هر آنچه در مورد متدهای برنامه ریزی باید بدانید

یک نظر اضافه کنید
17 دقیقه زمان مطالعه

هر آنچه در مورد متدهای برنامه ریزی باید بدانید

برنامه ریزی وظیفه اصلی مدیریت است. این تابع اولیه نامیده می شود، زیرا بر سایر عملکردهای مدیریت تأثیر می گذارد. برنامه ریزی به تصمیم گیری از قبل مربوط می شود که کی، کجا، چرا و چگونه باید انجام شود و چه کسی باید آن را انجام دهد. بنابراین متدهای برنامه ریزی سندی است که اهداف را بیان می کند.

راهبردهای عمل محور برای دستیابی به این اهداف را ترسیم می کند و منابع سازمانی را برای دستیابی به آن ها اختصاص می دهد. برنامه ریزی فرآیندی فکری، تعیین آگاهانه مسیر عمل، مبتنی بر تصمیم گیری ها بر اساس هدف، حقایق و برآوردهای در نظر گرفته شده است. در ادامه مدل های مختلف را برایتان بیان خواهیم کرد.

انواع متدهای برنامه ریزی

برنامه ریزی با هدف یا نتیجه هدفمندی که سازمان می خواهد به آن دست یابد آغاز می شود. ممکن است جامع یا محدود باشد. اگرچه فرایند اصلی برنامه داشتن برای هر مدیری یکسان است، اما در عمل می تواند اشکال و سبک های مختلفی داشته باشد.

بنابراین متدهای برنامه ریزی را بر اساس سلسله مراتب مدیریتی طبقه بندی کردیم که به آن ها برنامه استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی می گویند. این موارد هر کدام در جایگاه خود می تواند باعث جذب ثروت و به خصوص رشد فردی شود.

حواستان باشد که باید قبل از برنامه ریختن، جایگاه خود را تشخیص دهید. این تشخیص می تواند باعث شود که به شخصیت درست خود دست پیدا کنید. حال باید با توجه به ابعاد هدف از موارد زیر بهره ببرید. گاهی لازم است که متدهای مختلف را با هم حتی مخلوط کنید. مهم این است که بدانید هدف چیست و آن را گم نکنید.

برنامه استراتژیک

به این سبک از متدهای برنامه ریزی، طرح بزرگ نیز گفته می شود. جهت گیری خارجی قوی دارد و کل سازمان را پوشش می دهد. با پرسیدن سوال در مورد هدف یا ماموریت و عملیاتی که سازمان به آن اختصاص دارد، شروع می شود.

مدیران ارشد مسئول توسعه این طرح ها هستند. در حقیقت این افراد با توجه به شناخت از ابعاد گوناگون قادر هستند که برنامه جامع را تدوین کنند. در این موضوع باید چند نکته به صورت شفاف لحاظ شود. اول آنکه مسیر واضح باشد و روش های حرکتی در این راه معلوم باشد. دوم آنکه جایگاه فردی مشخص شده باشد.

از طرفی نقش ها تفیض شده و نباید به هیچ وجه به صورت جزئی پرداخته شود. بلکه این کار باید در سطح کلان و بخش واحدها باشد. همچنین وجود بازیابی عملکرد نکته مهم بعدی است که باید هر چند وقت یکبار صورت پذیرد.

برنامه تاکتیکی

این روش از متدهای برنامه ریزی اهداف و برنامه های استراتژیک گسترده را به اهداف و برنامه های خاص تبدیل می کند. عمدتاً بر حوزه های عملکردی سازمان تمرکز دارد. مدیران سطح میانی که مسئولیت بخش یا شاخه های اصلی سازمان را بر عهده دارند، برنامه تاکتیکی را توسعه می دهند.

این موضوع بر اقدامات عمده ای تمرکز می کنند که واحد باید انجام دهد تا بخش هایی از برنامه استراتژیک خود را انجام دهد. در این بخش برنامه بسیار ریزتر شده و راه های برون رفت از خطرات احتمالی هر بخش به صورت سرپرست محور جداسازی خواهد شد.

سعی کنید که در این سبک برنامه ریزی هدفتان فردیت باشد که بتواند جذب موفقیت برای کارگروهتان رخ دهد.

برنامه عملیاتی

برنامه های عملیاتی رویه ها و فرایندهای خاص مورد نیاز در سطح پایین سازمان را مشخص می کند. این طرح ها توسط مدیران و سرپرستان خط مقدم تهیه می شود. عمدتاً بر فعالیت های روزانه و مشاغل معمولی تمرکز دارد. آن ها اهداف تاکتیکی را به فعالیت های عملیاتی خاص تبدیل می کنند که به افراد یا گروه ها اختصاص داده شود.

متدهای برنامه ریزی

برنامه عملیاتی در متدهای برنامه ریزی

 

علاوه بر طبقه بندی فوق، طرح های تجاری بر اساس دوره زمانی که برای آن ایجاد می شوند نیز طبقه بندی می شوند که به آن برنامه های بلند مدت، میان برد و کوتاه مدت می گویند.

به طور مشابه، طرح ها بر اساس فراوانی استفاده طبقه بندی می شوند، آنها به عنوان طرح های ثابت مانند خط مشی، قانون رویه و طرح تک کاربری مانند برنامه، پروژه، بودجه و غیره شناخته می شوند.

سلسله مراتب طرح ها در متدهای برنامه ریزی

سلسله مراتب پلان ها به شرح زیر است.

چشم انداز

چشم انداز سازمان، راهنمایی جهت دار و انگیزشی غیر مشخص برای کل سازمان است. چشم انداز جذابیت عاطفی دارد که افراد را تشویق می کند که تمام انرژی و ذهن خود را برای رسیدن به آن متعهد کنند.

این چشم انداز می تواند باید به دو صورت باشد. اولین حالت این است که هدف نهایی سازمان قرار دارد و مورد دوم نیز موضوع خرد کردن این هدف خواهد بود که می توانید با این کار به نتیجه دلخواه دست پیدا کنید.

مأموریت

مأموریت سازمان، هدف و فلسفه ای است که سازمان را در دوره ای زمانی طولانی تر، معمولاً تا ده سال به دست می آورد. ماموریت دلیلی برای حضور در کسب و کار است.

اهداف

اهداف به فعالیت های سازمانی جهت می دهد. آنها بیان می کنند که چگونه این ماموریت طی یکی دو سال آینده انجام خواهد شد. این ها مواردی هستند که مدیریت می خواهد به آنها برسد.

در حقیقت این واژه عبارت است از بیان خاصی که برای رسیدن به هدفی انجام می شود. اهداف مشخص تر و قابل اندازه گیری هستند. انتظار می رود اهداف هوشمند باشند.

استراتژی ها

مسیرهای عملی هستند که منابع را به شیوه ای مؤثر و کارآمد برای دستیابی به اهداف تخصیص می دهند. این موضوع باعث رسیدن به هدف با به کارگیری کمترین میزان منابع خواهد بود.

راه های برنامه ریزی

مدیرانی که در سطوح مختلف مدیریتی فعالیت می کنند در برنامه ریزی مشارکت دارند. با توجه به ماهیت و اندازه سازمان، متدهای برنامه ریزی و پیاده سازی متفاوت است. به طور کلی، سه روش برنامه ریزی وجود دارد. آن ها به شرح زیر خواهند بود.

برنامه ریزی از بالا به پایین

اولین روش متدهای برنامه ریزی متمرکز نیز می گویند. بر اساس این روش، دفتر مرکزی سازمان دستورالعمل هایی را تدوین و ارائه می کند که شامل تعریف کسب وکار، بیانیه مأموریت، اهداف اقتصادی و اجتماعی و غیره به شعب و سطوح دیگر می شود.

برنامه ریزی دکمه ای

برنامه ریزی غیرمتمرکز نیز می گویند. در این روش مدیریت سطوح میانی و پایین طرح را تهیه و برای تصویب نهایی به مدیریت سطح بالاتر ارائه کرد.

بحث و نشست برای بررسی انتقادی و تصویب نهایی طرح در سطح مدیریت عالی برگزار می شود. این روش تشویق به مشارکت مدیران پایین تر در تشکیل برنامه می شود و تعهد کامل آنها را تضمین می کند.

مدیریت بر اساس اهداف یا  MBO

ابزار مدیریتی قدرتمندی است و به عنوان روش قوی در بین متدهای برنامه ریزی در نظر گرفته می شود. در این روش تمام سطوح مدیریت در فرایند هدف گذاری دخالت دارند. ارزش MBO در این است که مأموریت و اهداف سازمان را به مدیران سطوح پایین تر منتقل می کند.

مدیران سطح پایین برنامه های خود را انجام می دهند و با مشورت زیردستان خود را هدف قرار دهند. این ها به سطوح بالاتر برای بررسی ارسال می شوند. این مشارکت کارکنان انگیزه و تعهد آنها را نسبت به کارشان افزایش می دهد.

ویژگی های کلیدی MBO عبارتند از:

  • مافوق و مرئوس برای بحث و گفتگو و تعیین اهداف برای زیردستان برای مدت زمان مشخصی ملاقات می کنند.
  • مافوق و فرودست هر دو تلاش می کنند تا اهدافی واقع بینانه، چالش برانگیز، روشن و جامع ایجاد کنند.
  • استانداردهای اندازه گیری و ارزیابی اهداف، اهداف و مورد توافق هستند. مافوق و مرئوس برخی از تاریخ های بررسی میانی را تعیین می کنند که در آن اهداف دوباره مورد بررسی قرار می گیرند.
  • مافوق بیشتر نقش مربیگری، مشاوره و حمایتی را ایفا می کند.
  • کل فرآیند بر نتایج و مشاوره با زیردستان متمرکز است و نه بر فعالیت ها، اشتباهات و الزامات سازمانی.

مزیت MBO این است که عملکرد برنامه ریزی و کنترل را با هم ترکیب می کند. همچنین بر نتایج به جای اهداف خوب تأکید می کند. MBO خود مدیریتی و کنترل را از طریق مشارکت و تعهد تشویق می کند.

فرایند متدهای برنامه ریزی

مراحل برنامه ریزی شامل فرایند پیچیده ای است. مراحل اصلی در فرآیند شامل موارد زیر است:

تعریف ماموریت و اهداف

فرآیند برنامه ریزی با درک ماموریت و اهداف شروع می شود. مأموریت و اهداف، مسیر عمل سازمان را هدایت می کند. آن ها سازمان را در محدوده مأموریت اعلام شده حفظ می کنند و تداوم وجود آن را تضمین می کنند. بنابراین برای برنامه موثر باید ماموریت و اهداف به وضوح تعریف شود.

تا جایی که برایتان امکان دارد، نسبت به ریز کردن موضوعات بپردازید. این کار باعث خواهد شد که منیجه بهتری را به دست آورید.

تجزیه و تحلیل نیروهای محیطی

نیروهای محیطی شامل اجزای بیرونی و داخلی هستند که به طور مستقیم و غیرمستقیم بر عملکرد کلی یک سازمان تأثیر می گذارند.

متدهای برنامه ریزی

تجزیه و تحلیل نیروهای محیطی در متدهای برنامه ریزی

 

برنامه ریزی و توسعه استراتژی مستلزم تجزیه و تحلیل کامل نیروها است. مدیریت نه تنها باید وضعیت فعلی این نیروها را بداند، بلکه باید ایده نسبتاً روشنی از اینکه به نظر می رسد این نیروها به کجا می روند، داشته باشد.

این کار باعث خواهد شد که بتوانید راحت تر متدهای برنامه ریزی را پیاده سازی کنید و به نتیجه مطلوب دست یابید.

شناسایی فرصت ها و تهدیدها

نیروهای محیط بیرونی هم فرصت و هم تهدید را برای سازمان ایجاد می کنند. شناسایی این فرصت ها و تهدیدها برای سازمان نیز مرحله ای از برنامه ریزی است. این برنامه باید بتواند از فرصت ها استفاده کرده و تهدیدها را خنثی کند.

تجزیه و تحلیل منابع سازمانی

منابع سازمانی شامل توانایی ها، شایستگی ها، اطلاعات و سایر منابعی است که برای بهبود عملکرد سازمان مورد نیاز است. تخصیص بهینه منابع باعث بهبود کارایی و اثربخشی سازمان می شود. بنابراین، این منابع باید در فرآیند برنامه ریزی تعیین و تجزیه و تحلیل شوند.

متدهای برنامه ریزی

تجزیه و تحلیل متدهای برنامه ریزی

 

برنامه های تدوین

پس از تکمیل مراحل فوق، پیش نویس فعالیت های آتی یعنی تدوین برنامه تعیین می شود. برنامه های جامع و یکپارچه ای که تمامی سطوح مدیریتی و وظایفشان را پوشش می دهد.

متدهای برنامه ریزی

برنامه های تدوین متدهای برنامه ریزی

 

اجرای طرح ها پس از تدوین برنامه ها یعنی فعالیت های مربوط به طرح ها اجرا می شوند. در اجرا، وظیفه اصلی مدیر اطمینان از در دسترس بودن منابع و استفاده مؤثر و کارآمد از آنها و ایجاد انگیزه در افراد برای تکمیل فعالیت های برنامه ریزی شده در زمان تعیین شده است.

ارزیابی و کنترل

مرحله نهایی در فرآیند برنامه ریزی، نظارت بر پیشرفت اجرا است. ارزیابی منظم به مدیریت کمک می کند تا انحرافات و علل آنها را درک کند. سیستم بازخورد به شروع اقدامات به موقع و تعدیل در برنامه کمک می کند.

اهمیت متدهای برنامه ریزی

این کار به نفع همه افراد سازمان است. راهنمایی برای تصمیم گیری فراهم می کند، نقش و مسئولیت های کارکنان را روشن می کند و همچنین وسیله ای برای اندازه گیری عملکرد است. اهمیت برنامه ریزی به شرح زیر است:

ارائه جهت گیری

در برنامه ریزی سازمان به کجا می خواهد باشد و چه فعالیت هایی برای آن انجام می شود. بنابراین، برنامه ریزی نگاه به آینده است که به سطوح مختلف مدیریت در انجام فعالیت های سازمانی جهت می دهد.

متدهای برنامه ریزی

اهمیت متدهای برنامه ریزی

کاهش عدم قطعیت

سازمان باید در محیطی کار کند که نامطمئن است و همیشه در حال تغییر است. همچنین این کار باید شامل پیش بینی در پیش بینی عدم قطعیت های آینده و پاسخگویی به چالش های آینده است.

کمک در هماهنگی

برنامه داشتن زمینه را برای تلاش سازمان یافته و هماهنگ برای سازمان فراهم می کند. فعالیت های فردی را با هم در جهت اهداف مشترک ادغام می کند. بنابراین به همکاری و هماهنگی بین کارکنان کمک می کند.

اطمینان استفاده از منابع بهتر

برنامه ریزی در درجه اول در دسترس بودن منابع را در صورت نیاز تضمین می کند. این امر از کمبود منابع در سازمان جلوگیری می کند. بخشی از این امر ارتباط و هماهنگی بهتر نیز به کنترل ضایعات کمک می کند.

نوآوری و خلاقیت

در محیط دائماً در حال تغییر، رشد سازمان به اقدامات نوآورانه و خلاقانه مدیران بستگی دارد. برنامه ریزی صحیح، نوآوری را از طریق و اقدامات خلاقانه تشویق می کند.

اساس کنترل

عملکرد کنترلی مدیریت به طور مستقیم با پلا در ارتباط است پیشرفت به سمت اهداف را اندازه گیری می کند و اطلاعاتی در مورد علل موفقیت یا شکست ارائه می دهد تا برنامه ها برای آینده تنظیم شوند.

متدهای برنامه ریزی

کنترل در متدهای برنامه ریزی

قدرت رقابتی را بهبود می بخشد

برنامه ریزی موثر قدرت رقابتی سازمان را افزایش می دهد که باعث رشد فردی و سازمانی خواهد شد. برنامه ریزی سازمان را قادر می سازد فرصت های جدید را کشف کند و در نتیجه آینده خود را شکل دهد. پیشرفت منظم سازمان را تضمین می کند.

سخن آخر

برای اینکه بتوانید بهترین متدهای برنامه ریزی را داشته باشید، نه تنها باید نکات مختلف را رعایت کنید، بلکه بایید نتیجه نهایی را نیز در نظر بگیرید. در اوایل این کار ممکن است که به مشکل بر بخورید و نتوانید که کار را هماهنگ کنید، اما پس از مدتی قادر هستید که به نتیجه دلخواه دست پیدا کنید.

مدت زمان کوتاهی که بگذرد قادر هستید که تمامی نکات را رعایت کنید. بهتر است که چندین بار روی کاغذ بنویسد و در دوره های کوتاه مدت آن را چک کنید.

منبع:

 

 

به این مطلب امتیاز دهید

رشد خودت رو استارت بزن !

درخواست ثبت نام در دوره های امیر شریفی

مشترک شدن
اطلاع رسانی کن
guest
هنگامی که پاسخی داده شود به ایمیل شما پیام ارسال میگردد

0 نظرات
بازخورد درون خطی
دیدن تمام نظرات
دوره آموزش کارشناس جذب شوید
دوره برتری شدید
0
سوالی دارید؟ بپرسیدx