندی های متفاوتی برخوردار باشد و می توان گفت این موضوع یک کلید اصلی برای مدیریت فعالیت های شما در کار به حساب می آید. برای شروع این کار بهتر است نگاهی به لیست خود کنید و کارهایی را که نباید در مرحله اول انجام دهید را از لیست خود حذف کرده و رتبه دیگری را بر انجام دادن به آن ها دهید و سعی کنید سه یا چهار کار مهم خود را شناسایی کرده و ابتدا شروع به انجام دادن آن ها کنید و به این ترتیب مطمئن شوید که تمام کارهای مهم خود را در ابتدا انجام دهید.
به عبارت دیگر می توان گفت لیست کار خود را ارزیابی کرده و مطمئن شوید که بر اساس اهمیت یک کار نه بر اساس فوریت کارهای خود آن ها را سازماندهی کرده اید. می توان گفت که مسئولیت های مهم از دستیابی به اهدافتان حمایت خواهند کرد و از آنجایی که مسئولیت های فوری و مهم نیاز به توجه اساسی و مهمی هم دارند دستیابی به اهداف می تواند راحت تر باشد. برای دسترسی راحت تر به این موضوع می توان موارد زیر را عنوان ابزارهای مدیریت زمان به کار گیرید.
کارهای مهم و فوری: برای دسته بندی این کارها باید فعالیت هایی را که از فوریت و اهمیت بالایی برای انجام دادن برخوردار هستند، استفاده کنید.
کارهایی که مهم هستند اما فوری نیستند: ممکن است در فعالیت های شما کارهایی وجود داشته باشد که از اهمیت بالایی برخوردار است اما نیازی به اقدامات فوری ندارد و باید استراتژی های بلند مدتی را برای آن ها به کار گیرید. سعی کنید بیشتر وقت خود را پس از انجام دادن کارهای اولی خود به این فعالیت ها اختصاص دهید.
کارهایی که فوری هستند، اما مهم نیستند: کارهای وجود دارند که انجام دادن آن ها فوری هستند اما از اهمیت خیلی کمی برخوردارند. بهتر است که این کارها را از لیست خود حذف کنید. زیرا خروجی آن ها به شما کمکی در رشد فردی و موفقیتتان نخواهد کرد. به عنوان مثال می توان این موارد را در دسته کارهایی که سبب حواس پرتی شما می شود دسته بندی کرد.
کارهایی که نه مهم هستند و نه فوری: این فعالیت ها هم همانند مورد قبلی از اهمیت کمتری برخوردار هستند و بهتر است از لیست خود حذف کنید .
کارهای مشابه را در یک گروه قرار دهید: ممکن است برای شما در بعضی شرایط این موضوع رخ داده باشد که بعضی از فعالیت هایتان با یکدیگر مرتبط و مشابه هستند و می توان گفت به نوعی پی درپی باید به آن ها رسیدگی کنید. بهتر است این دسته از کارهای خود را در یک گروه قرار داده و عملاً به صورت یک کار کلی انجام دهید.
در این مسیر سعی کنید برای پاسخ دادن به ایمیل ها، برقراری تماس های تلفنی، تشکیل پرونده و غیره زمان های جداگانه ای را برای آن ها ایجاد کنید. از جمله کارهایی که سبب حواس پرتی شما می شود و شما را از برنامه ریزی دور خواهد کرد نوتیفیکیشن های تلفن و ایمیل هستند. پس برای اینکه از مدیریت زمان خود خارج نشوید بهتر است هنگامی که در حال انجام دادن فعالیت روزانه خود هستید این موارد را خاموش کنید که وسوسه بررسی کردن آن ها در این زمان به سراغ شما نیاید .
انجام دادن چندین کار باهم را متوقف کنید: یکی از ابتدایی ترین و اصولی ترین ابزارهای مدیریت زمان این است که سعی کنید کارهای خود را به صورت مجموعه ای انجام ندهید. درست است که این امر به نظر ساده می رسد اما می تواند یکی از سخت ترین کارها به شمار بیاید که باید به این موضوع توجه ویژه ای داشته باشید. روی کاری که در دست دارید تمرکز کنید و از همه حواس پرتی ها نیز خودداری کرده و تمرکز خود را روی انجام دادن یک عمل واحد قرار دهید.
اگر به نظرتان انجام دادن و تنظیم چند کار با هم می تواند در زمان شما صرفه جویی کند، و اگر در هر شرایط این تفکر به ذهن شما خطور کرد، بهتر است که یک تیر به پای خود شلیک کنید! به عبارت دیگر باید گفت که با انجام دادن این کار نه تنها روی زمان صرفه جویی نمی کنید، بلکه هنگامی که از یک کار به کار دیگر می روید زمان خود را از دست داده و بهره وری و رشد موفقیت کمتری را شاهد خواهید بود. پس سعی کنید خود را در برنامه ریزی ها غرق نکنید.
برای کارهای خود سعی کنید محدودیت زمانی تعیین کنید: یکی از کارهایی که باید علاوه بر موارد بالا به آن توجه داشته باشید این است که نیاز دارید در مدت زمان انجام دادن فعالیت های خود محدودیت زمانی را برای آن ها در نظر بگیرید. این روش سبب می شود که شما مدت زمان کمی روی فعالیت های خود باقی بمانید و از درجا زدن در یک کار جلوگیری می کند.
اگر می خواهید در روش ابزارهای مدیریت زمان خود احساس خستگی نکنید، بهتر است ما بین فعالیت های کاری خود زمانی را به استراحت بدنی و روحی خود اختصاص دهید. انجام دادن این روش به شما کمک می کند که فشار ذهنی شما کم شده و موفقیت چشم گیر و رشد فردی را شاهد باشید.
روش دیگری که می توانید برای این مورد از آن بهره مند شوید این است که زمان انجام دادن هر کاری را تخمین زده و در نظر بگیرید که سرعت انجام دادن فعالیت هایتان چقدر خواهد بود. هنگامی که شما بهترین پارامترهای مهم را در اختیار داشته باشید خواهید دید که بهره وری شما سر به فلک کشیده و لیست کارهای شما کاهش می یابد و مدت زمان زیادی را در طول روز خواهید داشت.
استراحت یکی از لذت بخش ترین کارها: همانطور که گفتیم باید استراحت ها را بخشی از برنامه مدیریت زمان خود قرار دهید. وقتی کاری را به پایان می رسانید به خود فرصت نفس کشیدن و استراحت ذهنی بدهید و همانطور که در مورد قبلی برایتان گفتیم استراحت های کوتاهی را نیز برای شارژ شدن دوباره بدنتان در بین انجام دادن فعالیت های کاری به خود اختصاص دهید.
حتی اگر می توانید در مدت زمان ناهار خوردن مدتی را به قدم زدن یا تنفس هوای تازه اختصاص دهید. قطعاً همه شما می دانید که اگر به صورت مداوم و یکپارچه کارهای خود را در طول روز انجام دهید، مغزتان کشش انجام فعالیت های بیشتری را نخواهد داشت و به نوعی خسته از فعالیت کردن و نشان دادن عکس العمل از خود می شود. به خاطر همین افراد بزرگ سعی دارند در هنگام انجام فعالیت های خود مدت زمانی را نیز به استراحت ذهنی و روحی خود اختصاص دهند.
نه گفتن یکی از ابزار های مدیریت زمان: شاید باور کردن این موضوع برایتان سخت باشد اما یکی از ابزارهایی که باید در مدیریت زمان خود از آن استفاده کنید قابلیت نه گفتن است. اگر این موضوع را یاد نگیرید، هرگز زمانی برای یاد گرفتن این موضوع پیدا نخواهید کرد که چگونه زمان خود را در محل کارتان مدیریت کنید.
تنها کسی که از برنامه ریزی خود آگاهی دارد خود شما هستید و بنابراین اگر برای تمرکز روی کارهای مهم تر خود نیاز به رد درخواست افراد دارید، در انجام دادن آن به هیچ عنوان تردید نکنید. اگر نمی توانید نه گفتن را به راحتی انجام دهید، بهتر است آن کار را به فرد دیگری محول کنید. از آنجایی که تعویض اختیار یک مهارت سخت به شمار آید می تواند در مدیریت زمان شما معجزه بزرگی به حساب بیاید.
مورد بعدی که می تواند مانع موفقیت شما در عمل کردن به برنامه ریزیتان باشد این است که گاهی هر چقدر کاری را انجام می دهید به نتیجه ای نمی رسید. در نتیجه در چنین شرایطی اگر در انجام دادن پروژه ای نتیجه ای را در اختیار نداشتید، سعی کنید آن را به راحتی رها کنید.
نکته دیگری که باید در این روش به آن توجه داشته باشید این است که سعی کنید به جای انجام دادن کارهای زیادی که ارزش کمی دارند کارهای کمتری را با ارزش بیشتری انجام دهید.
کلام آخر
ابزارهای مدیریت زمان می تواند موضوع پیچیده ای باشد اما شما می توانید تنها با انجام دادن چند روش مدیریت زمان خود را در دست بگیرید و به عنوان یکی از موفق ترین افراد در حرفه کاری خود باشید. اگر شما هم مانند بسیاری از افراد در طول روز زمان برای ادامه فعالیت خود کم می آورید، می توان گفت که شما در دسته افرادی قرار دارید که مدیریت زمان درست و حسابی ندارند. اگر بتوانید مطالبی که در بالا برایتان گفته شد را با دقت و تمرکز بالا انجام دهید، می توانید قطعاً به موفقیت و رشد فردی خود دست پیدا کنید.
منبع:
- https://slack.com/blog/collaboration/mastering-time-management-at-work
- https://www.lucidchart.com/blog/time-management-at-work
