ذخیره زمان از صفر تا صد
اگر الان در حال خواندن این مقاله هستید، پس در آن دسته از مردم قرار می گیرید که ذخیره زمان برایشان تبدیل به یک دغدغه شده است. ذخیره زمان از آن عبارت هایی است از بچه گی راجع به آن شنیده ایم و همشه پشت گوش انداختیم.
دلیل آن هم این است که آن را بدیهی می پنداشتیم. از قدیم گفته اند وقت طلاست. این جمله عین حقیقت است چون زمان با ارزش ترین دارایی ماست. متاسفانه در نظام آموزشی هیج گاه آموزش درستی به هیچ یک از ما در این رابطه داده نشد و در نتیجه ما هم هیح کاری نکردیم جز ولخرجی در آن.
اما جای نگرانی نیست. ماهی را هر وقت از آب بگیرید تازه است. اگر تا الان در حال از دست دادن بزرگ ترین دارای خود بودید و نمی دانستید چطور آن را ذخیره کنید، این مقاله برای شما راهگشا خواهد بود. پس با ما همراه باشید.
نکات کاربردی برای ذخیره زمان
اگر می بینید دوستان و همکاران شما به نسبت شما استرس کمتری را تحمل می کنند، شک نداشته باشید که بر خلاف شما، آن ها می دانند که چطور زمان خود را مدیریت و ذخیره کنند.
از امروز به بعد تنبلی را کنار بگذارید و این توصیه ها را جدی بگیرید و از ولخرجی کردن در زمان بپرهیزید. با رعایت این نکات، نه تنها استرس تحویل پروژه ها و مقالات خود را نخواهید داشت، بلکه زمان مناسب برای وقت گذراندن با دوستان هم برای شما فراهم می شود.
۱. حساب وقت خود را داشته باشید
منظور این است که چشم از زمانی که در حال گذر است برندارید. آگاه باشید که برای کارهای خود، از تلویزیون تماشا کردن تا غذا خوردن و هر کار دیگری چقدر زمان صرف می کنید. برای ثبت زمان، می توانید از یک دفترچه یاداشت زیبا یا نرم افزار های مدیریت زمان استفاده کنید.
شاید این ایده به ذهنتان برسد که در آن صورت فکر و ذکر ما فقط باید زمان باشد. اینطور نیست. شاید برای چند روز اول حساب و کتاب زمان برایتان سخت باشند، اما مطمئن باشید خیلی سریع به آن عادت می کنید.
حتی بعد از مدتی کاملا ناخودآگاه و بدون نگاه کردن به ساعت متوجه می شوید هر کار شما چقدر زمان می برد. به تدریج شروع به درک کردن زمان خواهید کرد.
۲. یک لیست درست کنید
تهیه یک لیست از کارهایی که قرار است در طول روز انجام دهید، از مهم ترین راهکارهای مدیریت و ذخیره زمان است. فراموش نکنید که هدف از انجام کارها را نیز ذکر کنید که متوجه شوید کدام یک ضروری و کدام غیر ضروری هستند.
سعی نکنید در نوشتن لیست از دیگران تقلید کنید چون شیوه ای که شما کارهایتان را انجام می دهید به طور قطع با افراد دیگر متفاوت است.
اگر از دیگران تقلید کنید، به احتمال زیاد به اهداف خود در طول روز نخواهید رسید. ممکن است سرخورده شوید و دیگر سراغ این کار را نگیرید، اما شیوه کلی برای نوشتن چنین لیستی این است که سعی کنید لیست خود را خلوت نگه دارید.
یعنی آن را پر از برنامه نکنید چون به احتمال زیاد نمی توانید همه آن ها را انجام دهید و سرخورده می شوید. توصیه بعدی ما این است که ابتدا کارهای سخت تر را انجام دهید به دو دلیل.
اول اینکه از به ثمر رساندن این کارها در شما حس رضایتمندی و اعتماد به نفس ایجاد می شود و شما را ترغیب می کند که باقی کارهای لیست را با قدرت بیشتری انجام دهید.
دلیل بعدی تجربه مشترک همه ماست. ما دنبال بهانه می گردیم که کارهای سخت تر را مدام عقب و عقب تر بیندازیم. پس بهتر است آن ها را همان ابتدا انجام دهیم که از شرشان خلاص شویم.
۳. چند کار را با هم انجام ندهید
از اشتباهات رایج اغلب مردم این است که چند کار را همزمان انجام می دهند با این تصور که در این صورت ذخیره زمان راحت تر خواهد بود، اما انجام همزمان کارها تا حد زیادی تمرکز شما را پایین می آورد.
البته در لحظاتی که در حال انجام کارها هستید متوجه این امر نیستید. زمانی به آن پی می برید که کارها به پایان رسیده اند و چاره ای ندارید جز اینکه دوباره برای آن ها زمان صرف کنید. این بار برای برطرف کردن نقص های آن ها.
۴. به سلامتی خود اهمیت دهید
برای شروع قدرتمند و پایان رضایتبخش یک روز پر مشغله، باید انرژی لازم را داشته باشیم. این انرژی زمانی تامین می شود که در بدن و ذهنی سالم زندگی کنیم. شاید برایتان اتفاق افتاده باشد که در مواجه با کوهی از کارها دچار سردرد می شوید.
حال تصور کنید که شب قبل هم خوای کافی نداشته باشید یا صبحانه و ناهار نخورده باشید. حتما می توانید میزان ضربه روحی و جسمی که در آن لحظات به شما تحمیل می شود را به خوبی در ذهن تصویر کنید. حتی شاید خاطرات دردآوری هم برایتان زنده شده باشد. لازمه یک روز، ماه، یا سال پرثمر، جسم و روان سالم است.
۵. آدم های اطرافتان را به درستی انتخاب کنید
اگر اشتباه نکنم، جایی از قول یک روانشناس می خواندم که ما برایند انسان های اطرافمان هستیم. منظور این است که انسان هایی که به شکلی در زندگی شخصی و حرفه ای ما حضور دارند، دوستان نزدیک، دوستان اجتماعی همکاران و …، به شخصیت ما شکل می دهند و ما ناآگاهانه از آن ها تاثیر می پذیریم.
این تاثیرات ممکن است در راستای بهتر شدن باشند یا بدتر شدن. افراد، یا چیزی به ما اضافه می کنند یا کم. اگر کمی به اوقاتی که با آن ها می گذرانید دقت کنید، متوجه می شوید که اغلب آن ها خون آشام هستند.
البته به جای تغذیه کردن از خون شما در حال تلف کردن وقتتان هستند و برایشان اهمیت ندارد زمان شما چقدر محدود است. پس در انتخاب و نگه داشتن آدم های اطرافتان بازنگری کنید و از اینکه آن ها را حذف کنید، نترسید.
۶. زمانی را به خود اختصاص دهید
در طول روز دقایقی را به خود اختصاص دهید. این که میزان آن چقدر باشد، بستگی به شما و برنامه تان دارد. در این دقایق کارهایی را انجام دهید که دوست دارید. حتی می توانید یک قسمت از سریال مورد علاقه تان را تماشا کنید.
می توانید یک داستان کوتاه بخوانید یا هر چیز دیگری که شما را دقایقی از یک روز پرمشغله جدا می کند. فراموش نکنید در این دقایق به کارهایی که تا آن قسمت از روز انجام دادید فکر کنید و سعی کنید برای انجامشان به خود افتخار کنید.
۷. اولویت های خود را مشخص کنید
کارهای مهم تر لزوما کارهای سخت تر نیستند. کارهایی که دارای ضرب الاجل هستند به طور قطع باید در اولویت قرار بگیرند. مهم نیست که کارهای سخت تر یا آسان تر دیگری هم در لیست شما قرار دارند.
کارهایی که محدودیت زمانی دارند، نباید پشت گوش انداخته شوند چون انجام ندادن آن ها در موعد مقرر به طور حتم اضطرابی دوچندان به شما تحمیل می کند. به علاوه اگر ابتدا انجام نشوند، احتمالا برای تکمیل شان، مجبور خواهید شد باقی کارهای داخل لیست را حذف که زمان کافی برای به پایان رساندنشان را داشته باشید.
۸. محیط مناسب را محیا کنید
منظور این است که خود را در شرایطی قرار دهید که از کاری که در حال انجامش هستید فاصله بگیرید و بتوانید تمام تمرکز خود را صرف کارتان کنید. اگر در خانه کار می کنید، یک قسمت از خانه را به انجام کارهای خود اختصاص دهید.
از اعضای خانواده خود بخواهید حین انجام کارتان با شما صحبت نکنند مگر اینکه مسئله مهمی در میان باشد. از دوستان و همکاران بخواهید فقط در ساعاتی خاص با شما تماس بگیرند.
اگر در حال مطالعه هستید، سعی ساعاتی از مطالعه را در کتابخانه انجام دهید و استفاده از شبکه های اجتماعی را به حداقل برسانید. این شبکه ها پر از اطلاعات غیرضروری هستند و فقط وقت شما را تلف می کنند.
۹. از تجربه درس بگیرید
این نکته از نکاتی است که خیلی ها آن را جدی نمی گیرند. اما نقطه اشتراک بسیاری از افراد موفق این است که از تجربیات دیگران و خود درس می گیرند و آن ها را تکرار نمی کنند. به این ترتیب کارها را در مدت زمان مناسب انجام می دهند.
۱۰. از دیگران کمک بکیرید
اینکه از دیگران بخواهید کاری را برای شما انجام دهند، هیچ اشکالی ندارد. اگر فکر می کنید مثلا خواهر شما وقت آزاد دارد، به جای اینکه خودتان خرید کنید، از او بخواهید این کار را انجام دهد.
اگر می خواهید چیزی را تایپ و سرعتتان پایین است، از کسی که در این کار مهارت دارد، بخواهید آن را انجام دهد.
۱۱. وسیله های خود را ارتقا دهید
خوشبختانه تکنولوژی در خدمت انسان است که سرعت کارها را بالا ببرد. وسیله های الکتریکی و هوشمند نقش بسیار مهمی در ذخیره زمان ما دارند. مسلما عملکرد ضعیف آن ها، سرعت شما را کاهش می دهد و وقتتان را تلف می کند.
بنابراین اگر احساس می کنید عملکرد لپ تاپ و گوشی شما مثل قبل نیست، آن ها را جایگزین کنید. اگر خانه دار هستید و ظرف ها را با دست می شویید، تهیه یک ماشین ظرف شویی به شکل چشمگیری زمان شما را مفید می کند.
۱۲. مهارت نه گفتن را تقویت کنید
بله درست متوجه شدید. نه گفتن یک مهارت است. مهارتی که نه تنها به ذخیره زمان کمک می کند، بلکه حتی می تواند زندگی شما را نجات دهد.
جوانان بسیاری بوده و هستند که زندگی و عمرشان تباه شده فقط به این دلیل که نتوانستند به دوستشان بگویند نه این این کار را انجام نمی دهم چون وقت ندارم یا چون برای من اتلاف وقت است. به یاد داشته باشید که دوستان واقعی به خاطر یک جواب رد، شما را از حلقه دوستان خود خارج نمی کنند و به نظر شما احترام می گذارند.
۱۳. تمرکز کنید
گمان نکنید تمرکز کردن کار راحتی است. درمواجه با شرایط پراسترس، ذهن تمایل به فرار از آن ها دارد. به علاوه بسیاری دچار اختلال تمرکز هستند، اما از آن خبر ندارند. در نتیجه ذخیره زمان برای این افراد تبدیل به یک چالش می شود.
اگر احساس می کنید روان و ذهنتان در انجام کارهای روزانه دچار خستگی می شود، به احتمال زیاد دچار اختلال تمرکز هستید و بهتر است با یک روانشناس صحبت کنید.
۱۴. منعطف باشید
هم در برنامه ریزی روزانه و هم در رفتار شخصی این ویژگی را لحاظ کنید. چنانچه در برابر اتفاقات منعطف باشید، در صورت به وجود آمدن یک اختلال، آشفته نخواهید شد. منعطف بودن یعنی پیش بینی واقعه و واکنش مناسب به آن. آنچه انعطاف پذیری شما را بالا می برد، پیش بینی شکست و پیدا کردن یک راه حل است.
نقاط ضعف و قوت خود را در مقابل هر یک از کارها یادداشت کنید. به این شکل می دانید چه کاری در حوزه توانایی شماست و کارها را با چه کیفیتی انجام خواهید داد. بنابراین از نتیجه کارها متعجب یا سرخورده نخواهید شد.
به علاوه انعطاف در کارها به شما کمک می کند برنامه خود را به راحتی تغییر دهید. اگر تا دیروز ساعت ۱ ناهار می خوردید، امروز با توجه به مشغله کاری، زمان آن را عوض کنید. از تغییر نهراسید.
کلام آخر
مهارت داشتن در ذخیره زمان، ویژگی انسان های موفق است. کافی است زندگی نامه افراد تاثیرگذار که تغییراتی بزرگ در دنیا به وجود آوردند را مطالعه کنید که این ادعا به شما ثابت شود. اغلب مردم این مهارت ها را نادیده می گیرند چون زمان را بدیهی ترین دارایی خود می دانند.
تنها زمانی متوجه اهمیت آن می شویم، که چیزی از آن باقی نمانده است. پس قبل از اینکه دیر شود، حداقل برای یک هفته مهارت هایی که در این مقاله به آن ها اشاره کردیم را تمرین کنید. مطمئن باشید تجربه ای متفاوت و دلنشین خواهید داشت.
منابع:
- https://www.thebalancesmb.com/time-saving-rules-to-live-by-2948665
- https://www.grammarly.com/blog/save-time/
- https://www.timecamp.com/blog/2021/11/how-to-save-time-at-work-best-tips-and-tools/
