چگونه از حداکثر بازدهی استفاده کنیم؟

بازدهی به معنی انجام کار در سطحی که با استفاده از کمترین مقدار ورودی بیشترین مقدار خروجی حاصل شود. کارآیی نیازمند کاهش تعداد منابع غیرضروری است که برای تولید یک خروجی معین از جمله زمان و انرژی شخصی استفاده می شود. این مفهومی قابل اندازه گیری است و می تواند با استفاده از نسبت خروجی مفید به ورودی کل تعیین شود. این کار باعث می شود تا ضمن رسیدن به خروجی مطلوب ، هدر رفتن منابع مانند مواد فیزیکی ، انرژی و زمان را به حداقل رساند. در این مقاله به بررسی روشهایی برای استفاده از حداکثر بازدهی خواهیم پرداخت.

بیشتر افراد دوست دارند که کارآمدتر باشند. فکر کنید ، شما وقت کمتری را صرف انجام کارهایی می کنید که از آن لذت نمی برید و بیشتر در زمینه کارهای که رضایت ، خوشبختی و سود را به ارمغان می آورد فعالیت می کنید. برخی از افراد در واقع بسیار کارآمد هستند. آنها هر لحظه خود را مدیریت می کنند بنابراین برای خودشان فرصت بیشتری دارند تا کارهایی را که دوست دارند انجام دهند. در اینجا هشت تکنیک وجود دارد که افراد کارآمد برای به دست آوردن بازدهی در کار از آن استفاده می کنند.

برای استفاده از حداکثر بازدهی انجام هم زمان چندکار باهم را متوقف کنید

بسیاری از افراد فکر می کنند توانایی انجام چند کار همزمان را دارند. اما در واقع تعداد بسیار کمی می تواند به بیش از ۱ یا ۲ فعالیت توجه کند ، به خصوص اگر فعالیت ها نیاز به تمرکز داشته باشد. آنها خود را گول می زنند چراکه در حقیقت کمتر به نتیجه می رسند و کیفیت کار ضعیف است. افراد واقعاً کارآمد می دانند که تلاش مستمر با تمرکز بر رروی یک کار منجر به محصول بهتر و سریعتر می شود. در غیر این صورت ممکن است کار به انجام نرسد ، که به معنای اتلاف وقت و انرژی بیشتر برای رفع اشتباهات است.

نماینده ای برای خود برگزینید

فعالیت بیش از اندازه سبب از بین رفتن بازدهی می شود. از مدیران و رهبران الهام نگیرد و در واقع تمام وقت کار نکنید. افراد کارآمد مردمی هستند که در کارهایشان از دیگران نیز استفاده می کنند، گاهی واگذاری کاری به فرد متخصصش بسیار مفیدتر است. هنگامی که می دانید چگونه یک کار را تفکیک کنید و از توانمندی های دیگران کمک بگیرید ، می توانید وظایفی را که برای شما مناسب تر است انتخاب کنید و از طریق اینکار می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید.

از ارتباط مناسب استفاده کنید تا به استفاده از حداکثر بازدهی دست یابید

ارتباطات ضعیف ، باعث هدر رفتن زمان بسیار زیادی از شما میشود. یک ایمیل سریع که دستورالعمل های اشتباه را منتقل می کند و نگرشی توهین آمیز داشته باشد ، می تواند زمان زیادی را به یک پروژه اضافه کند. افرادی که به خوبی از بازدهی استفاده می کنند در ابتدای هرکاری زمانی را برای تفکر روی ارتباطات خود صرف می کند. آنها پیش از برقراری تماس تلفنی اهداف خود را در نظر می گیرند، ایمیل خود را با نگارشی دقیق و لازم برای به دست آوردن اثر دلخواه ، آماده می کنند. در ابتدا ممکن است  کمی زمان بیشتری صرف کنند اما در واقع روزهای زیادی را در یک پروژه صرفه جویی می کنند.

به برنامه خود سازمان دهید

با استفاده از تمامی ابزار زمانبندی و برنامه ریزی های سودمند شروع به کار کنید. و با این حال اغلب مردم احساس می کنند برنامه  خود را به تعویق می اندازند. افراد متعصب نسبت به بازدهی در برنامه خود روال استانداردی ایجاد می کنند تا بتوانند به یک رویکرد منضبط دست یابند و برای وقایع مهم آماده باشند. هر چه بیشتر زمان را کنترل کنید ، بازدهی راحت تر است.

برای ابزار خود جای مناسب درنظر بگیرید

زمان زیادی را صرف جستجوی وسایل گم شده تان نکنید. کلید ، خودکار و لباس شکار می تواند باعث حواس پرتی و ناامیدی شما شود ، به خصوص هنگامی که کاری مهم برای انجام دارید یا جایی مهمی قرار است بروید. افراد با سازماندهی، بسیار کارآمدتر می شوند. تمام ابزار مورد نیاز را در جای خود قرار دهید. کارخانه هایی که با شیوه LEAN (متد سیستماتیک بهبود مداوم بر پایه بررسی فرآیندهای کسب و کار و حذف زوائد از فرآیند) کار می کنند مکان های مشترکی برای ابزار مورد نیاز کارشان فراهم می کنند.گ

شما نیز می توانید همین کار را انجام دهید. لباس ، کاغذ و لوازم الکترونیکی را به گونه ای قرار دهید که بتوانید به راحتی آنچه را که به دنبال آن هستید پیدا کنید. ممکن است چند دقیقه دیگر برای انجام این کارها به طول انجامد اما صرف زمان برای این کار انرژی و وقت شما را در انجام امور مهم ذخیره می کند.

فعالیتهای زمان

آیا واقعاً می دانید در مقایسه با مدت زمانی که هدر می دهید چقدر می توانید بازدهی تولید کنید؟ اغلب زمانی که با تلفن صحبت میکنیم در حال به هدر دادن زمان خود و کاهش بازدهی هستیم. افرادی که بازدهی دارند  برای حفظ برنامه ، زمانی را برای هر یک از وظایف و کار خود تعیین می کنند. سعی کنید مدت زمان خود را در مکالمات و فعالیتها به مدت یک هفته ثبت کنید. سپس هفته دیگر را برای تعیین زمانهای خاص برای فعالیتهای مشابه اختصاص دهید و برای کاهش زمانهایی با بازده مشابه کار کنید. شما از نتیجه این آزمایش شگفت زده خواهید شد.

استفاده از حداکثر بازدهی با اختصاص زمانی برای استراحت

افـرادی که خسته هستنـد و اغلب زیاد کار میکنند، عملکرد خوبـی ندارند. برخـی از اینکه وقت خود را صرف دیگران کنند لذت می برند و فکر می کنند که به نفع آنها کار می کنند اما درحقیقت از بهره وری خود کم می کنند. افراد واقعاً کار آمد به خوبی استراحت می کنند و با نیروی تازه به بهترین شکل ادامه می دهند. زمانیکه کارمندی قادر به انجام کار سه کارمند معمولی است  بهترین کار این است که به تیم استراحت داده تا عملکرد بهتری ارائه دهند.

پروژه های را برنامه ریزی کنید و از استفاده از حداکثر بازدهی لذت ببرید

وقتی افراد مسیر روشنی برا اهداف خود نداشته باشند اغلب با شکست مواجه می شوند. ناشکیبایی دشمن مستقیم بازدهی است. افراد واقعاً کارآمد می دانند که برای رسیدن به موفقیت مداوم باید به تحقیق و تفکیک یک پروژه در مراحل اساسی بپردازند. بله ، برنامه ریزی کمی زمان می برد. اما در نظر گرفتن چالش ها ، فرایند و مسئولیت های پیشاپیش باعث می شود مسیر مشخصی با تیم ایجاد شود. با داشتن ارتباط خوب ، همه می توانند با اطمینان و کارآمد حرکت کنند تا در زمان کار به کلیه اهداف برسند.

یک تیم برند با راندمان خوب داشته باشیم

برای اینکه یک تیم بتواند با هم کارآمد و مؤثر عمل کند ، مهم است که اعضای تیم با هم همراه شوند. روابط اعضا با یکدیگر ستون فقرات هر تیم خواهد بود ، در غیر این صورت ممکن است مشکلات بسیاری ایجاد شود. بنابراین ، بهترین ایده این است که تیم خود را درگیر فعالیت هایی کنید که باعث تقویت روابط آنها با یکدیگر می شود. در اینجا لیستی از فعالیتهای بسیار مفید تیمی ارائه شده است. ممکن است مجبور شوید فعالیتهای مرتبط با تجارت خود و با تیمی که واقعاً می خواستید را انتخاب کنید.

بهره وری کارکنان تا حد زیادی به مهارت کارمندان بستگی دارد. در مورد بازاریابی ، آموزش می تواند به کارکنان کمک کند تا دانش خود را در مورد اتفاقات جدید در این زمینه افزایش دهند و در انجام وظایف خود توانایی بیشتری داشته باشند. کارمندان می توانند به کنفرانس ها ، وسمینارها بپیوندند ، کتاب های جدید مربوط به موضوع یا حتی بهترین ها را بخوانند ، می توانید آنها را در یک برنامه آموزشی بصورت آنلاین دهید.

نیاز کارمندان خود را بفهمید

شما باید نیازهای کارمندان خود را بفهمید و همچنین ایده هایی احتمالی آنها را درک کنید. اگر کارکنان احساس کنند نیازهایشان درک می شود راندمان بهتری خواهند داشت و  این امر بر میزان انگیزش آنها تاثیر خواهد گذاشت . بنابراین ، حتماً برای کارمندان خود وقت بگذارید. به ایده های آنها اهمیت دهید ، برخی ممکن است بسیار مفید باشند. یکی دیگر از دلایلی که شما باید به کارمندان خود گوش فرا دهید ، این است که آنها نیروی واقعی سیستم شما هستند. اگر آنها احساس کنند دیده و شنیده نمی شوند ، سیستم سودآوری شما تأثیر منفی خواهد گذاشت.

به طور کلی ، کارکنان به دنبال شغل برای دریافت حقوق هستند. با این حال ، از آنجا که ما در اینجا با انسان ها سر و کار داریم ، رابطه بین پرداخت استاندارد و کار تولید شده به سادگی به قوانین علت و معنا وابسته نمی شود – سایر فاکتورها نیز دخیل هستند.

ممکن است انگیزه ی یک فرد کمرنگ شود و این می تواند بر عملکرد کارکنان تأثیر بگذارد ، که به نوبه خود بر کارایی تأثیر میگذارد. بنابراین ، برخی تشویق های مالی مازاد بر حقوق می توانند برخی از چرخ دنده ها را به کار بیاندازد. حقوق و دستمزد مربوط به عملکرد یا یک جایزه برای “کارمند ماه” قطعاً انگیزه کارکنان را برای کارآمدتر شدن افزایش خواهد کرد.

اختصاص وظایف بر اساس تجزیه و تحلیل SWOT

من در سازمان های مختلفی کار کردم و یک نقص بزرگ را می بینم که باعث ناامیدی در تیم ها می شود. اگر نمی خواهید وظایف خود را بر اساس تجزیه و تحلیل SWOT اختصاص دهید ، فشار غیرضروری را در تیم مشاهده خواهید کرد و این باعث می شود افرادی که در بین دیگران عملکرد بهتری دارند ، از بین بروند.

بهتراست تیم خود را بهتر درک کنید (با شناسایی نقاط قوت و ضعف آنها) شما می توانید وظایف خود را بر اساس نقاط قوت یا مهارت هایی اعضای تیم خود تعیین کنید. این امر باعث می شود به کل تیم خود کمک کنید تا عملکرد خود را بهبود ببخشند .

مجدداً ، با درک بهتر تیم خود ، می توانید نیازهای آنها را بهتر درک کنید و همچنین می توانید مشخص کنید که کدام سبک مدیریتی برای آنها مناسب است. اگر اعضای تیم شما باتجربه هستند ، می توانید یک سبک رهبری آزاد یا “laissez-faire”) )  آنها اتخاذ کنید و آنها را به سمت دستگاه های خود سوق دهید. اگر اعضای تیم شما بی تجربه هستند ، می توانید سبک رهبری پدرانه تری اتخاذ کنید ، آنها را در انجام بهتر وظایف خود راهنمایی کنید.خطرات اتخاذ سبکهای غلط رهبری زیاد است. بیایید فرض کنیم که شما سبک رهبری آزاد با اعضای تیم بی تجربه را اتخاذ می کنید. اگر آنها را به حال خود رها کنید ، قطعاً سردرگم می شوند.

تعیین وظایف به صورت کاملا روشن

سوءاستفاده می تواند باعث ایجاد اختلال زیادی شود ، اما اگر به آن توجه کنید ، تیم هموار می تواند با کار درست پیش برود. برای این منظور ، وظایف باید با دستورالعمل های روشن و آنچه از اعضای تیم انتظار می رود انجام شود. هنگامی که شفافیت در مورد اینکه چه کسی چه کاری را انجام می دهد ، وجود دارد ، افراد به احتمال زیاد مسئولیت وظایف فردی خود را به دست می گیرند.

برای ایجاد تیمی کارآمد و ، ایده های بیشتری وجود دارد اما سعی بر این بود چند نکته مهم پوشش داده شود . این ایده ها را امتحان کنید و یک تیم برنده برای تجارت خود ایجاد کنید.