تکنیک های ذخیره زمان

شاید بتوان زمان را جزو ارزشمندترین دارایی و سرمایه انسان حساب کرد.خیلی از انسان ها در انجام کارهای روزانه و وظایف شغلی خود دچار کمبود وقت شده و نمی توانند کار های خود را سر موعد مقرر به اتمام برسانند. در این زمان نیاز به یادگیری مهارت ها و تکنیک های ذخیره زمان به خوبی احساس می شود.

عناوین مقاله

برنامه ریزی؛ مهم ترین گام ذخیره زمان بر زمان خود نظارت داشته باشید کار های خود را اولویت بندی کنید شب راحت بخوابید ساعات طلایی خود را پیدا کنید زمان استفاده از اینترنت را مدیریت کنید به طوری موازی، کار نکنید حذف وقفه های کاری از اصول ذخیره زمان تکنیک پومودورو؛ یکی از روش های ذخیره زمان ماتریس آیزنهاور GTDتکنیک ABCDE تکنیک مسدود کردن زمان؛یکی از مهم ابزار های ذخیره زمان قانون ۸۰/۲۰ انسداد روزانه قانون 1-3-5 کلام آخر منبع:

ذخیره زمان ماهیتا یک مهارت است و به طور طبیعی حاصل نمی شود، اما با تمرین و ممارست می توان به آن دست پیدا کرد. ذخیره زمان مهارتی است که در آن کارها اولویت بندی شده و فرد از زمان خویش به نحو احسن بهره می برد.

افرادی که تکنیک های ذخیره زمان را فرا گرفته اند، کارها و وظایف شغلی خود را در اسرع وقت و به نحو احسن انجام می دهند.چنین افرادی مانند سایر انسان ها ۲۴ساعت زمان دارند اما به دلیل آنکه مهارت های مدیریت کردن زمان را به خوبی یاد گرفته اند نه تنها وظایف خود را انجام می دهند بلکه برای أمور متفرقه و شخصی نیز وقت اضافه دارند.

قبل از یادگیری تکنیک ها لازم است چند قانون خاطرنشان شود:

هر روز صبح ۸۶۴۰۰ ثانیه به شما هدیه داده می شود.
هر چیزی که امروز از آن استفاده نمی کنید برای همیشه از بین خواهد رفت.
برای درک بیشتر ارزش زمان، بهتر است آن را با دلار مقایسه کنید.فراگیری تکنیک های ذخیره ی زمان مانند دانستن تکنیک های پس انداز کردن پول می باشد.

برنامه ریزی؛ مهم ترین گام ذخیره زمان

یکی از مهم ترین موارد برای ذخیره کردن زمان، برنامه روزی از قبل است. ایده پردازی باعث سازمان دادن زمان می شود و از به هدر رفتن آن جلوگیری می کند. هر شب قبل از خواب، می توانید برای فردای خود برنامه ای طراحی کنید، این کار باعث می شود روز بعد با ذهنی باز تر به محل کار خود بروید.

توصیه می شود هنگام برنامه ریزی، همه ی مواردی که باید روز بعد انجام دهید را در نظر گرفته و برای آن زمانی تخمین بزنید. نکته ی قابل توجه آن است که در تهیه لیست خود، تمامی کارها از قبیل انجام پروژه، زمان رفت و امد، ورزش و حتی رفت و آمد را در نظر بگیرید.

بر زمان خود نظارت داشته باشید

همان طور که مدیر کسب و کار مشهور، تام پیترز، می گوید: هر آنچه اندازه گیری می شود، انجام می شود. اگر زمانی را که سپری می کنید، اندازه بگیرید و بر آن نظارت داشته باشید، می توانید برنامه ریزی خود را بهبود بخشیده و از آن به نحو موثری استفاده کنید.برای این کار، هرشب تایمی را که در طول روز سپری کرده اید بررسی کنید و زمان های بلا استفاده ی خود را بیابید.

کار های خود را اولویت بندی کنید

یکی از تکنیک های ذخیره زمان، اولویت بندی امور روزمره است. هر روز صبح، چند دقیقه وقت بگذارید و پروژه های پیش رو را اولویت بندی کنید. انجام این کار موجب می شود ذهن شما سازمان یافته و از چرخه ی ذهنی رهایی پیدا کنید.

شب راحت بخوابید

ذکر این نکته مهم است که عدم استراحت مساوی عدم تمرکز است.توصیه می شود هر شب در ساعت مشخصی به خواب رفته و سحرخیز باشید. این کار باعث می شود بهره وری شما افزایش یافته و تمرکز بیشتری داشته باشید. نتیجه ی داشتن یک روتین مشخص، پیشرفت شما در امور شغلی و دستیابی به آرامش خاطر ذهنی است.

ساعات طلایی خود را پیدا کنید

یکی از مواردی که به ذخیره زمان کمک می کند، دانستن این نکته است که فردی شب کار هستید یا روزکار.

افرادی که در هنگام شب انرژی بیشتری دارند، می توانند بخش عمده کارهای خود را به این زمان موکول کنند. در مقابل، افرادی هستند صبح هنگام، سرشار از انرژی بوده و برای آنان انجام امور در این زمان، پربازده تر است.

توصیه می شود امور سخت و وقت گیر خود را به ساعات طلایی موکول کنید و اموری که کمتر نیاز به تمرکز دارند به ساعات بلا استفاده و پایانی منتقل کنید.

زمان استفاده از اینترنت را مدیریت کنید

بسیاری از پیشرفت هایی که در دنیای امروزی حاصل گردیده است، مدیون تکنولوژی و گسترش شبکه های اجتماعی است. اینترنت، شبکه های اجتماعی و فضای مجازی مانند شمشیر دولبه هستند و در کنار فواید زیادی که دارند می توانند موجب اتلاف وقت و کاهش عملکرد گردند.

برای استفاده ی درست از شبکه های اجتماعی و جلوگیری از اتلاف وقت، بهتر است چک کردن صندوق ورودی خود را به اخر شب بسپارید. همچنین توصیه می شود در حین انجام کار، نوتیفیکیشن تلفن همراه خود را خاموش کنید و با این کار، تمرکز خود را افزایش دهید.

به طوری موازی، کار نکنید

شاید این طور به نظر رسد که انجام چندین کار به طور موازی باعث صرفه جویی در زمان می شود. اما واقعیت چیز دیگری است. یک نکته علمی در این زمینه وجود دارد که بیان می کند: هنگامی که از یک کار به یک کار دیگر مشغول می شوید مغز ۱۵ دقیقه زمان احتیاج دارد تا با کار جدید مطابقت پیدا کند.

از این رو، زمانی که چند کار به طور موازی انجام می دهید، مغز نیاز دارد چندین مرتبه تمرکز خود را تغییر دهد و این خود به تنهایی موجب کاهش عملکرد و کاهش تمرکز می شود.

بنابراین، طبق نکات گفته شده بهتر است یک وظیفه را تا انتها انجام داده و پس از آن سراغ کار دیگر بروید.

حذف وقفه های کاری از اصول ذخیره زمان

یکی از رایج ترین عوامل اتلاف وقت، وقفه های کاری است که عموما به علت عدم تمرکز کافی، ایجاد می شوند.

توصیه می شود این وقفه ها را شناسایی کرده و تا اصول ذخیره زمان را بهتر و قوی تر پیش ببرید.

تکنیک پومودورو؛ یکی از روش های ذخیره زمان

تکنیک پومودورو یک تکنیک ذخیره زمان است که در اواخر دهه 1908 توسط فرانچسکو سیریلو ابداع شد.

هدف این تکنیک، ذخیره زمان به روشی موثر و تمرکز بر یک کار واحد است.

با استفاده از این تکنیک، هر بازه زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یک پومودورو نامیده می‌شود که پس از پایان یک پومودورو یک استراحت ۵ دقیقه ای لازم است و پس از هر چهار پومودورو یک استراحت طولانی‌تر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای وجود دارد. با استفاده از این تکنیک ذهن همیشه تازه نفس می ماند و انرژی لازم برای بقیه امور در دسترس است.

ماتریس آیزنهاور

این روش به اولویت بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت کمک می کند و در عین حال وظایف کمتر فوری و قابل چشم پوشی را به زمان های بلا استفاده منتقل می کند. در واقع، ماتریس آیزنهاور یک تکنیک مدیریت وظایف برای حذف عادات بد و اولویت بندی وظایف است.

در این تکنیک ۴ دسته وجود دارد:

ابتدا انجام دهید: ابتدا کارهای ضروری را انجام دهید.

برنامه: هر کار کمتر فوری، اما همچنان مهم را برای بعد برنامه ریزی کنید.

تفویض: به دیگران (در صورت امکان) وظایف فوری اما کم اهمیت تر را محول کنید.

انجام ندهید: کارهایی را که نه فوری هستند و نه مهم، انجام ندهید.

GTDتکنیک

این تکنیک توسط که توسط دیوید آلن ابداع و در کتاب‌هایش توضیح داده شده است، یکی از گسترده‌ترین و موفق‌ترین سیستم‌های ذخیره زمان است. این تکنیک برای افرادی که دچار چرخه ی فکری و یا وسواس ذهنی هستند بسیار یاری کننده است.

مراحل این تکنیک به شرح زیر است:

ضبط: هر چیزی که توجه شما را جلب می کند، بنویسید یا ضبط کنید.

شفاف سازی کنید: تصمیم بگیرید که با آن چه کاری میخواهید انجام دهید؟ ایا میخواهید آن را انجام دهید یا تفویض کنید.

سازماندهی: وظایف مختلف را در دسته های گوناگون طبقه بندی کنید. از ابزارهای مدیریت کار و لیست کارهایی که باید انجام دهید استفاده کنید.

گزارش گیری: به‌روزرسانی‌های منظم در کار خود انجام دهید تا مطمئن شوید که در مسیر درست هستید و هیچ چیز ذهن شما را آزار نمی‌دهد.

درگیر شدن: گام های عملی بردارید تا در قبال زمان خود پاسخگو باشید.

ABCDE تکنیک

این تکنیک توسط آلن لیکین ابداع شد و در کتاب خود با عنوان “چگونه کنترل زمان و زندگی خود را بدست آوریم” بیان شده است. این تکنیک شبیه تکنیک قبلی می باشد و می تواند به شما در اولویت بندی کارها و بهینه سازی زمان لازم برای اتمام آنها کمک کند.

در کنار هر کار یا فعالیتی،علایم زیر را بگذارید و آنان را اولویت بندی کنید

A: مهم ترین

B: مهم

C: در اولویت

D: تکلیف

E: هر وقت ممکن است

با این تکنیک میتوانید وظایف روزانه خود را اولویت بندی کرده و هر بار که کار جدیدی پیش می آید آن را در این لیست طبقه بندی کنید.

مسدود کردن زمان؛یکی از مهم ابزار های ذخیره زمان

مسدود کردن زمان یک تکنیک ساده ذخیره زمان است که به شما کمک می کند تا از نحوه گذراندن زمان خود آگاه شده و یک استراتژی داشته باشید. در مسدود کردن زمان، هر روز به بخش‌های زمانی تقسیم شده که به هر مقطع زمانی یک بلوک زمانی گفته می شود.

در طول این مدت زمان، باید روی یک کار خاص تمرکز ‌کنید و آن را با محدودیت زمانی انجام می‌دهید؛مثلاً از ساعت 9 صبح تا 10 صبح به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهم. این تکنیک باعث جلوگیری از هدر رفتن وقت می شود.

قانون ۸۰/۲۰

تحلیل پارتو به این شکل است که به طور کلی ۸۰ درصد نتایج، تنها از ۲۰ درصد تلاش و کار حاصل می شود.

به بیان دیگر، ۲۰ درصد از ورودی کار شما باعث ۸۰ درصد از نتیجه می شود.

در اینجا، خوردن قورباغه ی بزرگتر و زشت تر مفید خواهد بود! شما باید بر روی مهمترین وظایف تمرکز کنید و آنها را در اولین فرصت انجام دهید.

طبق این تکنیک به جای انکه ۱ ساعت وقت خود را برای تهیه یک مقاله بگذارید بهتر است ۱۰ دقیقه تمرکز کرده و سپس ۵۰ دقیقه برای نوشتن آن وقت بگذارید.

انسداد روزانه

یکی دیگر از شاخه های انسداد زمان، انسداد روزانه است. در این تکنیک، برنامه هفتگی خود را با یک موضوع کاری برای هر روز مسدود می کنید. بنابراین برنامه روزانه شما به وظایف خاصی از یک دسته تعلق دارد.

به عنوان مثال، روز دوشنبه صرف برنامه ریزی و سازماندهی کار و رسیدگی به امور اداری می باشد یا سه شنبه روزی است که به آموزش و توسعه فردی اختصاص دارد.

با استفاده از این روش برنامه روزانه از قبل مشخص شده و هر روز به نحو موثری سازمان می یابد.

قانون 1-3-5

این قانون یک استراتژی ساده برای مدیریت وظایف شماست. هر روز زمان کار خود را به یک چیز بزرگ، سه چیز متوسط و پنج چیز کوچک اختصاص دهید.

طبق این الگو رسیدن به اهدافتان آسانتر است، دلیل این امر آن است که، شما نمی توانید همیشه روی کارهای بزرگ تر کار کنید. شما فقط می توانید کارهای زیادی انجام دهید و محدودیت هایی برای آنچه می توانید انجام دهید وجود دارد. این تکنیک از خستگی و فرسودگی شغلی، جلوگیری می کند.

کلام آخر

ذخیره زمان معجزه نیست و مهارتی نیست که بتوان آن را در یک شب فرا گرفت. اما خبر خوش آن است که می توان با رعایت تکنیک های فوق تا حد زیادی از اتلاف وقت جلوگیری کرد و کنترل زمان خویش را در دست گرفت.

آنچه مهم است این است که، ذخیره زمان ارتباط تنگاتنگی با مدیریت کار دارد، در واقع یک مدیر موفق کسی است که موانع حواس پرتی خود را شناسایی کرده و می تواند زمان خود را مدیریت کند.

برای شروع تنها کافی است این مقاله را با دقت خوانده و از برنامه ریزی شبانه استفاده کنید، به تدریج این امر تبدیل به عادت و در نهایت موجب یادگیری کنترل زمان می شود.

منبع:

4.9/5 - (44 امتیاز)

ذخیره زمان